与设置保险柜有关的要求和建议
- 您必须是贵组织的 Google Workspace 超级用户，才能完成本指南中的步骤。
- 如要成为保险柜管理员，您必须拥有包含 Google 保险柜服务的 Google Workspace 许可。如果您的 Google Workspace 许可不包含保险柜服务，您需要购买 Google 保险柜加购项许可。详细了解 Google 保险柜加购项。
- 验证您的组织是否未管理电子邮件和聊天消息存储。 如果此功能配置为自动删除消息，则会干扰保险柜保留规则。登录管理控制台，然后将此设置更改为不自动删除电子邮件和聊天消息。
- 不妨考虑启用综合消息存储。 其他 Google 产品可能会以用户的名义发送电子邮件。此设置可确保这些邮件的副本存储在用户的 Gmail 邮箱中，并且可供 Google 保险柜访问。 了解详情
- 考虑为贵组织启用聊天记录功能。保留规则和保全始终适用于 Chat 聊天室。但仅在启用了聊天记录的情况下，才适用于私信。
- 考虑在 Google 群组企业版中为相关群组启用帖子归档。保险柜只能对启用了归档功能的群组中的帖子执行保全、保留和搜索操作。 不过，群组所有者可以为自己的群组更改此设置。如果群组所有者关闭了归档功能，相应群组中的邮件仍可在用户邮箱中查看。
第 1 步：根据需要购买保险柜许可
大多数 Google Workspace 版本都包含保险柜，但对于某些版本，保险柜是附加服务。您可以为所有人购买和分配许可（全组织许可），也可以仅为部分人员购买和分配许可（部分组织许可）。
- 为贵组织购买保险柜许可。根据您希望让哪些用户能保留和搜索数据，为他们每人分别分配一个保险柜许可。此外，您还需要为每位保险柜管理员分配一个保险柜许可。 您可以咨询贵组织中了解组织业务与法律要求的人士，确定需要保险柜许可的人员。
- 为用户和管理员分配保险柜许可。
第 2 步：决定哪些用户可以登录保险柜
如需允许用户登录保险柜，请为所有用户或选定用户启用保险柜。 了解操作方法
注意：
- 此设置不会影响保险柜可保留、保全和搜索的账号范围。凡是拥有 Google Workspace 和保险柜许可的用户账号，都是可以被保留、保全和搜索的账号。
- 对于哪些账号能够更改保留规则、搜索数据或使用其他保险柜功能，此设置没有任何影响。用户必须拥有相应保险柜权限才能使用保险柜。
- 如果您为组织中的所有人启用保险柜，则保险柜图标会显示在所有人的应用列表中。如果贵组织已设置组织部门，我们建议您仅向拥有保险柜权限的组织部门用户授予访问权限。
第 3 步：（可选）向获得授权的用户授予保险柜权限
根据您希望让哪些用户能创建保留规则、设置保全或开展调查，向他们授予相应权限。默认情况下，只有拥有保险柜许可的超级用户可以使用保险柜功能。了解操作方法
第 4 步：登录保险柜
如果您最近购买了 Google 保险柜或开始了 30 天的试用期，我们建议您等待 30-60 分钟，然后再登录 Google 保险柜。如果您在购买后立即登录，可能无法访问保险柜的所有功能。
- 前往 vault.google.com。
- 使用您的 Google Workspace 用户名和密码登录。
在您向贵组织中的其他授权用户授予访问权限后，他们可以采用相同的方式登录保险柜。
第 5 步：设置贵单位的默认保留规则
可通过设置保留规则来控制数据的保留期限，到期后系统就可以将数据从用户账号和所有 Google 系统中完全清除。我们建议您在设置保留规则时咨询您组织的法律团队。
在开始之前，请先了解数据保留功能的运作方式。以下步骤介绍了如何设置默认保留规则，不过您也可以设置自定义保留规则。
如需将满足特定条件的数据保留一段时间，请创建自定义保留规则。如需将所有许可账号的所有服务数据保留一段时间，请创建默认保留规则。
- 在保险柜中，点击保留。如果系统未列出保留选项，请让 Google Workspace 超级用户授予您保险柜权限（“管理保留政策”）。
- 在默认规则标签页中，点击一项服务，例如“云端硬盘”
或“Gmail”
。 选择邮件或文件的保留时长：
- 要永久保留数据，请选择无限期。
- 如需在设定的保留期限内保留数据，请选择保留期限，然后输入天数（1 至 36,500）。保留期限是根据以下开始时间计算的：
- Gmail、群组和 Chat 消息 - 从消息发送或接收之日起算的天数。
- 云端硬盘 - 自文件创建或上次修改起计算的天数。
- Voice：自发送/接收数据起计算的天数。
如果您设置了保留期限，请选择如何处理超过所选保留期限的数据：
- 如需仅完全清除用户已删除的数据，请选择第一个选项。
- 要完全清除所有数据，请选择第二个选项。此规则可能会完全清除用户希望保留的数据，例如 Gmail 收件箱中的邮件或云端硬盘中的文件。
点击创建。如果您设置了保留期限，保险柜会让您确认您已了解此保留规则的影响。勾选相应复选框，然后点击接受以创建规则。
如果您还想为其他服务设置默认保留规则，请针对相应服务重复执行上述操作。
第 6 步：（可选）为保险柜导出设置多方审批
保险柜管理员可以访问高度敏感的全网域数据。为确保数据导出得到妥善管理，并且只有获得授权的用户才能执行导出操作，您可以为贵组织中的所有保险柜导出启用多方审批 (MPA)。
针对保险柜导出的 MPA 如何运作？
- 管理员执行搜索并尝试开始导出。
- 系统会向贵组织中的另一位管理员发送通知，告知对方有其他管理员提出了导出请求。
- 第二位管理员在管理控制台中审核该请求，如果一切正常，则批准该请求。
- 请求获得批准后，数据导出就会开始。
- 然后，第一位管理员可以查看状态并下载导出数据。
为保险柜导出启用或停用 MPA
您必须以超级用户身份登录，才能执行此任务。-
在 Google 管理控制台中，依次点击“菜单”图标
安全性
身份验证
多方审批设置。您必须以超级用户身份登录，才能执行此任务。
- 点击针对保险柜设置的多方审批。
如需为保险柜导出启用 MPA，请选中创建导出复选框，然后点击保存。
注意：只有在为组织也启用了 MPA 时，在管理控制台中对“保险柜创建导出”设置所做的更改才会创建 MPA 请求。详细了解敏感操作的 MPA。
如需为保险柜导出关闭 MPA，请取消选中 Google 保险柜：创建导出复选框，然后点击保存。
如何批准保险柜数据导出请求？
如果您是 MPA 保险柜导出请求的请求者或审批人，则可以在 MPA 审批页面上查看待审批或过去的请求。
打开提交的请求标签页，然后点击某个请求以显示该请求的详情页面。在请求详情页面上，请求者可以取消请求，而审批人可以批准或拒绝请求。
Google 保险柜现已设置完毕！保险柜会按照您配置的保留规则保留贵组织的数据。
重要注意事项：
- 设置默认保留规则后会发生什么情况：除非有自定义规则或保全设置适用，否则系统会根据默认保留规则来保留数据。
- 用户删除消息或文件后会发生什么情况：消息或文件会从该用户的账号中移除。不过，当默认保留规则或自定义保留规则生效后，在剩余的保留期限内，相应邮件或文件仍可在保险柜中使用。保险柜保留的已删除邮件和文件不会计入相应用户的存储空间配额。