Workspace Studio-Flow als Administrator beenden

Mit Google Workspace Studio können Nutzer in Ihrer Organisation Flows erstellen, um die Arbeit in Workspace und Drittanbieterdiensten, mit denen sie sich verbinden dürfen, zu automatisieren. Diese Abläufe können die Produktivität steigern, indem sie Routineaufgaben automatisieren. Manchmal funktionieren sie jedoch auf unerwartete oder unerwünschte Weise.

Unerwünschte Aktivitäten in Abläufen werden in der Regel durch Berichte von Nutzern oder in Workspace-Ereignisprotokollen erkannt, z. B.:

  • Aktivitäten mit hoher Frequenz: Beispielsweise werden mehr Nachrichten in Gmail oder Google Chat gesendet, mehr Änderungen an einer Datei vorgenommen oder mehr Dateien erstellt, als für einen Menschen normal oder möglich ist. Tipp: Chatnachrichten, die von Studio-Flows gesendet werden, haben neben dem Namen des Absenders einen Chip, der anzeigt, dass sie von einem Studio-Flow gesendet wurden.
  • Unerwünschte Aktivitäten, die regelmäßig auftreten: Beispielsweise können sie sich zu jeder Tageszeit etwa jede Stunde wiederholen. Hinweis: Abläufe haben eine integrierte Staffelung, sodass das Intervall für jede Wiederholung möglicherweise nicht genau gleich ist.

Wenn Sie einen Ablauf beenden möchten, müssen Sie zuerst herausfinden, welcher Ablauf das Problem verursacht, und dann eine Anfrage an den Support senden, um ihn zu beenden.

Schritt 1: Herausfinden, welcher Ablauf das Problem verursacht

  1. Folgen Sie der Anleitung unter Workspace Studio-Protokollereignisse, um die Studio-Protokolle mit dem Audit- und Prüftool oder dem Sicherheitsprüftool zu durchsuchen. Probieren Sie die folgenden Attributfilter aus:

    1. Akteur: Legen Sie die E-Mail-Adresse des Nutzers fest.
    2. Ereignis: Wenn Sie wissen, wann das Problem aufgetreten ist, filtern Sie nach Schritt abgeschlossen und suchen Sie nach einem Schritt, der ungefähr zur gleichen Zeit abgeschlossen wurde. Möglicherweise können Sie auch nach Schritt-App filtern, wenn Sie wissen, dass die Aktivität in Gmail, Google Chat oder einer anderen Workspace-App stattgefunden hat.

  2. Notieren Sie sich die Flow-ID, wenn Sie den Flow in der Ergebnisliste finden.

Schritt 2: User-Flow eines Nutzers beenden

  1. Wenden Sie sich an den Google Workspace-Support und geben Sie die Flow-ID für den Flow an, den Sie beenden möchten. Der Support beendet den Vorgang für dich.

  2. Wenn Sie einen Flow sofort stoppen müssen und nicht auf den Support warten können, können Sie alle Flows des Inhabers stoppen.

    Wichtig:Bei diesen Schritten werden alle Abläufe des Nutzers deaktiviert. Achten Sie darauf, dass sie keine geschäftskritischen Abläufe haben, bevor Sie fortfahren.

    1. Fügen Sie eine Organisationseinheit hinzu. Legen Sie die aktuelle Organisationseinheit des Nutzers als übergeordnete Organisationseinheit fest.
    2. Verschieben Sie den Nutzer in die neue Organisationseinheit.

    3. Öffnen Sie in der Admin-Konsole im Menü  und dann Apps und dann Google Workspace und dann Workspace Studio.

      Hierfür ist die Adminberechtigung „Diensteinstellungen“ erforderlich.

    4. Klicken Sie auf Dienststatus.
    5. Wählen Sie links die neue Organisationseinheit aus.
    6. Ändern Sie den Dienststatus in Aus.
    7. Klicken Sie auf Überschreiben.
    8. Nachdem der Ablauf vom Support beendet wurde, können Sie den Nutzer wieder in seine ursprüngliche Organisationseinheit verschieben, damit er Workspace Studio wieder verwenden kann. Der Ablauf bleibt deaktiviert, bis der Nutzer ihn wieder aktiviert.