Quando sua organização faz upgrade para uma edição do Google Workspace que inclui licenças do Google Vault para todos os usuários, se você já tiver definido regras de retenção no Vault, todos os dados estarão imediatamente sujeitos às regras aplicáveis. Se a organização tiver comprado licenças do Vault como complementos e você tiver regras de retenção que limpam dados, os usuários que não tinham uma licença do Vault antes poderão perder dados.
Observação:se você não tiver definido regras de retenção no Vault, já tiver atribuído licenças de complemento do Vault a todos ou estiver fazendo upgrade de uma edição que também inclui o Vault, não haverá mudança no comportamento após o upgrade. Você pode continuar sem outras precauções.
| Licenças do Vault incluídas | Licenças do complemento do Vault disponíveis |
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Para mais informações sobre edições compatíveis, entre em contato com a equipe de vendas do Google. |
Risco de perda de dados no licenciamento parcial do Vault
Se nem todos na sua organização tiverem uma licença do Vault e você fizer upgrade para uma edição que inclua o Vault, todos os usuários vão estar sujeitos às políticas atuais de exclusão e retenção de dados.
- As regras de retenção padrão serão aplicadas a todos os usuários da sua organização. Isso pode resultar na exclusão inesperada e permanente de todos os dados do usuário que não estão protegidos por regras personalizadas.
- As regras de retenção personalizadas aplicadas a uma unidade organizacional serão aplicadas a todos os usuários dessa unidade e das unidades organizacionais filhas.
- As guardas de documentos aplicadas à unidade organizacional principal serão aplicadas a todos os usuários da sua organização.
Observação:se você fizer downgrade para uma edição que não inclui o Vault, vai perder o acesso ao Vault e aos dados dele.
Evitar a perda de dados para usuários recém-licenciados
Revise as regras de retenção atuais para garantir que elas estejam definidas corretamente para uma organização do Vault totalmente licenciada. Faça as modificações necessárias nas configurações de retenção antes de fazer o upgrade. Caso contrário, você poderá perder conteúdo permanentemente.
Se você quiser fazer o upgrade antes de analisar totalmente suas políticas de retenção, crie regras de retenção personalizadas para cada serviço do Google com um período de retenção indefinido e aplique-as a toda a organização. Essas regras impedem a exclusão de todos os dados até que você as remova.
- Faça login em vault.google.com.
- Clique em Retenção
Regras personalizadas. - Clique em Criar.
- Selecione as seguintes opções, conforme aplicável:
- Serviço: selecione um serviço para proteger os dados dele.
- Escopo: selecione a unidade organizacional principal. Em "Grupos", selecione Todos os grupos.
- Data de envio: deixe em branco para aplicar a todos os dados disponíveis.
- Termos: deixe em branco para aplicar a todos os dados disponíveis.
- Excluir rascunhos: deixe essa opção desmarcada para aplicá-la a todos os dados disponíveis.
- Período de retenção: selecione Indefinidamente.
- Clique em Criar.
- Repita essas etapas para cada serviço em que você quer manter todos os dados.
- Após o upgrade, revise suas regras de licenciamento e retenção. Saiba mais
Após fazer upgrade
- Confirme se todas as licenças de complementos foram removidas para evitar cobranças. Se não, remova todas as licenças de complemento do Google Vault. Em alguns casos, as licenças de complemento do Vault podem permanecer atribuídas após o upgrade.
- Revise as regras de retenção para garantir que elas estejam em conformidade com os requisitos da sua organização. Se você criou regras de retenção indefinidas como precaução, analise e remova-as conforme necessário.