Las apps de acceso anticipado son servicios y productos desarrollados por equipos de Google que aún no son un servicio adicional o principal de Google Workspace. Con el parámetro de configuración de las apps de acceso anticipado, tienes la opción de poner estos productos y servicios a disposición de los usuarios de tu organización.
Algunas apps de acceso anticipado evolucionan para convertirse en un servicio adicional o principal de Google Workspace. Cuando esto sucede, el nuevo servicio tiene su propia configuración y página del Centro de ayuda, y ya no se administra con el parámetro de configuración de las apps de acceso anticipado.
Controla quiénes pueden usar las apps de acceso anticipado
Como administrador, puedes controlar quiénes usan las apps de acceso anticipado:
- Las apps de acceso anticipado están desactivadas de forma predeterminada para todas las ediciones.
- El parámetro de configuración te permite activar o desactivar todas las apps de acceso anticipado. No puedes activar o desactivar apps individuales de forma independiente.
- Ediciones de Google Workspace for Education: Los usuarios menores de 18 años no pueden usar las apps de acceso anticipado con sus cuentas de Google Workspace for Education. Esto se aplica incluso cuando el parámetro de configuración de las apps de acceso anticipado está activado. Para obtener más detalles, consulta Controla el acceso por edad a los servicios de Google.
- El acceso de las apps de acceso anticipado a los servicios principales también está desactivado de forma predeterminada.
Antes de comenzar: Si es necesario, obtén información para aplicar el parámetro de configuración a un departamento o grupo.
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En la Consola del administrador de Google, ve a Menú
Apps
Servicios adicionales de Google.Es necesario tener el privilegio de administrador de la configuración del servicio.
En la lista de todos los servicios, desplázate hasta Apps de acceso anticipado y haz clic en esta opción. Se abrirá la página Configuración de las apps de acceso anticipado.
En la página Configuración de las apps de acceso anticipado, haz clic en Estado del servicio.
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Si quieres activar o desactivar un servicio para todos en tu organización, haz clic en Activado para todos o Desactivado para todos y, luego, selecciona Guardar.
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(Opcional) Si deseas activar o desactivar un servicio para una unidad organizativa, sigue estos pasos:
- Sobre la izquierda, selecciona la unidad organizativa.
- Para cambiar el estado del servicio, selecciona Activar o Desactivar.
- Elige una opción:
- Si el estado del servicio se establece como Heredado y quieres mantener el parámetro de configuración actualizado, incluso si cambia el parámetro superior, haz clic en Anular.
- Si el estado del servicio se estableció como Anulado, haz clic en Heredar para revertir al mismo parámetro de configuración que el del elemento superior o en Guardar para mantener el parámetro nuevo incluso si cambia el de nivel superior.
Obtén más información sobre la estructura organizativa.
- (Opcional) Si quieres activar un servicio para un conjunto de usuarios de una misma unidad organizativa o de varias, selecciona un grupo de acceso. Para obtener más detalles, consulta Personaliza el acceso a los servicios con grupos de acceso.
Administra el acceso de las apps de acceso anticipado a los servicios principales
Cuando las apps de acceso anticipado están activadas, tienen el acceso mínimo a los datos de Google Workspace necesarios para funcionar. Es posible que este acceso no sea suficiente para admitir todas las funciones de las apps.
Para permitir que las apps de acceso anticipado accedan a los servicios principales de Google Workspace (para que puedan realizar acciones como exportar a Gmail y guardar en Google Drive), puedes activar los Permisos de acceso a datos principales para todos o algunos usuarios de tu organización.
Antes de comenzar: Si es necesario, obtén información para aplicar el parámetro de configuración a un departamento o grupo.
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En la Consola del administrador de Google, ve a Menú
Apps
Servicios adicionales de Google.Es necesario tener el privilegio de administrador de la configuración del servicio.
- En la lista de todos los servicios, desplázate hasta Apps de acceso anticipado y haz clic en esta opción. Se abrirá la página Configuración de las apps de acceso anticipado.
- En la página Configuración de las apps de acceso anticipado, haz clic en Permisos de acceso a datos principales.
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(Opcional) Para aplicar el parámetro de configuración solo para algunos usuarios, en el costado, selecciona una unidad organizativa (la opción habitual para departamentos) o un grupo de configuración (avanzado).
La configuración de los grupos anula la de las unidades organizativas. Más información
- Haz clic en Permitir que los usuarios de tu organización accedan a Google Workspace y a los datos del cliente con las apps de acceso anticipado.
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Haz clic en Guardar. También puedes hacer clic en Anular para una unidad organizativa.
Para restablecer después el valor heredado, haz clic en Heredar (o Sin configurar para un grupo).
Cuando una app de acceso anticipado obtiene su propio control de activación/desactivación
Google anunciará cuando se programe el cierre de una app de acceso anticipado o cuando evolucione para convertirse en un servicio de Google. Si una app de acceso anticipado se convierte en un servicio de Google, sucederá lo siguiente:
- El servicio se activa automáticamente para los usuarios en cualquiera de estas condiciones:
- La preferencia para los productos nuevos se establece en Activado cuando se lance (Consola del administrador > Cuenta > Configuración de la cuenta > Preferencias).
- El estado del servicio se establece en Activado para todos (Consola del administrador > Apps > Servicios adicionales de Google > Apps de acceso anticipado).
- Para desactivar automáticamente la app cuando se convierta en un servicio, se deben desactivar tanto la preferencia para los productos nuevos como el parámetro de configuración del estado del servicio.
- Una vez que el servicio se convierta en un servicio adicional de Google, podrás administrar el acceso a través de su parámetro de configuración de estado del servicio en la Consola del administrador.