Если вы перейдете на версию Google Workspace, которая включает лицензии Google Сейфа для всех пользователей в организации, и у вас уже настроены правила хранения в Сейфе, то все данные сразу же станут обрабатываться в соответствии с этими правилами. Если ваша организация ранее приобрела лицензии на Сейф в качестве дополнений и у вас есть правила хранения, которые удаляют данные, пользователи, у которых ранее не было лицензии на Сейф, могут потерять данные.
Примечание. Если вы не настроили правила хранения в Сейфе, уже назначили всем дополнительные лицензии на Сейф или переходите с версии, в которую также входит Сейф, то после перехода ничего не изменится. Вы можете продолжить без дополнительных мер предосторожности.
| Пакеты, в которые включены лицензии на Сейф | Пакеты, в которых необходимы дополнительные лицензии на Сейф |
|---|---|
|
Чтобы узнать о совместимых версиях, обратитесь в отдел продаж Google. |
Риск потери данных пользователей, у которых ранее не было лицензии
Если не у всех пользователей в организации есть лицензия на Сейф и вы перейдете на версию, в которую входит этот сервис, установленные вами правила хранения и удаления данных начнут действовать для всех пользователей.
- Правила хранения по умолчанию будут применяться ко всем пользователям в организации. Это может привести к неожиданному и необратимому удалению всех пользовательских данных, которые не защищены специальными правилами.
- Специальные правила хранения, настроенные для организационного подразделения, применяются ко всем пользователям в этом подразделении и его дочерних подразделениях.
- Все запреты на удаление, примененные к организационному подразделению верхнего уровня, будут применены ко всем пользователям в организации.
Примечание. Если вы перейдете на версию, в которую не входит Сейф, вы потеряете доступ к Сейфу и его данным.
Как предотвратить потерю данных пользователей, у которых ранее не было лицензии
Проверьте текущие правила хранения, чтобы убедиться, что они подходят для организации, в которой все пользователи имеют лицензии на Сейф. Прежде чем переходить на новую версию, измените настройки хранения, иначе вы можете потерять контент без возможности восстановления.
Если вы хотите перейти на новую версию до того, как полностью проверите правила хранения, вы можете создать специальные правила хранения для каждого сервиса Google с бессрочным периодом хранения и применить их ко всей организации. Эти правила запрещают удаление всех данных, пока вы не удалите сами правила.
- Войдите в аккаунт на сайте vault.google.com.
- Нажмите Хранение
Специальные правила. - Нажмите Создать.
- Выберите нужные варианты:
- Сервис. Выберите сервис, для которого вы хотите настроить защиту данных.
- Область действия. Выберите организационное подразделение верхнего уровня. В качестве значения параметра "Группы" выберите Все группы.
- Дата отправки. Чтобы применить правило ко всем доступным данным, оставьте это поле пустым.
- Условия. Чтобы применить правило ко всем доступным данным, оставьте это поле пустым.
- Не включать черновики. Не устанавливайте этот флажок, чтобы применить правило ко всем доступным данным.
- Срок хранения. Выберите значение Бессрочно.
- Нажмите Создать.
- Повторите эти действия для каждого сервиса, в котором нужно сохранить все данные.
- После перехода на новую версию ознакомьтесь с правилами назначения лицензий и хранения. Подробнее…
После перехода
- Убедитесь, что все лицензии на дополнения удалены, чтобы за них не взималась плата. Если нет, удалите все дополнительные лицензии на Google Сейф. В некоторых случаях дополнительные лицензии на Сейф могут остаться назначенными после перехода на новую версию.
- Проверьте, соответствуют ли правила хранения требованиям вашей организации. Если вы создали правила бессрочного хранения в качестве меры предосторожности, проверьте их и при необходимости удалите.