如果貴組織升級至 Google Workspace 版本，且該版本包含貴組織所有使用者的 Google 保管箱授權，那麼您在保管箱中設定的資料保留規則，會立即套用至所有資料。如果貴機構先前曾購買保管箱授權做為加購項目，且您設定了清除資料的保留規則，則先前沒有保管箱授權的使用者可能會遺失資料。
注意：如果您尚未在保管箱中設定任何保留規則、已為所有人指派保管箱加購授權，或從同樣包含保管箱的版本升級，升級後行為不會有任何變化。您可以繼續操作，不需採取額外預防措施。
| 隨附保管箱授權 | 可額外購買保管箱授權 |
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如需相容版本的相關資訊，請 聯絡 Google 銷售團隊。 |
部分保管箱授權的資料遺失風險
如果貴組織並非所有人都擁有保管箱授權，且您升級至包含保管箱的版本，則所有使用者都將適用現行的資料保留和刪除政策。
- 預設資料保留規則會套用至組織中的所有使用者。這可能會導致未受自訂規則保護的使用者資料遭到意外永久刪除。
- 套用至組織單位的任何自訂保留規則，都會套用至該組織單位及其子組織單位的所有使用者。
- 套用至頂層組織單位的訴訟保留，會套用至組織中的所有使用者。
注意：如果日後降級至不含保管箱的版本，您將無法存取保管箱和相關資料。
防止新獲得授權的使用者遺失資料
請檢查目前的保留規則，確保設定符合已全面授權保管箱的機構需求。升級前，請視需要修改保留設定，否則內容可能會永久遺失。
如要在完整審查資料保留政策前升級，您可以為每項 Google 服務建立自訂資料保留規則，並將保留期限設為無限期，然後套用至整個組織。在您移除這些規則之前，系統不會刪除任何資料。
- 登入 vault.google.com。
- 依序按一下「保留」
「自訂規則」。 - 按一下「建立」。
- 視需要選取下列選項：
- 服務 - 選取要保護哪項服務的資料。
- 範圍 - 選取頂層機構單位。在「網路論壇」部分選取「所有群組」。
- 傳送日期 - 將這個選項留空，以便套用至所有可用的資料。
- 字詞 - 將這個選項留空，以便套用至所有可用的資料。
- 排除草稿 - 不要勾選這個選項，以便套用至所有可用的資料。
- 保留期限 - 選取 [無限期]。
- 按一下 [建立]。
- 針對要保護所有資料的每項服務重複執行上述步驟。
- 升級後，請檢查授權和保留規則。 瞭解詳情
升級後須採取的行動
- 確認所有加購授權皆已移除，以免產生相關費用。如果沒有，請移除所有加購的 Google 保管箱授權。在某些情況下，保管箱的加購授權在升級後仍會保持指派狀態。
- 請檢查資料保留規則，確保符合貴組織的需求。如果您為了預防萬一而建立永久保留規則，請檢查並視需要移除。