เริ่มต้นใช้งาน: คู่มือการตั้งค่า Workspace Studio สำหรับผู้ดูแลระบบ

Google Workspace Studio ช่วยให้ผู้ใช้สร้าง "โฟลว์" ที่ทำงานต่างๆ ใน Google Workspace Apps รวมถึง Gmail, ไดรฟ์ และ Chat รวมถึงบริการของบุคคลที่สามแบบอัตโนมัติ โดยผู้ใช้ที่มีสิทธิ์เข้าถึง Gemini สามารถสร้างโฟลว์ได้ด้วยการอธิบายสิ่งที่ต้องการทำ

โฟลว์สามารถดำเนินการในนามของผู้ใช้ เช่น ร่างอีเมล สร้างและอัปเดตไฟล์ สร้างงาน และอื่นๆ โฟลว์ที่กำหนดค่าไม่ดีอาจแก้ไขหรือลบข้อมูลโดยไม่ตั้งใจ หรือส่งการแจ้งเตือนมากเกินไป ผู้ดูแลระบบสามารถจัดการความเสี่ยงเหล่านี้ผ่านนโยบายและการตรวจสอบ

คู่มือนี้จะให้แนวทางปฏิบัติแนะนำสำหรับผู้ดูแลระบบในการกำหนดค่า ให้การสนับสนุน และจัดการ Workspace Studio เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานให้ได้มากที่สุด พร้อมทั้งรักษาความปลอดภัยและการควบคุม

ขั้นตอนที่ 1 ตั้งค่า Workspace Studio ให้กับองค์กร

ก่อนที่จะอนุญาตให้ผู้ใช้ใช้ Workspace Studio เราขอแนะนำให้คุณกำหนดค่าการเข้าถึงและมาตรการป้องกันเพื่อให้มั่นใจว่าโฟลว์จะทำงานตามที่คาดไว้และข้อมูลจะยังคงปลอดภัย

1. จัดการสิทธิ์เข้าถึง Studio

  • ค้นหาการตั้งค่า: คอนโซลผู้ดูแลระบบ จากนั้น เมนู จากนั้น แอป จากนั้น Google Workspace จากนั้น Workspace Studio
  • การดำเนินการ: ตรวจสอบว่าได้ตั้งค่าสถานะบริการ เป็นเปิด สำหรับหน่วยขององค์กรและกลุ่มที่เหมาะสม
  • คำแนะนำ: สร้างหน่วยขององค์กรย่อยที่ปิดสิทธิ์เข้าถึง Studio ซึ่งจะช่วยให้คุณย้ายผู้ใช้ไปยังหน่วยขององค์กรย่อยได้อย่างรวดเร็วเพื่อหยุดโฟลว์ที่ผู้ใช้เป็นเจ้าของ

ดูข้อมูลเพิ่มเติมได้ที่หัวข้อเปิดหรือปิด Google Workspace Studio ให้กับองค์กร

2. จัดการสิทธิ์เข้าถึงฟีเจอร์ของ Studio

คุณสามารถควบคุมได้ว่าผู้ใช้จะใช้ Gemini เพื่อสร้างโฟลว์ ใช้ขั้นตอนที่ทำงานด้วยระบบ AI ในโฟลว์ ใช้ขั้นตอนสำหรับบริการอื่นๆ ของ Workspace รวมถึงใช้การผสานรวมหรือขั้นตอนที่กำหนดเองได้หรือไม่

คำแนะนำ

  • อนุญาตให้ผู้ใช้ที่มีสิทธิ์เข้าถึง Gemini สำหรับ Google Workspace ใช้ฟีเจอร์ Gemini ใน Studio ได้
  • อนุญาตให้ผู้ใช้ใช้ขั้นตอนสำหรับบริการ Workspace ที่ตนเองเข้าถึงได้ โดยบล็อกขั้นตอนสำหรับบริการเฉพาะในกรณีที่มีความเสี่ยงที่จะมีการละเมิด
  • ใช้รายการที่อนุญาตของ Google Workspace Marketplace เพื่อควบคุมการผสานรวมและขั้นตอนที่กำหนดเองที่เผยแพร่แล้วซึ่งผู้ใช้จะใช้งานได้

