ในฐานะผู้ดูแลระบบ Google Workspace คุณจะจัดการวิธีและเวลาที่โฟลว์ Workspace Studio เข้าถึงข้อมูลใน Google ขององค์กรได้ การตั้งค่านี้ช่วยให้คุณรักษาสมดุลระหว่างประสิทธิภาพการทำงานของผู้ใช้และการทำงานอัตโนมัติกับมาตรฐานด้านความปลอดภัย การปฏิบัติตามข้อกำหนด และความเป็นส่วนตัวขององค์กรได้
โดยค่าเริ่มต้น โฟลว์ที่สร้างขึ้นใหม่จะทํางานโดยมีสิทธิ์เข้าถึงข้อมูลเดียวกันกับผู้ใช้ที่สร้างโฟลว์ ซึ่งหมายความว่าโฟลว์จะอ่าน แก้ไข และแชร์ข้อมูลใน Google เช่น ไฟล์ในไดรฟ์ อีเมลใน Gmail และเนื้อหาในเอกสาร ในนามของผู้ใช้ได้โดยอัตโนมัติ
การจัดการสิทธิ์เข้าถึงข้อมูลของโฟลว์เป็นสิ่งสำคัญด้วยเหตุผลต่อไปนี้
- ป้องกันการเปิดเผยข้อมูลโดยไม่ตั้งใจ: การจำกัดการเข้าถึงโฟลว์ช่วยให้มั่นใจได้ว่า Agent จะไม่แชร์ข้อมูลที่ละเอียดอ่อนหรือข้อมูลที่ถูกจำกัดขององค์กรโดยไม่ตั้งใจ
- การปฏิบัติตามนโยบายที่บังคับใช้: คุณสามารถตั้งค่าระดับการเข้าถึงเริ่มต้นสำหรับทั้งองค์กรหรือกำหนดเป้าหมายไปยังหน่วยขององค์กร (OU) ที่เฉพาะเจาะจงเพื่อให้เป็นไปตามกฎระเบียบด้านการกำกับดูแลข้อมูล
- ควบคุมแหล่งข้อมูลที่ทำงานด้วยระบบ AI: สำหรับโฟลว์ที่ใช้ขั้นตอน AI จาก Gemini คุณสามารถจำกัดได้ว่า AI ได้รับอนุญาตให้ค้นหาข้อมูล Workspace ภายใน เว็บไซต์สาธารณะภายนอก หรือทั้ง 2 อย่างหรือไม่
- ดูแลการกำกับดูแลแบบรวมศูนย์: คอนโซลผู้ดูแลระบบของ Google เป็นที่เดียวที่คุณสามารถตรวจสอบ หยุดชั่วคราว หรือจำกัดการเข้าถึงข้อมูลสำหรับโฟลว์แต่ละรายการที่สร้างขึ้นในโดเมน
ดูรายการโฟลว์ทั้งหมดและจัดการการเข้าถึงข้อมูล
คุณสามารถตรวจสอบโฟลว์ทั้งหมดที่ผู้ใช้ในองค์กรสร้างขึ้น และหากจำเป็น ให้เปลี่ยนหรือหยุดการเข้าถึงข้อมูล Google ของผู้ใช้ชั่วคราว ใช้การตั้งค่าผู้ดูแลระบบ Studio เพื่อบล็อกการเข้าถึงขั้นตอนที่เฉพาะเจาะจง
- ในคอนโซลผู้ดูแลระบบ ให้ไปที่เมนู
Agent การจัดการการเข้าถึงของ Agent - หากต้องการกรองรายการให้แสดงเฉพาะโฟลว์ ให้คลิกประเภท โฟลว์ Studio
- หากต้องการดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับโฟลว์ เปลี่ยนการเข้าถึงข้อมูล หยุดการเข้าถึงข้อมูลชั่วคราว หรือเปิดใช้งานโฟลว์อีกครั้ง ให้คลิกการดำเนินการและตัวเลือกที่เกี่ยวข้อง
- หยุดการเข้าถึงข้อมูลชั่วคราว - บล็อกการเข้าถึงข้อมูลใน Google ของโฟลว์ และหยุดการเรียกใช้ที่กำลังดำเนินการอยู่หรือที่จะเกิดขึ้นในอนาคต
