Als uw organisatie upgradet naar een Google Workspace-versie die Google Vault-licenties bevat voor alle gebruikers in uw organisatie en u al bewaarregels heeft ingesteld in Vault, vallen alle gegevens onmiddellijk onder de geldende regels. Als uw organisatie eerder Vault-licenties heeft gekocht als add-ons en u bewaarregels heeft die gegevens definitief verwijderen, kunnen gebruikers die eerder geen Vault-licentie hadden, gegevens kwijtraken.
Opmerking: Als u geen bewaarregels heeft ingesteld in Vault, al add-onlicenties voor Vault heeft toegewezen aan iedereen of upgradet vanaf een versie die ook Vault bevat, verandert er niets na de upgrade. Je kunt doorgaan zonder aanvullende voorzorgsmaatregelen.
| Inclusief Vault-licenties | Add-on-licenties voor Vault beschikbaar |
|---|---|
|
Voor informatie over geschikte versies contact opnemen met Google Sales. |
Risico van gegevensverlies bij Vault-licenties voor een deel van het domein
Als niet iedereen in uw organisatie een Vault-licentie heeft en u upgradet naar een versie die Vault bevat, is uw huidige beleid voor het bewaren en verwijderen van gegevens van toepassing op alle gebruikers.
- Uw standaard bewaarregels worden toegepast op alle gebruikers in uw organisatie. Dit kan ertoe leiden dat gebruikersgegevens die niet worden beschermd door aangepaste regels, onverwacht definitief worden verwijderd.
- Aangepaste bewaarregels die zijn toegepast op een organisatie-eenheid, worden toegepast op alle gebruikers in die organisatie-eenheid en de onderliggende organisatie-eenheden.
- Bewaarplichten die zijn toegepast op de organisatie-eenheid op het hoogste niveau, worden toegepast op alle gebruikers in uw organisatie.
Opmerking: Als u later downgradet naar een versie zonder Vault, raakt u de toegang tot Vault en de gegevens kwijt.
Gegevensverlies voorkomen voor gebruikers die net een licentie hebben gekregen
Controleer uw huidige bewaarregels om te zorgen dat ze juist zijn ingesteld voor een organisatie met volledige Vault-licenties. Breng de nodige wijzigingen aan in uw bewaarinstellingen voordat u upgradet, anders kunt u content definitief kwijtraken.
Als u wilt upgraden voordat u uw bewaarbeleid volledig heeft doorgenomen, kunt u aangepaste bewaarregels maken voor elke Google-service met een onbepaalde bewaarperiode en deze toepassen op uw hele organisatie. Deze regels voorkomen dat gegevens worden verwijderd totdat je ze verwijdert.
- Log in op vault.google.com.
- Klik op Bewaren
Aangepaste regels. - Klik op Maken.
- Selecteer de volgende opties, indien van toepassing:
- Service: selecteer een service waarvoor u de gegevens wilt beveiligen.
- Bereik: selecteer de organisatie-eenheid op het hoogste niveau. Selecteer bij Groepen de optie Alle groepen.
- Verzenddatum: laat dit veld leeg, zodat de regel geldt voor alle beschikbare gegevens.
- Zoekwoorden: laat dit veld leeg, zodat de regel geldt voor alle beschikbare gegevens.
- Concepten uitsluiten: vink dit vakje niet aan, zodat de regel geldt voor alle beschikbare gegevens.
- Bewaarperiode: selecteer Onbeperkt.
- Klik op Maken.
- Herhaal dit voor elke service waarvan u alle gegevens wilt bewaren.
- Controleer de licentie- en bewaarregels nadat u de upgrade heeft uitgevoerd. Meer informatie
Na de upgrade
- Controleer of alle add-onlicenties zijn verwijderd om te voorkomen dat er kosten in rekening worden gebracht voor deze licenties. Als dit niet het geval is, verwijdert u alle add-onlicenties voor Google Vault. In sommige gevallen blijven de add-onlicenties voor Vault toegewezen na de upgrade.
- Controleer uw bewaarregels om te zorgen dat ze voldoen aan de vereisten van uw organisatie. Als u uit voorzorg bewaarregels voor onbepaalde tijd heeft gemaakt, controleert u deze en verwijdert u ze indien nodig.