如果貴機構升級至 Google Workspace 版本，並為所有使用者提供 Google 保管箱授權，且您已在保管箱中設定資料保留規則，那麼所有資料都會立即套用適用的規則。如果貴機構先前是購買保管箱授權做為外掛程式，且您有會清除資料的保留規則，那麼先前沒有保管箱授權的使用者可能會遺失資料。
注意：如果您尚未在保管箱中設定任何保留規則、已為所有人指派保管箱加購授權，或是從也包含保管箱的版本升級，升級後行為不會有任何變更。您可以繼續操作，不必採取額外防護措施。
| 隨附保管箱授權 | 可額外購買保管箱授權 |
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如需相容版本的相關資訊，請 聯絡 Google 銷售團隊。 |
部分保管箱授權的資料遺失風險
如果貴機構並非所有人都擁有保管箱授權，且您升級至隨附保管箱的版本，那麼現行的資料保留和刪除政策將適用於所有使用者。
- 系統會將預設保留規則套用至貴機構的所有使用者。這可能會導致系統意外永久刪除未受自訂規則保護的任何使用者資料。
- 套用至機構單位的自訂資料保留規則，會套用至該機構單位及其子機構單位的所有使用者。
- 套用至頂層組織單位的保留處置，會套用至貴機構的所有使用者。
注意：如果之後降級至不含保管箱的版本，您將無法存取保管箱和其中的資料。
防止新獲得授權的使用者遺失資料
檢查目前的資料保留規則，確保已為具備完整授權的保管箱機構適當設定規則。升級前請先視需要修改保留設定，否則內容可能會永久遺失。
如要在詳閱保留政策前升級，您可以為每項 Google 服務建立自訂保留規則，並將保留期限設為無限期，然後套用至整個機構。在您移除這些規則前，系統不會刪除任何資料。
- 登入 vault.google.com。
- 依序按一下「保留」
「自訂規則」。 - 按一下「建立」。
- 視情況選取下列選項：
- 服務 - 選取要保護哪項服務的資料。
- 範圍 - 選取頂層機構單位。在「群組」部分選取「所有群組」。
- 傳送日期 - 將這個選項留空，以便套用至所有可用的資料。
- 字詞 - 將這個選項留空，以便套用至所有可用的資料。
- 排除草稿 - 不要勾選這個選項，以便套用至所有可用的資料。
- 保留期限 - 選取 [無限期]。
- 按一下 [建立]。
- 針對要保護所有資料的每項服務重複執行上述步驟。
- 升級後，請檢查授權和保留規則。瞭解詳情
升級後須採取的行動
- 確認已移除所有外掛程式授權，以免繼續支付相關授權費用。如果不是，請移除所有加購的 Google 保管箱授權。在某些情況下，升級後系統可能會繼續指派保管箱外掛程式授權。
- 請檢查保留規則，確保符合貴機構的規定。如果您為了防範風險而建立了無限期保留規則，請檢查並視需要移除。