支援這項功能的版本：Business Starter、Business Standard 和 Business Plus；Enterprise Standard 和 Enterprise Plus；Education Fundamentals、Education Standard、Teaching and Learning 外掛程式和 Education Plus。支援這項功能的加購方案：Google AI Pro for Education。
管理員可以要求使用者核准 Google Workspace Studio 流程步驟，以便與機構外部共用資料，例如將內容新增至檔案或傳送訊息給外部群組。
如果需要使用者核准，使用者必須先核准流程中對外共用資料的步驟，流程才能繼續，這有助於保護貴組織的資料。
開啟使用者核准功能
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在 Google 管理控制台，依序點選「選單」圖示
「應用程式」「Google Workspace」「Workspace Studio」。必須具備服務設定管理員權限。
- 在「Approvals」(核准) 下方，設定下列選項的使用者核准規定：
- 機密步驟：對外共用資料的步驟。 預設為「讓使用者決定」。
- 自訂步驟：如果啟用自訂步驟設定，則適用於自訂步驟和 Google Workspace 外掛程式。預設為「Never」(永不)，因為自訂步數預設為關閉。詳情請參閱「允許或禁用 Google Workspace 自訂步驟」。
- 第三方整合服務步驟：如果已啟用整合設定，則適用於第三方整合服務步驟。預設為「Never」(永不)，因為整合設定預設為關閉。詳情請參閱「允許或禁用 Workspace 整合功能步驟」。
- 一律：使用者必須手動核准每個步驟。
- 由使用者決定：使用者可以選擇核准步驟一次、永久核准或拒絕要求。
- 永不：一律不需使用者核准。這些步驟會自動通過核准。
- 在「需要使用者核准對外共用資料的步驟」方塊中，選取下列任一選項：
- 一律：使用者必須手動核准每個步驟。
- 由使用者決定：功能與「一律」選項相同。我們即將推出一項異動，讓使用者決定要手動核准或自動核准這些步驟。
- 永不：一律不需使用者核准。這些步驟會自動通過核准。
- 按一下「儲存」。
注意事項：
- 目前，選取「Let user decide」(由使用者決定) 的行為與「Always」(一律) 相同。也就是說，使用者必須手動核准每個對外共用資料的步驟。我們即將推出一項異動，讓使用者決定要手動核准，還是允許自動核准這些步驟。
- 如果您的版本支援資料保護功能，也可以建立自訂規則，根據所選資料要求核准或封鎖動作。詳情請參閱「資料保護安全顧問」。