Google uses AI technology to translate content into your preferred language. AI translations can contain errors.

Pierwsze kroki: przewodnik po konfiguracji Workspace Studio dla administratorów

Google Workspace Studio umożliwia użytkownikom tworzenie „automatyzacji”, które automatyzują rutynowe zadania w aplikacjach Google Workspace, takich jak Gmail, Dysk i Chat, oraz w usługach innych firm. Użytkownicy, którzy mają dostęp do Gemini, mogą tworzyć automatyzacje, opisując, co chcą zrobić.

Automatyzacje mogą działać w imieniu użytkowników, tworząc wersje robocze e-maili, tworząc i aktualizując pliki, tworząc zadania itp. Źle skonfigurowane automatyzacje mogą nieumyślnie edytować lub usuwać dane albo wysyłać nadmierną liczbę powiadomień. Administratorzy mogą zarządzać tymi zagrożeniami za pomocą zasad i monitorowania.

Ten przewodnik zawiera sprawdzone metody konfigurowania, obsługi i zarządzania Workspace Studio przez administratorów, aby zmaksymalizować produktywność przy jednoczesnym zachowaniu bezpieczeństwa i kontroli.

Krok 1. Konfigurowanie Workspace Studio w organizacji

Zanim zezwolisz użytkownikom na korzystanie z Workspace Studio, zalecamy skonfigurowanie dostępu i zabezpieczeń, aby mieć pewność, że automatyzacje działają zgodnie z oczekiwaniami, a dane są bezpieczne.

1. Zarządzanie dostępem do Studio

Znajdź ustawienie: konsola administracyjna Menu Aplikacje Google Workspace Workspace Studio.
Działanie: sprawdź, czy Stan usługi jest ustawiony na WŁĄCZONA w odpowiednich jednostkach organizacyjnych i grupach.
Zalecenie: utwórz podrzędną jednostkę organizacyjną, w której wyłączony jest dostęp do Studio. Dzięki temu możesz szybko przenieść do niej użytkownika, aby zatrzymać należącą do niego automatyzację.

Więcej informacji: Włączanie i wyłączanie Google Workspace Studio w organizacji

2. Zarządzanie dostępem do funkcji Studio

Możesz określić, czy użytkownicy mogą używać Gemini do tworzenia automatyzacji, korzystać z kroków opartych na AI w swoich automatyzacjach, używać kroków w innych usługach Workspace oraz korzystać z integracji lub kroków niestandardowych.

Zalecenia:

Zezwól użytkownikom, którzy mają dostęp do Gemini for Google Workspace, na korzystanie z funkcji Gemini w Studio.
Zezwól użytkownikom na korzystanie z kroków w usługach Workspace, do których mają dostęp. Blokuj kroki w usłudze tylko wtedy, gdy istnieje ryzyko nadużycia.
Użyj listy dozwolonych w Google Workspace Marketplace, aby określić, z których integracji i opublikowanych kroków niestandardowych mogą korzystać użytkownicy.

Szczegółowe instrukcje: Zarządzanie dostępem do kroków i poleceń inicjujących w Workspace Studio

3. Zarządzanie osobami, które mogą udostępniać automatyzacje

Gdy zezwolisz użytkownikom na udostępnianie automatyzacji innym osobom w organizacji, będą one mogły udostępniać przydatne automatyzacje, które zwiększają ogólną produktywność i oszczędzają czas innym osobom, które nie muszą odtwarzać tych samych automatyzacji.

Jak działa udostępnianie: gdy użytkownik udostępni automatyzację, odbiorca kliknie link, aby uzyskać kopię automatyzacji. Kopia zawiera ustawienia właściciela, takie jak wpisany tekst, adresy e-mail i linki do plików na Dysku. Odbiorca nie ma dostępu do prywatnych danych właściciela, takich jak e-maile czy pliki na Dysku, tylko do treści, do których ma już dostęp.
Znajdź ustawienie: konsola administracyjna Aplikacje Google Workspace Workspace Studio Ustawienia udostępniania.
Zalecenie: zezwól na udostępnianie w zaufanych jednostkach organizacyjnych i grupach, aby mogły one rozpowszechniać standardowe szablony automatyzacji.

