הפסקה של רצף אוטומטי ב-Workspace Studio כאדמין

בעזרת Google Workspace Studio, אנשים בארגון יכולים ליצור תהליכי עבודה כדי להפוך את העבודה לאוטומטית ב-Workspace ובשירותי צד שלישי שמותר להם להתחבר אליהם. התהליכים האלה יכולים להפוך אנשים לפרודוקטיביים יותר על ידי אוטומציה של משימות שגרתיות, אבל לפעמים הם יכולים לפעול בדרכים לא צפויות או לא רצויות.

בדרך כלל מגלים פעילות לא רצויה בתהליך העבודה בעקבות דיווחים של משתמשים או ביומני האירועים של Workspace, למשל:

• פעילות בתדירות גבוהה – לדוגמה, שליחת יותר הודעות ב-Gmail או ב-Google Chat, או ביצוע יותר שינויים בקובץ, או יצירת יותר קבצים מהרגיל או מהאפשרי לבן אדם. טיפ: ליד השם של השולח של הודעות צ'אט שנשלחות על ידי תהליכי עבודה ב-Studio מופיע צ'יפ שמציין שהן נשלחו על ידי תהליך עבודה ב-Studio.
• פעילות לא רצויה שמתרחשת באופן קבוע – לדוגמה, היא עשויה לחזור על עצמה בערך כל שעה בכל שעות היום. הערה: בתהליכים יש השהיה מובנית, כך שהמרווח לא תמיד זהה בכל חזרה.

כדי לעצור תהליך, קודם צריך להבין איזה תהליך גורם לבעיה, ואז לשלוח בקשה לתמיכה כדי לעצור אותו.

שלב 1: בודקים איזה תהליך גורם לבעיה

1. כדי לחפש ביומנים של Studio באמצעות הכלי "ביקורת וחקירה" או הכלי לחקירת אבטחה, פועלים לפי ההוראות במאמר אירועים ביומן של Workspace Studio. אפשר לנסות את מסנני המאפיינים הבאים:

   1. מבצע הפעולה – מוגדר ככתובת האימייל של המשתמש.
   2. אירוע – אם אתם יודעים מתי הבעיה התרחשה, סננו לפי השלב הושלם וחפשו שלב שהסתיים בערך באותו זמן. אם אתם יודעים שהפעילות התרחשה ב-Gmail, ב-Chat או באפליקציה אחרת של Workspace, יכול להיות שתוכלו לסנן לפי אפליקציית השלב.

2. כשמוצאים את התהליך, ברשימת התוצאות, רושמים את מזהה התהליך.

שלב 2: עצירת התהליך של המשתמש

1. פונים לצוות התמיכה של Google Workspace עם מזהה התהליך שרוצים לעצור. צוות התמיכה יפסיק את התהליך בשבילכם.

2. אם אתם צריכים לעצור תהליך עבודה באופן מיידי ואין לכם זמן לחכות לתמיכה, אתם יכולים לעצור את כל תהליכי העבודה של הבעלים.

   חשוב: הפעולות האלה משביתות את כל התהליכים של המשתמש. לפני שממשיכים, חשוב לוודא שאין להם תהליכים קריטיים לעסק.

   1. מוסיפים יחידה ארגונית. מגדירים את היחידה הארגונית הנוכחית של המשתמש כיחידת ההורה.
   2. מעבירים את המשתמש ליחידה הארגונית החדשה.

   3. במסוף Google Admin, נכנסים לתפריט אפליקציות Google Workspace Workspace Studio.

      כניסה ל-Workspace Studio

      כדי לעשות את זה צריך הרשאות אדמין להגדרות השירות.

   4. לוחצים על סטטוס השירות.
   5. בצד ימין, בוחרים את היחידה הארגונית החדשה.
   6. משנים את סטטוס השירות למושבת.
   7. לוחצים על שינוי מברירת המחדל.
   8. אחרי שהתמיכה תעצור את התהליך, תוכלו להעביר את המשתמש בחזרה ליחידה הארגונית המקורית שלו כדי שהוא יוכל להשתמש שוב ב-Workspace Studio. התהליך נשאר מושבת עד שהמשתמש מפעיל אותו שוב.