Cuando tu organización actualiza a una edición de Google Workspace que incluye licencias de Google Vault para todos los usuarios de tu organización, si ya configuraste reglas de retención en Vault, todos los datos estarán sujetos de inmediato a las reglas que se apliquen. Si tu organización compró licencias de Vault como complementos anteriormente y tienes reglas de retención que borran datos, es posible que los usuarios que no tenían una licencia de Vault antes pierdan datos.
Nota: Si no estableciste ninguna regla de retención en Vault, ya asignaste licencias del complemento de Vault a todos o estás actualizando desde una edición que también incluye Vault, no habrá ningún cambio en el comportamiento después de la actualización. Puedes continuar sin tomar precauciones adicionales.
| Licencias de Vault incluidas | Hay licencias del complemento de Vault disponibles |
|---|---|
|
Para obtener información sobre las ediciones compatibles, comunícate con el equipo de Ventas de Google. |
Riesgo de pérdida de datos por licencias parciales de Vault
Si no todos los miembros de tu organización tienen una licencia de Vault y actualizas a una edición que incluye Vault, todos los usuarios estarán sujetos a tus políticas actuales de retención y eliminación de datos.
- Tus reglas de retención predeterminadas se aplicarán a todos los usuarios de tu organización. Esto podría provocar la eliminación inesperada y permanente de los datos del usuario que no estén protegidos por reglas personalizadas.
- Todas las reglas de retención personalizadas que se apliquen a una unidad organizativa se aplicarán a todos los usuarios de esa unidad organizativa y sus unidades organizativas secundarias.
- Cualquier bloqueo aplicado a la unidad organizativa superior se aplicará a todos los usuarios de tu organización.
Nota: Si luego cambias a una edición inferior que no incluye Vault, perderás el acceso a Vault y a sus datos.
Evita la pérdida de datos de los usuarios con licencias nuevas
Revisa tus reglas de retención actuales para asegurarte de que estén configuradas de forma adecuada para una organización de Vault con licencia completa. Realiza las modificaciones necesarias en la configuración de retención antes de actualizar, ya que, de lo contrario, es posible que pierdas contenido de forma permanente.
Si deseas actualizar tu cuenta antes de revisar por completo tus políticas de retención, puedes crear reglas de retención personalizadas para cada servicio de Google con un período de retención indefinido y aplicarlas a toda tu organización. Estas reglas impiden que se borren los datos hasta que las quites.
- Accede a vault.google.com.
- Haz clic en Retención
Reglas personalizadas. - Haz clic en Crear.
- Selecciona las siguientes opciones, según corresponda:
- Servicio: Selecciona un servicio para el que quieras proteger los datos.
- Alcance: Selecciona la unidad organizativa superior. En Grupos, selecciona Todos los grupos.
- Fecha de envío: Deja este campo en blanco para aplicar la regla a todos los datos disponibles.
- Condiciones: Deja este campo en blanco para aplicar la regla a todos los datos disponibles.
- Excluir borradores: Deja esta opción sin marcar para aplicar el filtro a todos los datos disponibles.
- Período de retención: Selecciona Indefinidamente.
- Haz clic en Crear.
- Repite el proceso para cada servicio para el que quieras proteger todos los datos.
- Después de la actualización, revisa tus reglas de licencias y retención. Más información
Después de la actualización
- Confirma que se hayan quitado todas las licencias de complementos para evitar cargos por ellas. De lo contrario, quita las licencias de complemento de Google Vault. En algunos casos, es posible que las licencias de complemento de Vault sigan asignadas después de la actualización.
- Revisa tus reglas de retención para asegurarte de que cumplan con los requisitos de tu organización. Si creaste reglas de retención indefinida como medida de precaución, revísalas y quítalas según sea necesario.