Lorsque votre organisation passe à une édition Google Workspace incluant des licences Google Vault pour tous les utilisateurs de votre organisation, si vous avez déjà défini des règles de conservation dans Vault, toutes les données sont immédiatement soumises aux règles applicables. Si votre organisation a déjà acheté des licences Vault en tant que modules complémentaires et que vous avez défini des règles de conservation qui suppriment les données, les utilisateurs qui ne disposaient pas d'une licence Vault auparavant risquent de perdre des données.
Remarque : Si vous n'avez défini aucune règle de conservation dans Vault, si vous avez déjà attribué des licences Vault complémentaires à tous les utilisateurs ou si vous passez d'une édition qui inclut également Vault, le comportement ne change pas lors de la mise à niveau. Vous pouvez continuer sans prendre de précautions supplémentaires.
| Licences Vault incluses | Licences Vault complémentaires disponibles |
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Pour en savoir plus sur les éditions compatibles, contactez le service commercial Google. |
Risque de perte de données dans le cas d'une attribution partielle de licences Vault
Si tous les membres de votre organisation ne disposent pas d'une licence Vault et que vous passez à une édition incluant Vault, tous les utilisateurs sont soumis aux règles de suppression et de conservation des données actuellement en vigueur dans votre entreprise.
- Vos règles de conservation par défaut seront appliquées à tous les utilisateurs de votre organisation. Cela pourrait entraîner la suppression inattendue et définitive de toutes les données utilisateur qui ne sont pas protégées par des règles personnalisées.
- Toutes les règles de conservation personnalisées appliquées à une unité organisationnelle s'appliqueront à tous les utilisateurs de cette unité organisationnelle et de ses unités organisationnelles enfants.
- Toutes les obligations de conservation appliquées à l'unité organisationnelle racine s'appliqueront à tous les utilisateurs de votre organisation.
Remarque : Si vous passez ultérieurement à une édition n'incluant pas Vault, vous perdrez l'accès à Vault et à ses données.
Empêcher la perte de données en cas de nouvelle attribution de licence
Examinez vos règles de conservation actuelles pour vous assurer qu'elles sont correctement définies pour une organisation Vault disposant d'une licence complète. Apportez les modifications nécessaires à vos paramètres de conservation avant de passer à la version supérieure, sinon vous risquez de perdre définitivement du contenu.
Si vous souhaitez effectuer la mise à niveau avant d'avoir examiné l'ensemble de vos règles de conservation, vous pouvez créer des règles de conservation personnalisées pour chaque service Google avec une période de conservation indéfinie et les appliquer à l'ensemble de votre organisation. Ces règles empêchent toute suppression de données jusqu'à ce que vous les supprimiez.
- Connectez-vous à vault.google.com.
- Cliquez sur Conservation
Règles personnalisées. - Cliquez sur Créer.
- Sélectionnez les options suivantes, le cas échéant :
- Service : sélectionnez un service pour lequel vous souhaitez protéger les données.
- Portée : sélectionnez l'unité organisationnelle racine. Pour "Groupes", sélectionnez Tous les groupes.
- Date d'envoi : laissez ce champ vide pour que la règle s'applique à toutes les données disponibles.
- Termes : laissez ce champ vide pour que la règle s'applique à toutes les données disponibles.
- Exclure les brouillons : laissez cette option décochée pour que la règle s'applique à toutes les données disponibles.
- Durée : sélectionnez Indéfiniment.
- Cliquez sur Créer.
- Répétez l'opération pour chaque service pour lequel vous souhaitez protéger toutes les données.
- Une fois la transition effectuée, examinez vos règles de conservation et d'attribution de licences. En savoir plus
Après le changement d'abonnement
- Vérifiez que toutes les licences d'option sont supprimées pour éviter tout prélèvement de frais associés à ces licences. Si ce n'est pas le cas, supprimez toutes les licences complémentaires Google Vault. Dans certains cas, les licences complémentaires pour Vault peuvent rester attribuées après la mise à niveau.
- Vérifiez vos règles de conservation pour vous assurer qu'elles sont conformes aux exigences de votre organisation. Si vous avez créé des règles de conservation indéfinie par précaution, examinez-les et supprimez-les si nécessaire.