ดูวิธีการโดยละเอียดได้ที่หัวข้อจัดการสิทธิ์เข้าถึงขั้นตอนและเงื่อนไขเริ่มต้นใน Workspace Studio

3. จัดการผู้ที่มีสิทธิ์แชร์โฟลว์

เมื่ออนุญาตให้ผู้ใช้แชร์โฟลว์กับผู้อื่นภายในองค์กรได้ ผู้ใช้จะแชร์โฟลว์ที่มีประโยชน์ซึ่งช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานโดยรวมและประหยัดเวลาให้ผู้อื่นที่ไม่มีความจำเป็นต้องสร้างโฟลว์เดียวกันขึ้นมาใหม่ได้

  • วิธีที่การแชร์ทำงาน: เมื่อผู้ใช้แชร์โฟลว์ ผู้รับจะคลิกลิงก์เพื่อรับ สำเนา โฟลว์ สำเนารวมถึงการตั้งค่าของเจ้าของ เช่น ข้อความที่ป้อน อีเมล และลิงก์ไปยังไฟล์ในไดรฟ์ ผู้รับจะไม่มีสิทธิ์เข้าถึงข้อมูลส่วนตัวของเจ้าของ เช่น อีเมลหรือไฟล์ในไดรฟ์ แต่จะเข้าถึงได้เฉพาะเนื้อหาที่ตนเองเข้าถึงได้อยู่แล้ว
  • ค้นหาการตั้งค่า: คอนโซลผู้ดูแลระบบ จากนั้น แอป จากนั้น Google Workspace จากนั้น Workspace Studio จากนั้น การตั้งค่าการแชร์
  • คำแนะนำ: อนุญาตการแชร์สำหรับหน่วยขององค์กรและกลุ่มที่เชื่อถือได้เพื่อให้หน่วยขององค์กรและกลุ่มเหล่านั้นเผยแพร่เทมเพลตโฟลว์ที่เป็นมาตรฐานได้

ดูข้อมูลเพิ่มเติมได้ที่หัวข้ออนุญาตให้ผู้ใช้แชร์โฟลว์ใน Workspace Studio

4. ตั้งค่าการแจ้งเตือน

คุณสามารถสร้างกฎกิจกรรมเพื่อให้ระบบแจ้งเตือนคุณเกี่ยวกับกิจกรรมที่เฉพาะเจาะจงของ Studio ได้ เช่น

  • การแจ้งเตือนความถี่สูง: ตรวจหาโฟลว์ที่อาจวนซ้ำหรือทำงานมากเกินไป

    • เงื่อนไข: สร้างกฎสำหรับเหตุการณ์ในบันทึกของกฎ ที่เหตุการณ์คือเริ่มทำงาน
    • เกณฑ์: ตั้งค่ากฎให้แจ้งเตือนหากจำนวนเกิน 100 ใน 1 ชั่วโมง
    • การดำเนินการ: ส่งอีเมลถึงผู้ดูแลระบบทุกคน

  • การแจ้งเตือนการใช้ AI: ตรวจสอบการใช้ Generative AI ในระบบอัตโนมัติ

    • เงื่อนไข: สร้างกฎที่ชื่อขั้นตอน มีคำว่า "ขอความช่วยเหลือจาก Gemini" และอาจมีขั้นตอนอื่นๆ ที่ทำงานด้วยระบบ AI ดูรายการขั้นตอนทั้งหมดที่พร้อมใช้งานได้ที่หัวข้อ คู่มือเงื่อนไขเริ่มต้นและขั้นตอนใน Workspace Studio
    • การดำเนินการ: ส่งการแจ้งเตือนไปยังผู้ดูแลระบบขั้นสูง

