מידע על שדרוג למהדורה שכוללת את Vault

כשמשדרגים את הארגון למהדורה של Google Workspace שכוללת רישיונות ל-Google Vault לכל המשתמשים בארגון, אם כבר הגדרתם כללי שמירה ב-Vault, כל הנתונים כפופים באופן מיידי לכל הכללים הרלוונטיים. אם הארגון שלכם רכש בעבר רישיונות ל-Vault כתוספים ויש לכם כללי שמירה שמסירים נתונים, משתמשים שלא היה להם רישיון ל-Vault לפני כן עלולים לאבד נתונים.

הערה: אם לא הגדרתם כללי שמירה ב-Vault, אם כבר הקציתם לכולם רישיונות לתוסף Vault או אם אתם משדרגים ממהדורה שכוללת גם את Vault, לא יהיה שינוי בהתנהגות המערכת אחרי השדרוג. אפשר להמשיך בלי לנקוט אמצעי זהירות נוספים.

רישיונות ל-Vault כלולים	רישיונות זמינים לתוסף Vault
‫Frontline Standard ו-Frontline Plus Business Plus ‫Enterprise Standard ו-Enterprise Plus כל מהדורות Education ‫Enterprise Essentials ו-Enterprise Essentials Plus (רק לאחר אימות הדומיין) G Suite Business	למידע על מהדורות תואמות, פנו למחלקת המכירות של Google.

להשוואה בין המהדורות

סיכון לאובדן נתונים ברישוי חלקי של Vault

אם לא לכל המשתמשים בארגון יש רישיון ל-Vault ואתם משדרגים למהדורה שכוללת את Vault, כל המשתמשים יהיו כפופים למדיניות הנוכחית שלכם בנושא שמירה ומחיקה של נתונים.

• כללי השמירה שמוגדרים כברירת מחדל יחולו על כל המשתמשים בארגון. כתוצאה מכך, יכול להיות שנתוני משתמשים שלא מוגנים על ידי כללים מותאמים אישית יימחקו באופן בלתי צפוי ולתמיד.
• כל כללי השמירה המותאמים אישית שמוחלים על יחידה ארגונית יחולו על כל המשתמשים ביחידה הארגונית הזו וביחידות הבת הארגוניות שלה.
• כל ההשעיות שהוגדרו ליחידה הארגונית ברמה העליונה יחולו על כל המשתמשים בארגון.

הערה: אם תשדרגו מאוחר יותר למהדורה שלא כוללת את Vault, לא תהיה לכם יותר גישה ל-Vault ולנתונים ששמורים בו.

מניעת אובדן נתונים למשתמשים עם רישיון חדש

כדאי לבדוק את כללי השמירה הנוכחיים כדי לוודא שהם מוגדרים בצורה מתאימה לארגון עם רישיון מלא ל-Vault. לפני שמשדרגים, חשוב לבצע את השינויים הנדרשים בהגדרות השמירה, אחרת יכול להיות שתאבדו תוכן באופן סופי.

אם רוצים לשדרג לפני שבודקים את מדיניות השמירה, אפשר ליצור כללי שמירה מותאמים אישית לכל שירות של Google עם תקופת שמירה בלתי מוגבלת ולהחיל אותם על כל הארגון. הכללים האלה מונעים מחיקה של כל הנתונים עד שתסירו אותם.

1. נכנסים אל vault.google.com.
2. לוחצים על שמירה כללים מותאמים אישית.
3. לוחצים על יצירה.
4. בוחרים את האפשרויות הרלוונטיות:
   1. שירות – בוחרים שירות שרוצים להגן על הנתונים שלו.
   2. היקף—בוחרים את היחידה הארגונית ברמה העליונה. בקטע 'קבוצות', בוחרים באפשרות כל הקבוצות.
   3. תאריך השליחה – משאירים את השדה הזה ריק כדי להחיל את ההגדרה על כל הנתונים הזמינים.
   4. תנאים—כדי להחיל את ההגדרה על כל הנתונים הזמינים, משאירים את השדה הזה ריק.
   5. לא לכלול טיוטות – כדי להחיל את ההגדרה על כל הנתונים הזמינים, לא מסמנים את התיבה הזו.
   6. תקופת שמירה – בוחרים באפשרות ללא הגבלה.
5. לוחצים על יצירה.
6. חוזרים על הפעולה הזו לכל שירות שרוצים להגן על כל הנתונים שלו.
7. אחרי השדרוג, כדאי לבדוק את הרישיונות ואת כללי השמירה. מידע נוסף

אחרי השדרוג

1. כדי להימנע מחיובים על הרישיונות האלה, צריך לוודא שכל הרישיונות לתוספים הוסרו . אם לא, מסירים את כל הרישיונות לתוסף Google Vault. במקרים מסוימים, יכול להיות שהרישיונות לתוסף Vault יישארו מוקצים אחרי השדרוג.
2. כדאי לבדוק את כללי השמירה כדי לוודא שהם עומדים בדרישות של הארגון. אם יצרתם כללים לשמירת נתונים ללא הגבלת זמן כאמצעי זהירות, כדאי לבדוק אותם ולהסיר אותם לפי הצורך.