Asigna licencias de Vault

Para buscar, conservar, exportar o retener los datos de Google Workspace de un usuario con Google Vault, el usuario debe tener una licencia de Vault. Si tu organización tiene una edición de Google Workspace que no incluye licencias de Vault para todos, puedes comprar licencias complementarias y asignarlas a los usuarios en la Consola del administrador de Google. Puedes asignar licencias a todos los usuarios de un dominio (licencias para todo el dominio) o a usuarios individuales o unidades organizativas (licencias para parte del dominio). Para decidir quién necesita una licencia, revisa los requisitos comerciales y legales de tu organización.

Antes de comenzar

  • En la Consola del administrador, en Facturación, asegúrate de tener licencias de Vault disponibles. Si no es así, compra licencias de Vault para tu organización.
  • Si usas licencias de dominio parcial, tienes una cantidad específica de licencias disponibles para asignar a usuarios o unidades organizativas. No se puede superar ese número, y no puedes asignar licencias de Vault automáticamente.

Asigna licencias de Vault

Asignar licencias a todos automáticamente

Puedes asignar automáticamente licencias de Vault a todos los usuarios y a los que agregues más adelante.

  1. En la Consola del administrador de Google, ve a Menú y luego Facturación y luego Configuración de licencias.

    Es necesario tener el privilegio de administración de licencias.

  2. Haz clic en Google Vault.
  3. Haz clic en la flecha hacia abajo y selecciona Activado.
  4. Haz clic en Guardar.

Cómo usar una hoja de cálculo para asignar licencias

Si asignas licencias a muchos usuarios, puedes crear un archivo CSV con una lista de ellos.

  1. En la Consola del administrador de Google, ve a Menú y luego Facturación y luego Suscripciones.

    Es necesario tener el privilegio de administración de facturación.

  2. Haz clic en Google Vault.
  3. En Configuración de licencias, confirma que Asignación automática esté configurada como DESACTIVADA. De lo contrario, haz clic en Administrar la configuración de licencias y configúrala como DESACTIVADA. Luego, regresa a la página de suscripción de Google Vault.
  4. Haz clic en Asignar licencias.
  5. Haz clic en Descargar la información del usuario en un archivo CSV. Se descargará un archivo CSV con todos tus usuarios.
  6. Edita el archivo para agregar la licencia de Vault en la columna de licencias de cada usuario al que quieras asignarle una licencia. Más información
  7. Haz clic en Adjuntar archivo CSV y selecciona el archivo CSV que actualizaste.
  8. Haz clic en Subir.

Asigna licencias a usuarios individuales o unidades organizativas

Si agregas usuarios nuevos a Google Workspace después de completar estos pasos, repítelos para asignarles licencias de Vault. Si usas todas tus licencias, comunícate con tu administrador de cuentas o revendedor para aumentar tu pedido.

  1. En la Consola del administrador de Google, ve a Menú y luego Facturación y luego Suscripciones.

    Es necesario tener el privilegio de administración de facturación.

  2. Haz clic en Google Vault.
  3. En Configuración de licencias, confirma que Asignación automática esté configurada como DESACTIVADA. De lo contrario, haz clic en Administrar la configuración de licencias y configúrala como DESACTIVADA. Luego, regresa a la página de suscripción de Google Vault.
  4. Haz clic en Asignar licencias.
  5. Para asignar Vault a usuarios individuales, sigue estos pasos:
    1. En la lista o los resultados de la búsqueda, marca la casilla junto a cada usuario.
    2. En la parte superior de la lista, haz clic en Más y luego Asignar licencias.
    3. Selecciona Google Vault.
    4. Haz clic en Asignar.
  6. Para asignar Vault a todos los usuarios de una unidad organizativa, haz lo siguiente:
    1. A la izquierda, haz clic en Usuarios de las unidades organizativas seleccionadas y, luego, en la unidad organizativa. Para seleccionar varias unidades organizativas, haz clic en Seleccionar varios.
    2. En la parte superior de la lista, haz clic en Más y luego Asignar licencias.
    3. Selecciona Google Vault.
    4. Haz clic en Asignar.

    Nota: Cuando agregas usuarios nuevos a la unidad organizativa, no se les asignan automáticamente licencias de Vault.

Administra las licencias de Vault

Consulta los usuarios a los que se les asignaron licencias de Vault

  1. En la Consola del administrador de Google, ve a Menú y luego Facturación y luego Suscripciones.

    Es necesario tener el privilegio de administración de facturación.

  2. Haz clic en Google Vault.
  3. Haz clic en Asignar licencias.
  4. Haz clic en Agregar un filtro y luego Licencia asignada y luego Google Vault.

Cómo quitar licencias de usuarios individuales o unidades organizativas

Antes de quitar licencias, asegúrate de comprender las consecuencias. Para obtener más información, consulta las Preguntas frecuentes sobre las licencias de Vault.

  1. En la Consola del administrador de Google, ve a Menú y luego Facturación y luego Suscripciones.

    Es necesario tener el privilegio de administración de facturación.

  2. Haz clic en Google Vault.
  3. Haz clic en Asignar licencias.
  4. Para quitar licencias de Vault a usuarios individuales, haz lo siguiente:
    1. En la lista o los resultados de la búsqueda, marca la casilla junto a cada usuario.
    2. En la parte superior de la lista, haz clic en Más y luego Quitar licencias.
    3. Selecciona Google Vault.
    4. Haz clic en Quitar.
  5. Si quieres quitar las licencias de Vault de todos los usuarios de una unidad organizativa, haz lo siguiente:
    1. A la izquierda, haz clic en Usuarios de unidades organizativas seleccionadas y, luego, en la unidad organizativa. Para seleccionar varias unidades organizativas, haz clic en Seleccionar varios.
    2. En la parte superior de la lista, haz clic en Más y luego y luego Quitar licencias.
    3. Selecciona Google Vault.
    4. Haz clic en Quitar.