הפעלה או השבתה של Tasks למשתמשים

אדמינים יכולים להפעיל או להשבית את Google Tasks בשביל המשתמשים בארגון. אנשים שהפעילו את Tasks יכולים ליצור ולנהל משימות במוצרים הבאים:

  • יומן Google
  • ב-Google Chat, ב-Gmail או בעורכי Google Docs, באמצעות סרגל הצד של Tasks
  • ‫Docs, הקצאת משימות מפריטים בתיבות סימון
  • ‫Gmail, באמצעות הכרטיסייה "משימות" במרחבים משותפים בצ'אט (לצוותים)
  • Google Assistant, דרך מכשירים ניידים ומכשירים משותפים, אם היא מופעלת. איך מפעילים או משביתים את "חיפוש Google ו-Assistant" למשתמשים

מה קורה כשמשביתים את Tasks בארגון?

אם תשביתו את Tasks בארגון, המשתמשים לא יוכלו לגשת ל-Tasks ביומן, או בסרגל הצד ב-Gmail, בעורכי Docs או ב-Chat. המשתמשים עדיין יכולים לקבל עדכונים על משימות ב-Chat אם מישהו אחר יוצר או מעדכן משימה במרחב משותף. איך יוצרים ומקצים משימות ב-Google Chat

אם תשביתו את Tasks, המשתמשים עדיין יוכלו לראות את המשימות שנוצרו ב-Docs. הם יכולים לבצע פעולות שקשורות למשימות האלה, אבל הם לא יכולים לגשת למשימות שהוקצו להם ברשימת המשימות האישית שלהם. איך מקצים משימות ב-Google Docs

אם תשביתו את Tasks אחרי שמשימה הוקצתה למישהו בארגון שלכם ממסמך או ממרחב משותף ב-Chat, ואז המשימה תימחק מהמסמך, המחיקה לא תסונכרן עם Tasks. אם תפעילו שוב את Tasks, המשימה תישאר מחוקה במסמך או במרחב המשותף ב-Chat, אבל היא תופיע ברשימת המשימות האישית של מי שהקצה את המשימה.

איך מגדירים מי בארגון יוכל להשתמש ב-Tasks

לפני שמתחילים: כדי להפעיל או להשבית שירות למשתמשים מסוימים, צריך לשייך את החשבונות שלהם ליחידה ארגונית (אם רוצים לשלוט בגישה לפי מחלקה) או להוסיף אותם לקבוצת גישה (אם רוצים לאפשר גישה למשתמשים ממחלקות שונות או למשתמשים בתוך מחלקה).

  1. במסוף Google Admin, נכנסים לתפריט ואז אפליקציות ואז Google Workspace ואז Tasks.

    כדי לעשות את זה צריך הרשאות אדמין להגדרות השירות.

  2. לוחצים על סטטוס השירות.

  3. כדי להפעיל או להשבית שירות לכולם בארגון, לוחצים על מופעל לכולם או על מושבת לכולם, ואז לוחצים על שמירה.

  4. (אופציונלי) אם רוצים להפעיל או להשבית שירות ביחידה ארגונית:
    1. בצד ימין, בוחרים את היחידה הארגונית.
    2. כדי לשנות את סטטוס השירות, לוחצים על מופעל או מושבת.
    3. בוחרים אחת מהאפשרויות הבאות:
      • אם ההגדרה של סטטוס השירות היא עבר בירושה ואתם רוצים שהבחירה שלכם תישמר גם אם ההגדרה הראשית תשתנה, לחצו על שינוי מברירת המחדל.
      • אם ההגדרה של סטטוס השירות היא בוטל ואתם רוצים לחזור לערך של ההגדרה הראשית, לחצו על קבלה בירושה. אם אתם רוצים שהבחירה שלכם תישמר גם אם ההגדרה הראשית תשתנה, לחצו על שמירה.

        מידע נוסף על מבנים ארגוניים

  5. (אופציונלי) כדי להפעיל שירות לקבוצה של משתמשים בתוך יחידה ארגונית או בכמה יחידות ארגוניות שונות, צריך להגדיר קבוצת גישה. מידע נוסף מופיע במאמר התאמה אישית של גישה לשירותים באמצעות קבוצות גישה.

הערה: אם מפעילים את Tasks ביחידת בת ארגונית ומשביתים אותו ביחידה הארגונית ברמה העליונה, המשתמשים ביחידות הבת הארגוניות לא יכולים לראות את הכרטיסייה Tasks במרחב המשותף ב-Chat.

השינויים ייכנסו לתוקף תוך 24 שעות (בדרך כלל מהר יותר). מידע נוסף

יכולים לעבור עד 30 ימים עד שהעדכונים בהתראות ב-Assistant יתחילו לפעול, גם כשמפעילים אותם כדי לקבל התראות וגם כשמשביתים אותם כדי לא לקבל התראות.

השלבים הבאים

במרכז העזרה של Google Tasks מוסבר איך משתמשים ב-Tasks.