ดูวิธีตั้งค่าการแจ้งเตือนกิจกรรมสำหรับ Workspace Studio

ขั้นตอนที่ 2 สนับสนุนผู้ใช้ของคุณ

ช่วยผู้ใช้สร้างโฟลว์ ทำความเข้าใจขีดจำกัด และแก้ปัญหาเกี่ยวกับโฟลว์

1. เริ่มต้นใช้งาน

2. ทำความเข้าใจขีดจำกัด

Workspace Studio มีขีดจำกัดดังต่อไปนี้

  • ขีดจำกัดโฟลว์: ผู้ใช้สร้างโฟลว์ได้สูงสุด 25 รายการ ซึ่งรวมถึงโฟลว์ที่ใช้งานอยู่และหยุดทำงาน
  • ขีดจำกัดขั้นตอน: โฟลว์หนึ่งรายการมีขั้นตอนได้สูงสุด 20 ขั้นตอน
  • เงื่อนไขเริ่มต้น Gmail: โฟลว์ที่ใช้งานอยู่ไม่เกิน 25 รายการ สามารถเริ่มต้นจากอีเมลใหม่ได้
  • การทำงานรายวัน: มีการจำกัดจำนวนการทำงานของโฟลว์ทั้งหมดต่อผู้ใช้ต่อวัน หากผู้ใช้ถึงขีดจำกัดนี้ โฟลว์ทั้งหมดจะหยุดชั่วคราวจนกว่าจะถึงรอบ 24 ชั่วโมงถัดไป ในระหว่างนั้น โฟลว์จะไม่เริ่มทำงานใหม่

ดูข้อมูลเพิ่มเติมได้ที่หัวข้อดูข้อมูลเกี่ยวกับขีดจำกัดของ Google Workspace Studio

3. การแก้ปัญหาที่พบได้ทั่วไป

ทำความคุ้นเคยกับปัญหาที่พบบ่อยมากขึ้นซึ่งผู้ใช้อาจพบเมื่อใช้ Workspace Studio

ขั้นตอนที่ 3 ตรวจสอบและจัดการกิจกรรมของ Studio

คุณมีเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพในการตรวจสอบและควบคุมกิจกรรมของโฟลว์

1. ตรวจสอบกิจกรรม

ใช้เครื่องมือตรวจสอบและการสืบสวนหรือเครื่องมือตรวจสอบความปลอดภัยเพื่อตรวจสอบสิ่งที่โฟลว์ได้ทำไป

  • แหล่งข้อมูล: เลือกเหตุการณ์ในบันทึกของกฎ
  • ตัวกรอง: คุณสามารถกรองตาม ผู้ดำเนินการ (อีเมลของผู้ใช้) รหัสโฟลว์ เหตุการณ์ ชื่อขั้นตอน และอื่นๆ
  • Use case: ค้นหาเจ้าของโฟลว์ที่เรียกใช้ขั้นตอนขอความช่วยเหลือจาก Gemini หลายครั้งต่อนาที

ดูข้อมูลเพิ่มเติมได้ที่หัวข้อเหตุการณ์ในบันทึกของ Workspace Studio

2. หยุดโฟลว์

หากโฟลว์ทำงานผิดปกติ คุณสามารถหยุดโฟลว์ได้ โดยมีตัวเลือก 3 รายการดังต่อไปนี้

  • ตัวเลือกที่ 1 - ผู้ใช้หยุดโฟลว์เอง ขอให้ผู้ใช้ปิดโฟลว์หรือแก้ไขการตั้งค่า
  • ตัวเลือกที่ 2 - ทีมสนับสนุนหยุดโฟลว์
    1. ใช้เครื่องมือตรวจสอบเพื่อรับรหัสโฟลว์ ของโฟลว์ที่มีปัญหา
    2. ติดต่อทีมสนับสนุนของ Google Workspace และแจ้งรหัสโฟลว์เพื่อให้ทีมหยุดโฟลว์
  • ตัวเลือกที่ 3 - หยุดฉุกเฉิน
    1. ย้ายผู้ใช้ไปยังหน่วยขององค์กรที่ปิดสิทธิ์เข้าถึง Studio
    2. การดำเนินการนี้จะหยุดโฟลว์ ทั้งหมด ของผู้ใช้รายนั้นทันที

ดูวิธี: หยุดโฟลว์ Studio ในฐานะผู้ดูแลระบบ