Quando la tua organizzazione esegue l'upgrade a una versione di Google Workspace che include licenze Google Vault per tutti gli utenti della tua organizzazione, se hai già impostato regole di conservazione in Vault, tutti i dati sono immediatamente soggetti a qualsiasi regola applicabile. Se la tua organizzazione ha acquistato in precedenza licenze Vault come componenti aggiuntivi e hai regole di conservazione che eliminano i dati, gli utenti che non avevano una licenza Vault prima potrebbero perdere i dati.
Nota:se non hai impostato regole di conservazione in Vault, hai già assegnato a tutti le licenze aggiuntive Vault o stai eseguendo l'upgrade da una versione che include anche Vault, il comportamento non cambia dopo l'upgrade. Puoi procedere senza ulteriori precauzioni.
| Licenze di Vault incluse | Licenze aggiuntive di Vault disponibili |
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Per informazioni sulle versioni compatibili, contatta il team di vendita Google. |
Rischio di perdita di dati per licenze di Vault parziali
Se non tutti gli utenti della tua organizzazione dispongono di una licenza Vault ed esegui l'upgrade a una versione che include Vault, tutti gli utenti diventano soggetti alle norme attuali di conservazione ed eliminazione dei dati.
- Le regole di conservazione predefinite verranno applicate a tutti gli utenti della tua organizzazione. Ciò potrebbe comportare l'eliminazione imprevista e definitiva di tutti i dati utente non protetti da regole personalizzate.
- Tutte le regole di conservazione personalizzate applicate a un'unità organizzativa verranno applicate a tutti gli utenti dell'unità organizzativa e delle relative unità organizzative secondarie.
- Qualsiasi sospensione applicata all'unità organizzativa di primo livello verrà applicata a tutti gli utenti della tua organizzazione.
Nota: se in un secondo momento esegui il downgrade a una versione che non include Vault, perdi l'accesso a Vault e ai relativi dati.
Evitare la perdita di dati per gli utenti con licenze recenti
Controlla le regole di conservazione attuali per assicurarti che siano impostate correttamente per un'organizzazione Vault con licenza completa. Apporta le modifiche necessarie alle impostazioni di conservazione prima dell'upgrade, altrimenti potresti perdere definitivamente i contenuti.
Se vuoi eseguire l'upgrade prima di esaminare completamente le norme di conservazione, puoi creare regole di conservazione personalizzate per ogni servizio Google con un periodo di conservazione indefinito e applicarle all'intera organizzazione. Queste regole impediscono l'eliminazione di tutti i dati finché non le rimuovi.
- Accedi a vault.google.com.
- Fai clic su Conservazione dei dati
Regole personalizzate. - Fai clic su Crea.
- Seleziona le seguenti opzioni, a seconda dei casi:
- Servizio: seleziona un servizio per cui vuoi proteggere i dati.
- Ambito: seleziona l'unità organizzativa di primo livello. Per Gruppi, seleziona Tutti i gruppi.
- Data di invio: lascia il campo vuoto per applicare la regola a tutti i dati disponibili.
- Termini: lascia il campo vuoto per applicare la regola a tutti i dati disponibili.
- Escludi bozze: lascia questa opzione deselezionata per applicare la regola a tutti i dati disponibili.
- Periodo di conservazione: seleziona Sempre.
- Fai clic su Crea.
- Ripeti l'operazione per ciascun servizio per cui vuoi proteggere tutti i dati.
- Dopo aver eseguito l'upgrade, controlla le tue licenze e le regole di conservazione. Scopri di più
Dopo l'upgrade
- Conferma che tutte le licenze dei componenti aggiuntivi siano state rimosse per evitare addebiti per queste licenze. In caso contrario, rimuovi le licenze del componente aggiuntivo Google Vault. In alcuni casi, le licenze aggiuntive per Vault potrebbero rimanere assegnate dopo l'upgrade.
- Rivedi le regole di conservazione per assicurarti che siano conformi ai requisiti della tua organizzazione. Se hai creato regole di conservazione indefinite per precauzione, esamina e rimuovi quelle necessarie.