Mulai: Panduan penyiapan Workspace Studio untuk admin

Google Workspace Studio memungkinkan pengguna membuat "alur" yang mengotomatiskan tugas rutin di seluruh aplikasi Google Workspace, termasuk Gmail, Drive, dan Chat, serta layanan pihak ketiga. Pengguna yang memiliki akses ke Gemini dapat membuat alur dengan menjelaskan hal yang ingin mereka lakukan.

Alur dapat bertindak atas nama pengguna, membuat draf email, membuat dan memperbarui file, membuat tugas, dan lainnya. Alur yang dikonfigurasi dengan buruk dapat mengedit atau menghapus data secara tidak sengaja, atau mengirim notifikasi yang berlebihan. Administrator dapat mengelola risiko ini melalui kebijakan dan pemantauan.

Panduan ini memberikan praktik terbaik bagi administrator untuk mengonfigurasi, mendukung, dan mengelola Workspace Studio guna memaksimalkan produktivitas sekaligus menjaga keamanan dan kontrol.

Langkah 1. Menyiapkan Workspace Studio untuk organisasi Anda

Sebelum mengizinkan pengguna menggunakan Workspace Studio, sebaiknya konfigurasi akses dan batasan untuk memastikan alur berperilaku seperti yang diharapkan dan data tetap aman.

1. Mengelola akses ke Studio

  • Temukan setelan: Konsol admin lalu Menu lalu Aplikasi lalu Google Workspace lalu Workspace Studio.
  • Tindakan: Pastikan Status layanan ditetapkan ke AKTIF untuk unit organisasi dan grup yang sesuai.
  • Rekomendasi: Buat unit organisasi turunan yang akses ke Studio-nya dinonaktifkan. Hal ini memungkinkan Anda memindahkan pengguna dengan cepat ke unit organisasi tersebut untuk menghentikan alur yang dimilikinya.

Pelajari lebih lanjut: Mengaktifkan atau menonaktifkan Google Workspace Studio untuk organisasi Anda

2. Mengelola akses ke fitur Studio

Anda dapat mengontrol apakah pengguna dapat menggunakan Gemini untuk membuat alur, menggunakan langkah-langkah yang didukung AI dalam alur mereka, menggunakan langkah-langkah untuk layanan Workspace lainnya, dan menggunakan integrasi atau langkah kustom.

Rekomendasi:

  • Izinkan pengguna yang memiliki akses ke Gemini untuk Google Workspace menggunakan fitur Gemini di Studio.
  • Izinkan pengguna menggunakan langkah-langkah untuk layanan Workspace yang dapat mereka akses. Hanya blokir langkah-langkah untuk layanan jika ada risiko penyalahgunaan.
  • Gunakan daftar yang diizinkan Google Workspace Marketplace untuk mengontrol integrasi dan langkah kustom yang dipublikasikan yang dapat digunakan pengguna.

Petunjuk mendetail: Mengelola akses ke langkah-langkah dan alat bantu awal di Workspace Studio

3. Mengelola pengguna yang dapat membagikan alur

Jika Anda mengizinkan pengguna membagikan alur kepada orang lain secara internal, mereka dapat membagikan alur yang berguna untuk meningkatkan produktivitas secara keseluruhan dan menghemat waktu bagi orang lain yang tidak perlu membuat ulang alur yang sama.

  • Cara kerja berbagi: Saat pengguna membagikan alur, penerima akan mengklik link untuk mendapatkan salinan alur. Salinan tersebut mencakup konfigurasi pemilik, seperti teks yang dimasukkan, alamat email, dan link ke file di Drive. Penerima tidak mendapatkan akses ke data pribadi pemilik, seperti email atau file Drive, hanya konten yang sudah dapat mereka akses.
  • Temukan setelan: Konsol admin lalu Aplikasi lalu Google Workspace lalu Workspace Studio lalu Setelan berbagi.
  • Rekomendasi: Izinkan berbagi untuk unit organisasi dan grup tepercaya sehingga mereka dapat mendistribusikan template alur standar.