Więcej informacji: Zezwalanie użytkownikom na udostępnianie automatyzacji w Workspace Studio

4. Konfigurowanie alertów

Możesz utworzyć reguły aktywności, aby otrzymywać powiadomienia o określonej aktywności w Studio, takiej jak:

Alerty o wysokiej częstotliwości: wykrywaj automatyzacje, które mogą być w pętli lub działać nadmiernie.
- Warunek: utwórz regułę dla Zdarzeń z dziennika reguł , w której zdarzeniem jest Rozpoczęcie działania.
- Próg: ustaw regułę tak, aby wysyłała alert, jeśli liczba przekroczy 100 w ciągu 1 godziny.
- Działanie: wyślij e-maila do wszystkich administratorów.
Alerty o użyciu AI: monitoruj użycie generatywnej AI w automatyzacjach.
- Warunek: utwórz regułę, w której Nazwa kroku zawiera „Zapytaj Gemini”, opcjonalnie inne kroki oparte na AI. Listę wszystkich dostępnych kroków znajdziesz w przewodniku po poleceniach inicjujących i krokach w Workspace Studio.
- Działanie: wyślij powiadomienie do superadministratora.

Dowiedz się, jak: skonfigurować alerty o aktywności w Workspace Studio

Krok 2. Pomagaj swoim użytkownikom

Pomóż użytkownikom tworzyć automatyzacje, zrozumieć limity i rozwiązywać problemy z automatyzacjami.

1. Pierwsze kroki

Aby utworzyć pierwszą automatyzację, poproś użytkowników o przejście na stronę studio.workspace.google.com.
Zachęć użytkowników do zapoznania się z Centrum pomocy Workspace Studio, w którym znajdą samouczki dotyczące tworzenia automatyzacji i korzystania z kroków.

2. Informacje o limitach

Workspace Studio stosuje te limity:

Limit automatyzacji: użytkownicy mogą utworzyć maksymalnie 25 automatyzacji, w tym aktywne i zatrzymane.
Limit kroków: automatyzacja może mieć maksymalnie 20 kroków.
Polecenie inicjujące Gmaila: nie więcej niż 25 aktywnych automatyzacji może być uruchamianych na podstawie nowych e-maili.
Codzienne uruchomienia: obowiązuje dzienny limit łącznej liczby uruchomień automatyzacji na użytkownika. Jeśli użytkownik osiągnie ten limit, wszystkie automatyzacje zostaną wstrzymane do następnego 24-godzinnego cyklu. W tym czasie automatyzacje nie będą uruchamiać nowych działań.

Więcej informacji: Limity Google Workspace Studio

3. Rozwiązywanie częstych problemów

Zapoznaj się z najczęstszymi problemami, które mogą wystąpić u użytkowników w Workspace Studio.

Przewodnik dla administratorów: Rozwiązywanie problemów z Workspace Studio dla użytkowników
Pomoc dla użytkowników: Rozwiązywanie problemów z automatyzacjami

Krok 3. Monitorowanie aktywności w Studio i zarządzanie nią

Masz do dyspozycji zaawansowane narzędzia do analizowania aktywności automatyzacji i zarządzania nią.

1. Analizowanie aktywności

Użyj narzędzia do audytu i analizy lub narzędzia do analizy zagrożeń, aby sprawdzić, co zrobiły automatyzacje.

Źródło danych: wybierz Zdarzenia z dziennika reguł.
Filtry: możesz filtrować według Użytkownika, który wykonał czynność (adres e-mail użytkownika), Identyfikatora automatyzacji, Zdarzenia, Nazwy kroku i innych.
Przypadek użycia: znajdź właściciela automatyzacji, która uruchamia krok „Zapytaj Gemini” kilka razy na minutę.

Więcej informacji: Zdarzenia z dziennika Workspace Studio

2. Zatrzymywanie automatyzacji

Jeśli automatyzacja działa nieprawidłowo, możesz ją zatrzymać. Masz kilka opcji:

Opcja 1 – użytkownik zatrzymuje automatyzację. Poproś użytkownika o wyłączenie automatyzacji lub edytowanie jej konfiguracji.
Opcja 2 – zespół pomocy zatrzymuje automatyzację.
1. Użyj narzędzia do analizy zagrożeń, aby uzyskać Identyfikator automatyzacji , która powoduje problemy.
2. Skontaktuj się z zespołem pomocy Google Workspace i podaj identyfikator automatyzacji, aby ją zatrzymać.
Opcja 3 – zatrzymanie awaryjne.
1. Przenieś użytkownika do jednostki organizacyjnej, w której wyłączony jest dostęp do Studio.
2. Spowoduje to natychmiastowe zatrzymanie wszystkich automatyzacji tego użytkownika.

Dowiedz się, jak zatrzymać automatyzację Workspace Studio jako administrator

Pierwsze kroki: przewodnik po konfiguracji Workspace Studio dla administratorów Zadbaj o dobrą organizację dzięki kolekcji Zapisuj i kategoryzuj treści zgodnie ze swoimi preferencjami.