Aktivitätsbenachrichtigungen für Workspace Studio einrichten

Als Administrator können Sie Benachrichtigungen zu Flow-Aktivitäten in Google Workspace Studio erhalten, z. B. wenn Flows häufig ausgeführt werden oder viele KI-Schritte enthalten. Sie können Benachrichtigungen in der Workspace-Benachrichtigungszentrale einrichten und sich per E‑Mail oder in der Admin-Konsole benachrichtigen lassen.

Auf dieser Seite wird beschrieben, wie Sie zwei gängige Benachrichtigungen einrichten.

Beispiel 1: Benachrichtigungen bei hoher Durchflussaktivität erhalten

Sie können eine Aktivitätsregel einrichten, um Administratoren zu benachrichtigen, wenn ein Ablauf innerhalb kurzer Zeit ungewöhnlich oft ausgeführt wird. Mithilfe dieser Benachrichtigungen können Sie potenzielle Schleifen, Fehlkonfigurationen oder Probleme mit dem Kontingentverbrauch schnell erkennen.

In diesem Beispiel wird gezeigt, wie Sie eine Aktivitätsregel erstellen, die eine Benachrichtigung sendet, wenn das Ereignis „Start run“ (Ausführung starten) mehr als 100-mal in einer Stunde auftritt.

  1. Öffnen Sie in der Admin-Konsole das Menü  und dann Regeln.

    Hierfür ist die Administratorberechtigung Vertrauensregeln ansehen erforderlich.

  2. Klicken Sie oben in der Regeltabelle auf Regel erstellen und dann Aktivität.
  3. Geben Sie einen Regelnamen ein, z. B. „Hohe Workspace Studio-Flow-Aktivität“.
  4. Optional: Geben Sie eine Beschreibung ein, z. B. „Benachrichtigung, wenn Abläufe mehr als 100-mal pro Stunde ausgeführt werden“.
  5. Klicken Sie auf Weiter.
  6. Klicken Sie auf Datenquelle und wählen Sie Workspace Studio-Protokollereignisse aus. Wenn diese Option nicht angezeigt wird, prüfen Sie, ob Sie eine unterstützte Version und die Berechtigungen zum Aufrufen von Workspace Studio-Ereignisprotokollen haben.
  7. Fügen Sie eine Bedingung mit den folgenden Werten hinzu:
    • Attribut:Wählen Sie Ereignis aus.
    • Operator:Behalten Sie Ist bei.
    • Wert: Wählen Sie Ausführung starten aus.
  8. Klicken Sie auf Weiter.
  9. Wählen Sie im Abschnitt Aktion und Benachrichtigung die Option Wenn die Häufigkeit des Ereignisses einen bestimmten Schwellenwert erreicht aus.
  10. Konfigurieren Sie die Grenzwerte für die Häufigkeit:
    • Anzahl:Geben Sie 100 ein.
    • Zeitraum: Wählen Sie 1 Stunde aus.
    • Damit wird die Bedingung als „mehr als 100-mal in einer Stunde“ definiert.
  11. Wählen Sie aus, wohin Benachrichtigungen gesendet werden sollen, und wählen Sie einen Schweregrad aus.
  12. Klicken Sie auf Weiter.
  13. Prüfen Sie die Einstellungen:
    • Quelle:Workspace Studio-Protokollereignisse
    • Bedingungen:Ereignis ist „Start run“ (Lauf starten)
    • Grenzwert:Wenn das Ereignis innerhalb einer Stunde mehr als 100-mal auftritt
    • Benachrichtigungen:Ein (wenn Sie Benachrichtigungen in der Benachrichtigungszentrale erhalten möchten)
    • E‑Mails: Aktiviert (wenn Sie E‑Mails senden möchten)
    • Regelstatus:Aktiv
  14. Klicken Sie auf Regel erstellen.

Beispiel 2: Benachrichtigungen erhalten, wenn Abläufe Gemini häufig verwenden

Sie können eine Aktivitätsregel einrichten, um Administratoren zu benachrichtigen, wenn in Workspace Studio-Abläufen der Schritt Gemini fragen verwendet wird. Mit diesen Benachrichtigungen können Sie nachverfolgen, wie oft Abläufe diesen KI-basierten Schritt verwenden.

In diesem Beispiel wird gezeigt, wie Sie eine Aktivitätsregel erstellen, die eine Benachrichtigung sendet, wenn diese KI-basierten Schritte innerhalb von 24 Stunden mehr als 1.000 Mal verwendet werden.

  1. Öffnen Sie in der Admin-Konsole das Menü  und dann Regeln.

    Hierfür ist die Administratorberechtigung Vertrauensregeln ansehen erforderlich.

  2. Klicken Sie oben in der Regeltabelle auf Regel erstellen und dann Aktivität.
  3. Geben Sie einen Regelnamen ein, z. B. „Workspace Studio – Benachrichtigung für ‚Frag Gemini‘“.
  4. Optional: Geben Sie eine Beschreibung ein, z. B. „Benachrichtigung, wenn Flows in 24 Stunden mehr als 1.000 Mal ‚Gemini fragen‘ verwenden“.
  5. Klicken Sie auf Weiter.
  6. Klicken Sie auf Datenquelle und wählen Sie Workspace Studio-Protokollereignisse aus. Wenn diese Option nicht angezeigt wird, prüfen Sie, ob Sie eine unterstützte Version und die Berechtigungen zum Aufrufen von Workspace Studio-Ereignisprotokollen haben.
  7. Fügen Sie eine Bedingung mit den folgenden Werten hinzu:
    • Attribut:Wählen Sie Ereignis aus.
    • Operator:Behalten Sie Ist bei.
    • Wert:Wählen Sie Startschritt aus.
  8. Klicken Sie auf Bedingung hinzufügen und richten Sie eine weitere Bedingung ein:
    • Attribut:Wählen Sie Schrittname aus.
    • Operator:Wählen Sie Enthält aus.
    • Wert:Geben Sie „Gemini fragen“ ein.
  9. Klicken Sie auf Weiter.
  10. Wählen Sie aus, wohin Benachrichtigungen gesendet werden sollen, und wählen Sie einen Schweregrad aus.
  11. Klicken Sie auf Weiter.
  12. Prüfen Sie die Einstellungen:
    • Quelle:Workspace Studio-Protokollereignisse
    • Bedingungen: Ereignis ist Startschritt UND Schrittname enthält Gemini fragen
    • Grenzwert:Wenn das Ereignis innerhalb von 24 Stunden mehr als 1.000 Mal auftritt
    • Benachrichtigungen:Ein (wenn Sie Benachrichtigungen in der Benachrichtigungszentrale erhalten möchten)
    • E‑Mails: Aktiviert (wenn Sie E‑Mails senden möchten)
    • Regelstatus:Aktiv
  13. Klicken Sie auf Regel erstellen.