เมื่อองค์กรอัปเกรดเป็นรุ่น Google Workspace ที่มีใบอนุญาต Google ห้องนิรภัยสำหรับผู้ใช้ทุกคนในองค์กร หากคุณตั้งกฎการเก็บรักษาในห้องนิรภัยไว้แล้ว ข้อมูลทั้งหมดจะอยู่ภายใต้กฎที่เกี่ยวข้องทันที หากก่อนหน้านี้องค์กรของคุณซื้อใบอนุญาตห้องนิรภัยเป็นส่วนเสริมและคุณมีกฎการเก็บรักษาที่ล้างข้อมูล ผู้ใช้ที่ไม่มีใบอนุญาตห้องนิรภัยก่อนหน้านี้อาจสูญเสียข้อมูล
หมายเหตุ: หากคุณยังไม่ได้ตั้งกฎการเก็บรักษาในห้องนิรภัย ได้มอบหมายใบอนุญาตส่วนเสริมของห้องนิรภัยให้กับทุกคนแล้ว หรือกำลังอัปเกรดจากรุ่นที่มีห้องนิรภัยอยู่ด้วย ลักษณะการทำงานจะไม่มีการเปลี่ยนแปลงเมื่ออัปเกรด คุณสามารถดำเนินการต่อได้โดยไม่ต้องมีมาตรการป้องกันเพิ่มเติม
| มีใบอนุญาตห้องนิรภัย | มีใบอนุญาตห้องนิรภัยเป็นส่วนเสริม |
|---|---|
|
หากต้องการข้อมูลเกี่ยวกับรุ่นที่เข้ากันได้ โปรดติดต่อฝ่ายขายของ Google |
ความเสี่ยงที่ข้อมูลจะสูญหายหากใช้การมอบหมายใบอนุญาตเพียงบางส่วน
หากผู้ใช้บางรายในองค์กรไม่มีใบอนุญาตห้องนิรภัยและคุณอัปเกรดเป็นรุ่นที่มีห้องนิรภัย ผู้ใช้ทั้งหมดจะต้องปฏิบัติตามนโยบายการเก็บรักษาและการลบข้อมูลปัจจุบันขององค์กร
- กฎการเก็บรักษาเริ่มต้นจะมีผลกับผู้ใช้ทุกคนในองค์กร ซึ่งอาจส่งผลให้มีการลบข้อมูลผู้ใช้ที่ไม่ได้รับการคุ้มครองโดยกฎที่กำหนดเองอย่างถาวรโดยไม่คาดคิด
- กฎการเก็บรักษาที่กำหนดเองซึ่งใช้กับหน่วยขององค์กรจะมีผลกับผู้ใช้ทั้งหมดในหน่วยขององค์กรนั้นและหน่วยขององค์กรย่อย
- การคงไว้ชั่วคราวที่ใช้กับหน่วยขององค์กรระดับบนสุดจะมีผลกับผู้ใช้ทุกคนในองค์กร
หมายเหตุ: หากดาวน์เกรดเป็นรุ่นที่ไม่มีห้องนิรภัยในภายหลัง คุณจะเสียสิทธิ์เข้าถึงห้องนิรภัยและข้อมูลในนั้น
การป้องกันข้อมูลสูญหายสําหรับผู้ใช้ที่เพิ่งได้รับใบอนุญาต
ตรวจสอบกฎการเก็บรักษาปัจจุบันเพื่อให้แน่ใจว่าได้ตั้งค่าไว้อย่างเหมาะสมสำหรับองค์กรที่ใช้ใบอนุญาต Vault เต็มรูปแบบ ทำการแก้ไขที่จำเป็นกับการตั้งค่าการเก็บรักษาก่อนอัปเกรด ไม่เช่นนั้นเนื้อหาอาจสูญหายอย่างถาวร
หากต้องการอัปเกรดก่อนที่จะตรวจสอบนโยบายการเก็บรักษาอย่างละเอียด คุณสามารถสร้างกฎการเก็บรักษาที่กำหนดเองสำหรับบริการแต่ละอย่างของ Google โดยมีระยะเวลาการเก็บรักษาแบบไม่จำกัด และใช้กฎดังกล่าวกับทั้งองค์กร กฎเหล่านี้จะป้องกันไม่ให้มีการลบข้อมูลทั้งหมดจนกว่าคุณจะนำกฎออก
- ลงชื่อเข้าใช้ vault.google.com
- คลิกการเก็บรักษา
กฎที่กำหนดเอง - คลิกสร้าง
- เลือกตัวเลือกต่อไปนี้ตามความเหมาะสม
- บริการ - เลือกบริการที่ต้องการปกป้องข้อมูล
- ขอบเขต - เลือกหน่วยขององค์กรระดับบนสุด ในส่วนกลุ่ม ให้เลือกกลุ่มทั้งหมด
- วันที่ส่ง - เว้นว่างไว้เพื่อใช้กับข้อมูลที่มีอยู่ทั้งหมด
- ข้อกำหนด - เว้นว่างไว้เพื่อใช้กับข้อมูลที่มีอยู่ทั้งหมด
- ยกเว้นฉบับร่าง - ไม่ต้องเลือกตัวเลือกนี้เพื่อให้มีผลกับข้อมูลที่มีอยู่ทั้งหมด
- ระยะเวลาเก็บรักษา - เลือกไม่จำกัด
- คลิกสร้าง
- ทำซ้ำสำหรับแต่ละบริการที่ต้องการปกป้องข้อมูลไว้ทั้งหมด
- หลังจากอัปเกรดแล้ว ให้ตรวจสอบกฎการมอบหมายใบอนุญาตและกฎการเก็บรักษาของคุณ ดูข้อมูลเพิ่มเติม
หลังจากอัปเกรด
- ตรวจสอบว่าได้นำใบอนุญาตแพ็กเกจเสริมทั้งหมดออกแล้วเพื่อหลีกเลี่ยงการเรียกเก็บเงินสำหรับใบอนุญาตเหล่านี้ หากไม่มี ให้นำใบอนุญาตส่วนเสริมของ Google ห้องนิรภัยออก ในบางกรณี ใบอนุญาตส่วนเสริมสำหรับห้องนิรภัยอาจยังคงมีการมอบหมายอยู่หลังจากการอัปเกรด
- ตรวจสอบกฎการเก็บรักษาเพื่อให้แน่ใจว่าเป็นไปตามข้อกำหนดขององค์กร หากคุณสร้างกฎการเก็บรักษาแบบไม่มีกำหนดเพื่อเป็นการป้องกันไว้ก่อน ให้ตรวจสอบและนำกฎดังกล่าวออกตามความจำเป็น