Pelajari lebih lanjut: Mengizinkan pengguna berbagi alur di Workspace Studio

4. Menyiapkan pemberitahuan

Anda dapat membuat aturan aktivitas sehingga Anda akan diberi tahu tentang aktivitas Studio tertentu, seperti:

  • Pemberitahuan frekuensi tinggi: Mendeteksi alur yang mungkin berulang atau berjalan berlebihan.

    • Kondisi: Buat aturan untuk Peristiwa log aturan dengan peristiwa Mulai jalankan.
    • Batas: Tetapkan aturan untuk memberi tahu jika jumlahnya melebihi 100 dalam 1 jam.
    • Tindakan: Kirim email ke semua admin.

  • Pemberitahuan penggunaan AI: Pantau penggunaan AI generatif dalam otomatisasi.

    • Kondisi: Buat aturan dengan Nama langkah berisi "Tanya Gemini", atau langkah-langkah lain yang didukung AI. Untuk mengetahui daftar lengkap semua langkah yang tersedia, lihat Panduan untuk Pemicu & Langkah di Workspace Studio.
    • Tindakan: Kirim notifikasi ke Admin Super.

Pelajari cara: Menyiapkan pemberitahuan aktivitas untuk Workspace Studio

Langkah 2. Dukung pengguna

Bantu pengguna membuat alur, memahami batas, dan memecahkan masalah alur mereka.

1. Memulai

2. Memahami batas

Workspace Studio menerapkan batasan berikut:

  • Batas alur: Pengguna dapat membuat maksimal 25 alur, termasuk alur aktif dan dihentikan.
  • Batas langkah: Alur dapat memiliki maksimal 20 langkah.
  • Pemicu Gmail: Tidak lebih dari 25 alur aktif dapat dimulai dari email baru.
  • Jalankan harian: Ada batas harian untuk total alur yang dijalankan per pengguna. Jika pengguna mencapai batas ini, semua alur akan dijeda hingga siklus 24 jam berikutnya. Selama waktu tersebut, alur tidak akan memulai proses baru.

Pelajari lebih lanjut: Mempelajari batas Google Workspace Studio

3. Memecahkan masalah umum

Pelajari masalah umum yang mungkin dihadapi pengguna dengan Workspace Studio.

Langkah 3. Memantau dan mengelola aktivitas Studio

Anda memiliki alat yang canggih untuk menyelidiki dan mengontrol aktivitas alur.

1. Menyelidiki aktivitas

Gunakan alat audit dan investigasi atau alat investigasi keamanan untuk meninjau alur yang telah dilakukan.

  • Sumber data: Pilih Peristiwa log aturan.
  • Filter: Anda dapat memfilter berdasarkan Aktor (email pengguna), ID Alur, Peristiwa, Nama langkah, dan lainnya.
  • Kasus penggunaan: Temukan pemilik alur yang menjalankan langkah Tanya Gemini beberapa kali per menit.

Pelajari lebih lanjut: Peristiwa log Workspace Studio

2. Menghentikan alur

Jika alur berperilaku tidak menentu, Anda dapat menghentikannya. Anda memiliki beberapa opsi:

  • Opsi 1–Pengguna menghentikannya. Minta pengguna untuk menonaktifkan alur atau mengedit konfigurasinya.
  • Opsi 2–Dukungan menghentikannya
    1. Gunakan alat investigasi untuk mendapatkan ID Alur dari alur yang bermasalah.
    2. Hubungi dukungan Google Workspace dan berikan ID alur agar alur tersebut dihentikan.
  • Opsi 3–Penghentian darurat
    1. Pindahkan pengguna ke unit organisasi yang akses ke Studio-nya dinonaktifkan.
    2. Tindakan ini akan segera menghentikan semua alur untuk pengguna tersebut.

Pelajari cara: Menghentikan alur Workspace Studio sebagai admin