- เปลี่ยนสิทธิ์เข้าถึง - บล็อกสิทธิ์เข้าถึงหรือจำกัดขอบเขตบางอย่าง โฟลว์ยังคงทำงานได้ แต่ก็อาจไม่ทำงานตามที่คาดไว้
หมายเหตุ: เฉพาะโฟลว์ที่ผู้ทดสอบที่ได้รับอนุญาตพิเศษสร้างขึ้นใหม่เท่านั้นที่จะแสดงในหน้าการจัดการการเข้าถึงของเอเจนต์ โฟลว์ที่มีอยู่จะยังคงทำงานเหมือนเดิม
ตั้งค่าการเข้าถึงข้อมูลเริ่มต้นสำหรับโฟลว์
โดยค่าเริ่มต้น โฟลว์จะมีสิทธิ์เข้าถึงข้อมูล Workspace เดียวกันกับผู้สร้าง คุณสามารถบล็อกการเข้าถึงข้อมูล Workspace สำหรับโฟลว์ได้โดยค่าเริ่มต้นแทนที่จะบล็อกทั้งองค์กรหรือหน่วยขององค์กร
หมายเหตุ: การบล็อกการเข้าถึงข้อมูล Workspace จะทำให้โฟลว์ส่วนใหญ่หยุดทำงาน
- ในคอนโซลผู้ดูแลระบบ ให้ไปที่เมนู Agent การตั้งค่า
- คลิกสิทธิ์เข้าถึงเริ่มต้นสำหรับโฟลว์ Studio
- (ไม่บังคับ) เลือกหน่วยขององค์กรทางด้านซ้ายเพื่อใช้การตั้งค่า
- หากต้องการบล็อกการเข้าถึงโดยค่าเริ่มต้น ให้เลือกไม่อนุญาตให้ตัวแทนเข้าถึง
- คลิกบันทึก หากเลือกหน่วยขององค์กร ให้คลิกลบล้าง
จัดการสิทธิ์เข้าถึงขั้นตอนที่เฉพาะเจาะจงสำหรับโฟลว์
ในฐานะผู้ดูแลระบบ คุณสามารถควบคุมขั้นตอนที่ผู้ใช้เพิ่มลงในโฟลว์ได้ โปรดดูรายละเอียดจากหัวข้อต่อไปนี้
- อนุญาตหรือบล็อกขั้นตอนเฉพาะบริการของ Workspace
- ขั้นตอนการอนุญาตหรือบล็อก Gemini สำหรับ Google Workspace
กำหนดแหล่งข้อมูลที่ขั้นตอน Gemini ใช้ได้
ในฐานะผู้ดูแลระบบ คุณสามารถควบคุมแหล่งข้อมูลที่ Gemini ค้นหาและใช้เพื่อสร้างคำตอบในโฟลว์ Workspace Studio ได้ ปัญหานี้อาจเกิดขึ้นเมื่อโฟลว์มีขั้นตอนที่ทำงานด้วยระบบ AI แหล่งข้อมูลที่ Gemini ค้นหาอาจเป็นข้อมูลในเว็บไซต์สาธารณะหรือข้อมูล Workspace ใดๆ ที่ผู้ใช้เข้าถึงได้
เมื่อบล็อกแหล่งที่มา ผู้ใช้ Studio จะเห็นตัวเลือกแหล่งที่มาเป็นสีเทาและไม่พร้อมใช้งาน
หมายเหตุ: โดยค่าเริ่มต้น ระบบจะอนุญาตทั้ง 2 ตัวเลือกแหล่งที่มา
- ในคอนโซลผู้ดูแลระบบของ Google ให้ไปที่เมนู แอป Google Workspace Workspace Studio
- คลิกแหล่งข้อมูลของ Gemini
- เลือกช่องสำหรับแหล่งที่มาที่ต้องการอนุญาตให้ Gemini ค้นหา
- อนุญาตให้ Gemini ค้นหาข้อมูล Workspace
อนุญาตให้ Gemini ค้นหาเว็บไซต์สาธารณะ
หากยกเลิกการเลือกตัวเลือกและโฟลว์ของผู้ใช้ได้รับผลกระทบ ผู้ใช้จะเห็นการแจ้งเตือนในบันทึกกิจกรรมของ Studio
คลิกบันทึก