Organisationen kan ge externa användare åtkomst till Google Apps Arkiv, exempelvis anställda på ett regleringsorgan, för att efterleva en utredning eller granskning. Google Workspace-administratören måste först lägga till dessa användare i organisationen i administratörskonsolen och ge dem behörighet att söka i Arkiv, visa rapporter, tilldela en Arkiv-aktiverad licens eller andra uppgifter. Du måste sedan informera de externa användarna om att de har åtkomst till Arkiv med dessa konton.
För Google Workspace-administratören
Så här beviljar du åtkomst och tilldelar Arkiv-behörigheter till externa användare:
- Logga in på administratörskonsolen.
- Skapa en ny organisationsenhet för externa användare.
- Aktivera eller inaktivera tjänster (till exempel Gmail) för den här organisationsenheten efter behov.
Lägg till externa användare i den här organisationsenheten.
Om du till exempel vill att sarah@solarmora.com, en extern utredare, ska få åtkomst till Arkiv kan du lägga till henne som sarah-solarmora@din_domän.com.
Obs! Om du använder Directory Sync för att hantera användarna måste du lägga till externa användare i LDAP-katalogen eller i Directory Sync så att de inte tas bort automatiskt under synkroniseringen.
Skapa en ny administratörsroll med de Arkiv-behörigheter som krävs.
Tilldela administratörsrollen till externa användare vid behov.
För Arkiv-användaren
Hjälp externa användare att komma igång med Google Apps Arkiv:
- Få användarnamn och lösenord från Google Workspace-administratören (skapades i steg 4 ovan). Externa användare anger dessa inloggningsuppgifter för att få åtkomst till Arkiv.
- Ge dessa uppgifter till externa användare.
- Berätta för användarna var de kan logga in på Arkiv.