Quando sua organização fizer upgrade para uma edição do Google Workspace que inclua licenças do Google Vault para todos os usuários, se você já tiver definido regras de retenção no Vault, todos os dados vão estar sujeitos imediatamente às regras aplicáveis. Se a sua organização comprou licenças do Vault como complementos e você tem regras de retenção que excluem dados, os usuários que não tinham uma licença do Vault antes podem perder dados.
Observação:se você não definiu regras de retenção no Vault, já atribuiu licenças de complemento do Vault a todos ou está fazendo upgrade de uma edição que também inclui o Vault, não haverá mudança no comportamento após o upgrade. Você pode continuar sem outras precauções.
| Licenças do Vault incluídas | Licenças do complemento do Vault disponíveis |
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Para mais informações sobre edições compatíveis, entre em contato com a equipe de vendas do Google. |
Risco de perda de dados no licenciamento parcial do Vault
Se nem todos na sua organização tiverem uma licença do Vault e você fizer upgrade para uma edição que inclua o Vault, todos os usuários vão estar sujeitos às políticas atuais de retenção e exclusão de dados.
- As regras de retenção padrão serão aplicadas a todos os usuários da sua organização. Isso pode resultar na exclusão inesperada e permanente de dados do usuário que não estejam protegidos por regras personalizadas.
- As regras de retenção personalizadas aplicadas a uma unidade organizacional são válidas para todos os usuários dessa unidade e das unidades filhas.
- Todas as retenções aplicadas à unidade organizacional principal serão aplicadas a todos os usuários da organização.
Observação:se você fizer downgrade para uma edição que não inclui o Vault, vai perder o acesso ao serviço e aos dados dele.
Evitar a perda de dados para usuários recém-licenciados
Revise as regras de retenção atuais para garantir que elas estejam definidas adequadamente para uma organização do Vault totalmente licenciada. Faça as mudanças necessárias nas configurações de retenção antes de fazer upgrade. Caso contrário, você pode perder conteúdo permanentemente.
Se você quiser fazer upgrade antes de revisar totalmente suas políticas de retenção, crie regras de retenção personalizadas para cada serviço do Google com um período de armazenamento indefinido e aplique-as a toda a organização. Essas regras impedem a exclusão de todos os dados até que sejam removidas.
- Faça login em vault.google.com.
- Clique em Retenção
Regras personalizadas. - Clique em Criar.
- Selecione as seguintes opções, conforme aplicável:
- Serviço: selecione um serviço para proteger os dados dele.
- Escopo: selecione a unidade organizacional principal. Em "Grupos", selecione Todos os grupos.
- Data de envio: deixe em branco para aplicar a todos os dados disponíveis.
- Termos: deixe em branco para aplicar a todos os dados disponíveis.
- Excluir rascunhos: deixe essa opção desmarcada para aplicá-la a todos os dados disponíveis.
- Período de retenção: selecione Indefinidamente.
- Clique em Criar.
- Repita essas etapas para cada serviço em que você quer manter todos os dados.
- Após o upgrade, revise suas regras de licenciamento e retenção. Saiba mais
Após fazer upgrade
- Confirme se todas as licenças de complementos foram removidas para evitar cobranças por elas. Caso contrário, remova as licenças complementares do Google Vault. Em alguns casos, as licenças complementares do Vault podem permanecer atribuídas após o upgrade.
- Revise as regras de retenção para garantir que elas estejam em conformidade com os requisitos da sua organização. Se você criou regras de retenção indefinida por precaução, revise e remova conforme necessário.