Een Workspace Studio-flow stoppen als beheerder

Met Google Workspace Studio kunnen mensen in uw organisatie flows maken om werk te automatiseren in Workspace en services van derden waarmee ze verbinding mogen maken. Deze processen kunnen mensen productiever maken door routinetaken te automatiseren, maar ze kunnen soms op onverwachte of ongewenste manieren werken.

U ontdekt ongewenste stroomactiviteit meestal via rapporten van gebruikers of in Workspace-gebeurtenislogboeken, zoals:

  • Activiteit met hoge frequentie: Er worden bijvoorbeeld meer berichten gestuurd in Gmail of Google Chat, er worden meer wijzigingen aangebracht in een bestand of er worden meer bestanden gemaakt dan normaal of mogelijk is voor een mens. Tip: Chatberichten die door Studio-flows worden gestuurd, hebben een chip naast de naam van de afzender. Deze geeft aan dat het bericht door een Studio-flow is gestuurd.
  • Ongewenste activiteit die volgens een regelmatig schema plaatsvindt: De activiteit wordt bijvoorbeeld ongeveer elk uur herhaald, op elk moment van de dag. Opmerking: Workflows hebben een ingebouwde spreiding, dus het interval is misschien niet precies hetzelfde voor elke herhaling.

Als je een flow wilt stoppen, zoek je eerst uit welke flow het probleem veroorzaakt. Daarna stuur je een verzoek naar Support om de flow te stoppen.

Stap 1: Zoek uit welke flow het probleem veroorzaakt

  1. Volg de instructies in Gebeurtenissen in het logboek Workspace Studio om de Studio-logboeken te doorzoeken met de controle- en onderzoekstool of de tool voor beveiligingsonderzoek. Probeer de volgende kenmerkfilters:

    1. Handelende gebruiker: Ingesteld als het e-mailadres van de gebruiker.
    2. Gebeurtenis: Als u weet wanneer het probleem is opgetreden, filtert u op Stap afgerond en zoekt u naar een stap die ongeveer op hetzelfde moment is afgerond. U kunt ook filteren op Stap app als u weet dat de activiteit heeft plaatsgevonden in Gmail, Chat of een andere Workspace-app.

  2. Wanneer u de flow vindt, noteert u de Flow-ID in de lijst met resultaten.

Stap 2: De stroom van een gebruiker stoppen

  1. Neem contact op met Google Workspace-support en geef de flow-ID door van de flow die u wilt stoppen. Support stopt de flow voor u.

  2. Als u een flow onmiddellijk wilt stoppen en niet op support kunt wachten, kunt u alle flows van de eigenaar stoppen.

    Belangrijk: Met deze stappen zet u alle flows van de gebruiker uit. Zorg dat die geen bedrijfskritieke flows heeft voordat u dit doet.

    1. Voeg een organisatie-eenheid toe. Stel de huidige organisatie-eenheid van de gebruiker in als de bovenliggende organisatie-eenheid.
    2. Verplaats de gebruiker naar de nieuwe organisatie-eenheid.

    3. Ga in de Google Beheerdersconsole naar Menu en dan Apps en dan Google Workspace en dan Workspace Studio.

      Hiervoor is het beheerdersrecht Service-instellingen vereist.

    4. Klik op Servicestatus.
    5. Selecteer links de nieuwe organisatie-eenheid.
    6. Wijzig de Servicestatus in Uit.
    7. Klik op Overschrijven.
    8. Nadat het proces door support is gestopt, kunt u de gebruiker terugzetten naar hun oorspronkelijke organisatie-eenheid, zodat die Workspace Studio weer kan gebruiken. De flow blijft uit totdat de gebruiker deze weer aanzet.