Если ваша организация переходит на версию Google Workspace, которая включает лицензии Google Сейфа для всех пользователей, и вы уже настроили правила хранения в Сейфе, все данные сразу же будут подчиняться этим правилам. Если ваша организация ранее приобрела лицензии на Сейф в качестве дополнений и у вас есть правила хранения, которые удаляют данные, пользователи, у которых раньше не было лицензии на Сейф, могут потерять данные.
Примечание. Если вы не задали правила хранения в Сейфе, уже назначили всем дополнительные лицензии на Сейф или переходите на версию, в которую также входит Сейф, после перехода ничего не изменится. Дополнительные меры предосторожности не требуются.
| Пакеты, в которые включены лицензии на Сейф | Пакеты, в которых необходимы дополнительные лицензии на Сейф |
|---|---|
|
Чтобы узнать о совместимых версиях, обратитесь в отдел продаж Google. |
Риск потери данных пользователей, у которых ранее не было лицензии
Если не у всех сотрудников вашей организации есть лицензия на Сейф и вы переходите на версию, в которую входит этот сервис, все пользователи начинают подчиняться действующим правилам хранения и удаления данных.
- Правила хранения по умолчанию будут применяться ко всем пользователям организации. Это может привести к неожиданному и безвозвратному удалению любых пользовательских данных, не защищенных специальными правилами.
- Все специальные правила хранения, примененные к организационному подразделению, будут применяться ко всем пользователям в этом подразделении и его дочерних подразделениях.
- Все правила хранения, примененные к организационному подразделению верхнего уровня, будут применены ко всем пользователям в вашей организации.
Примечание. Если вы перейдете на версию, в которую не входит Сейф, то потеряете доступ к нему и его данным.
Как предотвратить потерю данных пользователей, у которых ранее не было лицензии
Проверьте текущие правила хранения и убедитесь, что они подходят для организации с полной лицензией на Сейф. Перед обновлением внесите необходимые изменения в настройки хранения, иначе контент может быть безвозвратно удален.
Если вы хотите перейти на новую версию до того, как полностью изучите правила хранения, вы можете создать специальные правила хранения для каждого сервиса Google с бессрочным периодом хранения и применить их ко всей организации. Эти правила запрещают удаление всех данных, пока вы их не отмените.
- Войдите в аккаунт на сайте vault.google.com.
- Нажмите Хранение
Специальные правила. - Нажмите Создать.
- Выберите нужные варианты:
- Сервис. Выберите сервис, для которого вы хотите настроить защиту данных.
- Область действия. Выберите организационное подразделение верхнего уровня. В качестве значения параметра "Группы" выберите Все группы.
- Дата отправки. Чтобы применить правило ко всем доступным данным, оставьте это поле пустым.
- Условия. Чтобы применить правило ко всем доступным данным, оставьте это поле пустым.
- Не включать черновики. Не устанавливайте этот флажок, чтобы применить правило ко всем доступным данным.
- Срок хранения. Выберите значение Бессрочно.
- Нажмите Создать.
- Повторите эти действия для каждого сервиса, в котором нужно сохранить все данные.
- После перехода на новую версию ознакомьтесь с правилами назначения лицензий и хранения. Подробнее…
После перехода
- Убедитесь, что все лицензии на дополнения удалены, чтобы за них не взималась плата. Если нет, удалите все дополнительные лицензии на Google Сейф. В некоторых случаях после перехода на новую подписку дополнительные лицензии на Сейф остаются назначенными пользователям.
- Проверьте правила хранения на соответствие требованиям вашей организации. Если вы создали правила хранения без срока действия в качестве меры предосторожности, проверьте их и удалите, если это необходимо.