Ediciones compatibles con esta función: Business Starter, Business Standard y Business Plus; Enterprise Standard y Enterprise Plus; Education Fundamentals, Education Standard, complemento de Teaching and Learning y Education Plus. Complementos compatibles con esta función: Google AI Pro for Education.
Como administrador, puedes solicitar la aprobación del usuario para los pasos del flujo de Google Workspace Studio que comparten datos fuera de tu organización, por ejemplo, los pasos que agregan contenido a un archivo o envían un mensaje a un grupo externo.
Cuando se requiere la aprobación del usuario, este debe aprobar cualquier paso de un flujo que comparta datos de forma externa para que el flujo pueda continuar, lo que ayuda a proteger los datos de tu organización.
Activa la aprobación del usuario
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En la Consola del administrador de Google, ve a Menú
Apps
Google Workspace
Workspace Studio.Es necesario tener el privilegio de administrador de la configuración del servicio.
- En Aprobaciones, configura los requisitos de aprobación del usuario para las siguientes opciones:
- Pasos sensibles: Aparece en los pasos que comparten datos de forma externa. El valor predeterminado es Permitir que el usuario decida.
- Pasos personalizados: Se aplica a los pasos personalizados y a los complementos de Google Workspace si se habilitó la configuración de pasos personalizados. El valor predeterminado es Nunca (ya que los pasos personalizados están desactivados de forma predeterminada). Para obtener más información, consulta Cómo permitir o bloquear pasos personalizados de Google Workspace.
- Pasos para la integración de terceros: Se aplica a los pasos de integración de terceros si la configuración de integración está habilitada. El valor predeterminado es Nunca (ya que la configuración de integración está desactivada de forma predeterminada). Para obtener más información, consulta Cómo permitir o bloquear los pasos de integración de Workspace.
- Siempre: Los usuarios deben aprobar manualmente cada paso.
- Permitir que el usuario decida: Los usuarios pueden aprobar los pasos una vez, aprobarlos de forma permanente o rechazar la solicitud.
- Nunca: Nunca se requiere la aprobación del usuario. Estos pasos se aprueban automáticamente.
- Selecciona una opción en el cuadro Require users to approve steps that share data with external users:
- Siempre: Los usuarios deben aprobar manualmente cada paso.
- Permitir que el usuario decida: Funciona igual que la opción Siempre. Se realizará un cambio próximamente para que los usuarios decidan si quieren aprobar manualmente estos pasos o permitir la aprobación automática.
- Nunca: Nunca se requiere la aprobación del usuario. Estos pasos se aprueban automáticamente.
- Haz clic en Guardar.
Notas:
- Actualmente, seleccionar Permitir que el usuario decida genera el mismo comportamiento que Siempre. Esto significa que los usuarios deben aprobar manualmente cada paso que comparta datos de forma externa. Próximamente, se realizará un cambio para que los usuarios decidan si quieren aprobar manualmente estos pasos o permitir la aprobación automática.
- Si tu edición admite la protección de datos, también puedes crear reglas personalizadas para requerir aprobación o bloquear acciones según los datos que elijas. Para obtener más detalles, consulta Asesor de seguridad para la protección de datos.