מידע על שדרוג למהדורה שכוללת את Vault

אם הארגון שלכם משדרג למהדורת Google Workspace שכוללת רישיונות ל-Google Vault לכל המשתמשים בארגון, וכבר הגדרתם כללי שמירה ב-Vault, כל הנתונים כפופים באופן מיידי לכל הכללים שחלים. אם הארגון שלכם קנה בעבר רישיונות ל-Vault כתוספים, ויש לכם כללי שמירה שמוחקים נתונים, משתמשים שלא היה להם רישיון ל-Vault לפני כן עלולים לאבד נתונים.

הערה: אם לא הגדרתם כללי שמירה ב-Vault, כבר הקציתם לכולם רישיונות לתוסף Vault או שאתם משדרגים ממהדורה שכוללת גם את Vault, לא יהיה שינוי בהתנהגות אחרי השדרוג. אפשר להמשיך בלי אמצעי זהירות נוספים.

רישיונות ל-Vault כלולים	רישיונות לתוסף Vault זמינים
‫Frontline Standard ו-Frontline Plus Business Plus ‫Enterprise Standard ו-Enterprise Plus כל מהדורות Education ‫Enterprise Essentials ו-Enterprise Essentials Plus (רק בדומיינים מאומתים) G Suite Business	כדי לקבל מידע על המהדורות התואמות, פנו למחלקת המכירות של Google.

להשוואה בין המהדורות

סיכון לאובדן נתונים אם יש רישוי חלקי ל-Vault

אם לא לכל המשתמשים בארגון יש רישיון ל-Vault, ואתם משדרגים למהדורה שכוללת את Vault, כל המשתמשים יהיו כפופים למדיניות הנוכחית של שמירת הנתונים והמדיניות בנושא מחיקת נתונים.

• כללי השמירה שמוגדרים כברירת מחדל יחולו על כל המשתמשים בארגון. מצב כזה עלול לגרום למחיקה בלתי צפויה ובלתי הפיכה של נתוני משתמשים שלא מוגנים על ידי כללים מותאמים אישית.
• כל כללי השמירה המותאמים אישית שחלים על יחידה ארגונית יחולו על כל המשתמשים ביחידה הארגונית הזו וביחידות הבת הארגוניות שלה.
• כל החזקות שחלות על היחידה הארגונית ברמה העליונה יחולו על כל המשתמשים בארגון.

הערה: אם בהמשך תשדרגו לאחור למהדורה שלא כוללת את Vault, תאבדו את הגישה ל-Vault ולנתונים שבו.

מניעת אובדן נתונים של משתמשים עם רישיון חדש

כדאי לבדוק את כללי השמירה הנוכחיים כדי לוודא שהם מוגדרים בצורה שמתאימה לארגון עם רישיון מלא ל-Vault. לפני השדרוג, חשוב לבצע את השינויים הנדרשים בהגדרות השמירה, אחרת יכול להיות שתוכן יאבד באופן סופי.

אם אתם רוצים לשדרג לפני שתבדקו את כל מדיניות השמירה, אתם יכולים ליצור כללי שמירה בהתאמה אישית לכל שירות של Google עם תקופת שמירה בלתי מוגבלת, ולהחיל אותם על כל הארגון. הכללים האלה מונעים את כל מחיקות הנתונים עד שמסירים אותם.

1. נכנסים אל vault.google.com.
2. לוחצים על שמירה כללים מותאמים אישית.
3. לוחצים על יצירה.
4. בוחרים באפשרויות הבאות, לפי הצורך:
   1. שירות – בוחרים את השירות שרוצים להגן על הנתונים שלו.
   2. היקף –בוחרים את היחידה הארגונית ברמה העליונה. ב-Groups, בוחרים באפשרות כל הקבוצות.
   3. תאריך שליחה – משאירים את השדה הזה ריק כדי להחיל את החיפוש על כל הנתונים הזמינים.
   4. מונחים – משאירים את השדה הזה ריק כדי להחיל את המדיניות על כל הנתונים הזמינים.
   5. החרגת טיוטות – אל תסמנו את האפשרות הזו כדי להחיל את הכלל על כל הנתונים הזמינים.
   6. תקופת שמירה – בוחרים באפשרות ללא הגבלת זמן.
5. לוחצים על יצירה.
6. חוזרים על הפעולה בכל שירות שרוצים להגן על כל הנתונים שלו.
7. אחרי השדרוג, כדאי לבדוק את הרישוי ואת כללי השמירה. מידע נוסף

אחרי השדרוג

1. מוודאים שכל הרישיונות לתוספים הוסרו כדי להימנע מחיובים על הרישיונות האלה. אם לא, מסירים את כל הרישיונות לתוסף Google Vault. במקרים מסוימים, הרישיונות לתוספים של Vault עשויים להישאר מוקצים אחרי השדרוג.
2. כדאי לבדוק את כללי השמירה כדי לוודא שהם עומדים בדרישות של הארגון. אם יצרתם כללי שמירה ללא הגבלת זמן כאמצעי זהירות, כדאי לבדוק אותם ולהסיר אותם לפי הצורך.