התכונה הזו נתמכת במהדורות הבאות: Business Starter, Business Standard ו-Business Plus; Enterprise Standard ו-Enterprise Plus; Education Fundamentals, Education Standard, חבילת Teaching and Learning ו-Education Plus. החבילות שבהן אפשר להשתמש בתכונה הזו: Google AI Pro for Education.
אדמינים יכולים לדרוש אישור משתמש לשלבים בתהליך העבודה ב-Google Workspace Studio שמשתפים נתונים מחוץ לארגון, למשל שלבים שמוסיפים תוכן לקובץ או שולחים הודעה לקבוצה חיצונית.
כשנדרש אישור מהמשתמשים, הם צריכים לאשר כל שלב בתהליך שכולל שיתוף נתונים עם גורמים חיצוניים לפני שהתהליך יכול להמשיך. כך אפשר להגן על הנתונים של הארגון.
הפעלת אישור משתמשים
-
במסוף Google Admin, נכנסים לתפריט
אפליקציות
Google Workspace
Workspace Studio.כדי לעשות את זה צריך הרשאות אדמין להגדרות השירות.
- בקטע אישורים, מגדירים את הדרישות לאישור המשתמש עבור האפשרויות הבאות:
- שלבים רגישים: מופיע בשלבים שכוללים שיתוף נתונים עם גורמים חיצוניים. ברירת המחדל היא המשתמשים יכולים להחליט.
- שלבים בהתאמה אישית: חל על שלבים בהתאמה אישית ותוספים ל-Google Workspace אם ההגדרות של השלבים בהתאמה אישית מופעלות. ברירת המחדל היא Never (כי השלבים המותאמים אישית מושבתים כברירת מחדל). פרטים נוספים מופיעים במאמר בנושא אישור או חסימה של שלבים מותאמים אישית ב-Google Workspace.
- שלבי שילוב עם צד שלישי: חל על שלבי שילוב עם צד שלישי אם הגדרות השילוב מופעלות. ברירת המחדל היא אף פעם (כי הגדרות השילוב מושבתות כברירת מחדל). פרטים נוספים מופיעים במאמר בנושא אישור או חסימה של שילובים עם Workspace.
- תמיד: המשתמשים צריכים לאשר כל שלב באופן ידני.
- המשתמשים יכולים להחליט: המשתמשים יכולים לבחור לאשר את השלבים פעם אחת, לאשר אותם באופן קבוע או לדחות את הבקשה.
- אף פעם: אישור המשתמשים אף פעם לא נדרש. השלבים האלה מאושרים אוטומטית.
- בוחרים אפשרות בתיבה המשתמשים יידרשו לאשר שלבים שכוללים שיתוף נתונים עם משתמשים חיצוניים:
- תמיד: המשתמשים צריכים לאשר כל שלב באופן ידני.
- המשתמשים יכולים להחליט: פועל כמו האפשרות תמיד. בקרוב יחול שינוי שיאפשר למשתמשים להחליט אם לאשר ידנית את השלבים האלה או לאפשר אישור אוטומטי שלהם.
- אף פעם: אישור המשתמשים אף פעם לא נדרש. השלבים האלה מאושרים אוטומטית.
- לוחצים על שמירה.
הערות:
- נכון לעכשיו, בחירה באפשרות המשתמשים יכולים להחליט מובילה לאותו התנהגות כמו בחירה באפשרות תמיד. כלומר, המשתמשים צריכים לאשר באופן ידני כל שלב שכולל שיתוף נתונים עם גורמים חיצוניים. בקרוב יחול שינוי שיאפשר למשתמשים להחליט אם לאשר ידנית את השלבים האלה או לאפשר אישור אוטומטי שלהם.
- אם המהדורה שלכם תומכת בהגנה על נתונים, אתם יכולים גם ליצור כללים מותאמים אישית כדי לדרוש אישור או לחסום פעולות על סמך נתונים שתבחרו. פרטים נוספים מופיעים במאמר בנושא יועץ האבטחה להגנה על נתונים.