Ediciones compatibles con esta función: Business Starter, Business Standard y Business Plus; Enterprise Standard y Enterprise Plus; Education Fundamentals, Education Standard, complemento Teaching and Learning, y Education Plus. Complementos compatibles con esta función: Google AI Pro for Education.
Como administrador, puedes exigir la aprobación del usuario para los pasos del flujo de Google Workspace Studio que comparten datos fuera de tu organización, por ejemplo, los pasos que agregan contenido a un archivo o envían un mensaje a un grupo externo.
Cuando se requiere la aprobación del usuario, este debe aprobar cualquier paso de un flujo que comparta datos de forma externa antes de que el flujo pueda continuar, lo que ayuda a proteger los datos de tu organización.
Activar la aprobación del usuario
-
En la Consola del administrador de Google, ve a Menú
Apps
Google Workspace
Workspace Studio.Es necesario tener el privilegio de administrador de la configuración del servicio.
- En Aprobaciones, configura los requisitos de aprobación del usuario para las
siguientes opciones:
- Pasos sensibles: Aparece en los pasos que comparten datos de forma externa. La opción predeterminada es Permitir que el usuario decida.
- Pasos personalizados: Se aplica a los pasos personalizados y a los complementos de Google Workspace si está habilitada la configuración de pasos personalizados. La configuración predeterminada es Nunca (ya que los pasos personalizados están desactivados de forma predeterminada). Para obtener más información, consulta Permite o bloquea los pasos personalizados de Google Workspace.
- Pasos de integración de terceros: Se aplica a los pasos de integración de terceros
si la configuración de integración está habilitada. El valor predeterminado es Nunca (ya que
la configuración de integración está desactivada de forma predeterminada). Para obtener más información, consulta
Cómo permitir o bloquear los pasos de integración de Workspace.
- Siempre: Los usuarios deben aprobar manualmente cada paso.
- Permitir que el usuario decida: Los usuarios pueden elegir aprobar los pasos una vez, aprobarlos de forma permanente o rechazar la solicitud.
- Nunca: Nunca se requiere la aprobación del usuario. Estos pasos se aprueban automáticamente.
- Selecciona una opción en el cuadro Requiere que los usuarios aprueben los pasos que comparten datos con
usuarios externos:
- Siempre: Los usuarios deben aprobar manualmente cada paso.
- Permitir que el usuario decida: Funciona de la misma manera que la opción Siempre. Pronto se implementará un cambio para que los usuarios decidan si quieren aprobar manualmente estos pasos o permitir que se aprueben de forma automática.
- Nunca: Nunca se requiere la aprobación del usuario. Estos pasos se aprueban automáticamente.
- Haz clic en Guardar.
Notas:
- Actualmente, si seleccionas Permitir que el usuario decida, se produce el mismo comportamiento que con Siempre. Esto significa que los usuarios deben aprobar de forma manual cada paso que comparta datos de forma externa. Pronto se implementará un cambio para que los usuarios decidan si quieren aprobar manualmente estos pasos o permitir que se aprueben automáticamente.
- Si tu edición admite la protección de datos, también puedes crear reglas personalizadas para exigir la aprobación o bloquear acciones en función de los datos que elijas. Para obtener más detalles, consulta Asesor de seguridad para la protección de datos.