Gerenciar o acesso dos fluxos do Workspace Studio aos dados do Google

Como admin do Google Workspace, você gerencia como e quando os fluxos do Workspace Studio acessam os dados do Google da sua organização. Essa configuração ajuda a equilibrar a produtividade e a automação do usuário com os padrões de segurança, compliance e privacidade da sua organização.

Por padrão, os fluxos recém-criados são executados com os mesmos privilégios de acesso aos dados do usuário que os criou. Isso significa que um fluxo pode ler, modificar e compartilhar automaticamente dados do Google, como arquivos no Drive, e-mails no Gmail e conteúdo no Documentos, em nome de um usuário.

Gerenciar o acesso dos fluxos aos dados é importante pelos seguintes motivos:

  • Evitar a exposição acidental de dados: restringir o acesso ao fluxo garante que os agentes não compartilhem acidentalmente dados sensíveis ou restritos da organização.
  • Conformidade com políticas: é possível definir níveis de acesso padrão para toda a organização ou segmentar unidades organizacionais (UOs) específicas para obedecer às regulamentações de governança de dados.
  • Controlar as fontes de dados com tecnologia de IA: nos fluxos que usam etapas da IA do Gemini, você pode restringir se a IA tem permissão para pesquisar dados internos do Workspace, sites públicos externos ou ambos.
  • Mantenha a supervisão centralizada: o Google Admin Console é um local único para analisar, pausar ou restringir o acesso a dados de fluxos individuais criados no seu domínio.

Ver uma lista de todos os fluxos e gerenciar o acesso aos dados

Você pode analisar todos os fluxos criados pelos usuários na sua organização e, se necessário, mudar ou pausar o acesso deles aos dados do Google. Use as configurações de administrador do Studio para bloquear o acesso a etapas específicas.

  1. No Admin Console, acesse Menu e depois Agentes e depois Gerenciamento de acesso do agente.
  2. Para filtrar a lista e mostrar apenas os fluxos, clique em Tipo e depois Fluxo do Studio.
  3. Para ver mais informações sobre o fluxo, mudar o acesso aos dados, pausar o acesso aos dados ou reativar um fluxo, clique em Ações e na opção correspondente.
    1. Pausar o acesso aos dados: bloqueia o acesso do fluxo aos dados do Google e interrompe as execuções em andamento ou futuras.
    2. Mudar o acesso: bloqueie o acesso ou restrinja a determinados escopos. O fluxo ainda pode ser executado, mas talvez não funcione como esperado.

Observação: somente os fluxos recém-criados por testadores na lista de permissões vão aparecer na página Gerenciamento de acesso do agente. Os fluxos atuais vão continuar funcionando como antes.

Definir o acesso padrão aos dados para fluxos

Por padrão, os fluxos têm acesso aos mesmos dados do Workspace que o criador. Por padrão, é possível bloquear o acesso aos dados do Workspace para fluxos em toda a organização ou em uma unidade organizacional.

Observação: bloquear o acesso aos dados do Workspace vai interromper a execução da maioria dos fluxos.

  1. No Admin Console, acesse Menu e depois Agentes e depois Configurações.
  2. Clique em Acesso padrão para fluxos do Studio.
  3. (Opcional) À esquerda, selecione uma unidade organizacional para aplicar a configuração.
  4. Para bloquear o acesso por padrão, selecione Não permitir acesso de agentes.
  5. Clique em Salvar. Se você escolheu uma unidade organizacional, clique em Substituir.
As mudanças podem levar até 24 horas, mas costumam ser mais rápidas. Saiba mais

Gerenciar o acesso a etapas específicas de fluxos

Como administrador, você controla quais etapas os usuários podem adicionar aos fluxos. Veja mais detalhes em:

Definir as fontes que as etapas do Gemini podem usar

Como administrador, você pode controlar as fontes que o Gemini pode pesquisar e usar para criar respostas nos fluxos do Workspace Studio. Isso pode ocorrer quando um fluxo inclui etapas com tecnologia de IA. As fontes que o Gemini pesquisa podem ser dados em sites públicos ou qualquer dado do Workspace que um usuário possa acessar.

Quando você bloqueia uma fonte, os usuários do Studio veem a opção esmaecida e indisponível.

Observação:por padrão, as duas opções de origem são permitidas.

  1. No Google Admin Console, acesse Menu e depois Apps e depois Google Workspace e depois Workspace Studio.
  2. Clique em Fontes de dados do Gemini.
  3. Marque a caixa das fontes que você quer que o Gemini pesquise:
  4. Permitir que o Gemini pesquise dados do Workspace

  5. Permitir que o Gemini pesquise em sites públicos

    Se você desmarcar uma opção e o fluxo de um usuário for afetado, ele vai receber uma notificação no registro de atividades do Studio.

  6. Clique em Salvar.