Comienza a usar Workspace Studio: Guía de configuración para administradores

Google Workspace Studio permite a los usuarios crear "flujos" que automatizan las tareas de trabajo rutinarias en las apps de Google Workspace, como Gmail, Drive y Chat, y en servicios de terceros. Los usuarios con acceso a Gemini pueden crear flujos describiendo lo que quieren hacer.

Los flujos pueden actuar en nombre de los usuarios, redactar correos electrónicos, crear y actualizar archivos, crear tareas y mucho más. Los flujos mal configurados podrían editar o borrar datos de forma involuntaria, o enviar notificaciones excesivas. Los administradores pueden gestionar estos riesgos a través de políticas y supervisión.

En esta guía, se proporcionan prácticas recomendadas para que los administradores configuren, admitan y administren Workspace Studio para maximizar la productividad y, al mismo tiempo, mantener la seguridad y el control.

Paso 1. Configura Workspace Studio para tu organización

Antes de permitir que los usuarios utilicen Workspace Studio, te recomendamos que configures el acceso y las protecciones para garantizar que los flujos se comporten como se espera y que los datos permanezcan seguros.

1. Administra el acceso a Studio

  • Dónde encontrar el parámetro de configuración: Consola del administrador y luego Menú y luego Apps y luego Google Workspace y luego Workspace Studio.
  • Acción: Verifica que el Estado del servicio esté configurado como ACTIVADO para las unidades organizativas y los grupos correspondientes.
  • Recomendación: Crea una unidad organizativa secundaria que tenga desactivado el acceso a Studio. Esto te permite mover rápidamente a un usuario a ella para detener un flujo de su propiedad.

Más información: Cómo activar o desactivar Google Workspace Studio para tu organización

2. Administra el acceso a las funciones de Studio

Puedes controlar si los usuarios pueden usar Gemini para crear flujos, usar pasos potenciados por IA en sus flujos, usar pasos para otros servicios de Workspace y usar integraciones o pasos personalizados.

Recomendaciones:

  • Permite que los usuarios que tienen acceso a Gemini para Google Workspace usen las funciones de Gemini en Studio.
  • Permitir que los usuarios usen pasos para los servicios de Workspace a los que pueden acceder Solo bloquea los pasos de un servicio si existe un riesgo de abuso.
  • Usa la lista de entidades permitidas de Google Workspace Marketplace para controlar qué integraciones y pasos personalizados publicados pueden usar los usuarios.

Instrucciones detalladas: Administra el acceso a los pasos y activadores en Workspace Studio

3. Administra quién puede compartir flujos

Cuando permites que las personas compartan flujos con otras de forma interna, pueden compartir flujos útiles que aumentan la productividad general y ahorran tiempo a otras personas que no tienen que volver a crear los mismos flujos.

  • Cómo funciona el uso compartido: Cuando un usuario comparte un flujo, el destinatario hace clic en un vínculo para obtener una copia del flujo. La copia incluye la configuración del propietario, como el texto que ingresó, las direcciones de correo electrónico y los vínculos a los archivos en Drive. El destinatario no obtiene acceso a los datos privados del propietario, como correos electrónicos o archivos de Drive, solo al contenido al que ya puede acceder.
  • Busca el parámetro de configuración: Consola del administrador y luego Apps y luego Google Workspace y luego Workspace Studio y luego Configuración de uso compartido.
  • Recomendación: Permite el uso compartido para las unidades organizativas y los grupos de confianza, de modo que puedan distribuir plantillas de flujo estandarizadas.

Más información: Permite que las personas compartan flujos en Workspace Studio

4. Configura alertas

Puedes crear reglas de actividad para recibir notificaciones sobre actividades específicas de Studio, como las siguientes:

  • Alerta de alta frecuencia: Detecta flujos que podrían estar en bucle o ejecutándose de forma excesiva.

    • Condición: Crea una regla para los eventos de registro de reglas en los que el evento sea Iniciar ejecución.
    • Umbral: Configura la regla para que envíe una alerta si el recuento supera 100 en 1 hora.
    • Acción: Enviar un correo electrónico a todos los administradores.

  • Alerta de uso de IA: Supervisa el uso de la IA generativa en las automatizaciones.

    • Condición: Crea una regla en la que el Nombre del paso contenga "Preguntarle a Gemini" y, de forma opcional, otros pasos potenciados por IA. Para obtener una lista de todos los pasos disponibles, consulta la Guía de activadores y pasos en Workspace Studio.
    • Acción: Enviar una notificación al administrador avanzado

Obtén más información: Configura alertas de actividad para Workspace Studio

Paso 2. Brinde asistencia a sus usuarios

Ayuda a tus usuarios a crear flujos, comprender los límites y solucionar problemas relacionados con sus flujos.

1. Cómo comenzar

2. Comprende los límites

Workspace Studio aplica los siguientes límites:

  • Límite de flujos: Los usuarios pueden crear un máximo de 25 flujos, incluidos los activos y los detenidos.
  • Límite de pasos: Un flujo puede tener un máximo de 20 pasos.
  • Activador de Gmail: No se pueden iniciar más de 25 flujos activos a partir de correos electrónicos nuevos.
  • Ejecuciones diarias: Hay un límite diario de ejecuciones totales de flujos por usuario. Si un usuario alcanza este límite, todos los flujos se detienen hasta el siguiente ciclo de 24 horas. Durante ese tiempo, los flujos no inician ejecuciones nuevas.

Más información: Conoce los límites de Google Workspace Studio

3. Cómo solucionar problemas comunes

Familiarízate con los problemas más comunes que los usuarios pueden encontrar en Workspace Studio.

Paso 3: Supervisa y administra la actividad de Studio

Tienes herramientas sólidas para investigar y controlar la actividad de los flujos.

1. Investiga la actividad

Usa la herramienta de investigación y auditoría o la herramienta de investigación de seguridad para revisar lo que hicieron los flujos.

  • Fuente de datos: Selecciona Eventos de registro de reglas.
  • Filtros: Puedes filtrar por Actor (correo electrónico del usuario), ID de flujo, Evento, Nombre del paso y mucho más.
  • Caso de uso: Busca al propietario de un flujo que ejecuta un paso de Preguntarle a Gemini varias veces por minuto.

Más información: Eventos de registro de Workspace Studio

2. Detén un flujo

Si un flujo se comporta de forma errática, puedes detenerlo. Tienes las siguientes opciones:

  • Opción 1: El usuario la detiene. Pídele al usuario que desactive el flujo o edite su configuración.
  • Opción 2: El equipo de asistencia detiene la publicación
    1. Usa una herramienta de investigación para obtener el ID del flujo que tiene problemas.
    2. Comunícate con el equipo de asistencia de Google Workspace y proporciona el ID del flujo para que se detenga.
  • Opción 3: Detención de emergencia
    1. Mueve al usuario a una unidad organizativa que tenga desactivado el acceso a Studio.
    2. Esto detiene todos los flujos para ese usuario de inmediato.

Consulta Cómo detener un flujo de Workspace Studio como administrador.