שאלות נפוצות בנושא רישיונות ל-Vault

זה תלוי באופן שבו הגדרתם את הרישוי אחרי שרכשתם רישיונות לתוסף Vault. כשקונים את הרישיונות בפעם הראשונה, הם לא מוקצים באופן אוטומטי. אתם יכולים להגדיר את Vault כך שיקצה רישיונות באופן אוטומטי, או להקצות רישיונות למשתמשים או ליחידות ארגוניות ספציפיים. כך עושים זאת

אם כבר יש לכם את Vault ואתם משתמשים בהקצאת רישיונות אוטומטית, לכל המשתמשים בארגון יש רישיון ל-Vault ומשתמשים חדשים מקבלים רישיון כשאתם מוסיפים אותם, כל עוד יש לכם רישיונות זמינים להקצאה. פרטים נוספים זמינים במאמר איך פועל רישוי.

לפני שאתם מסירים רישיון Vault של משתמש, דברו עם משתמשי Vault בארגון או עם הצוותים המשפטיים וצוותי התאימות כדי לוודא שאפשר להסיר את הרישיון. כשמסירים רישיון ל-Vault ממשתמש:

• אי אפשר לחפש או לייצא את הנתונים של המשתמש הזה ב-Vault.
• כל ההחזקות של נתוני המשתמש יוסרו.
• כללי שמירת הנתונים ב-Vault לא חלים על הנתונים של המשתמש.
• כל הנתונים שהמשתמש מחק אבל נשמרו ב-Vault נמחקים באופן סופי מהמערכות של Google.

הוראות מפורטות זמינות במאמר הקצאת רישיונות ל-Vault.

כל משתמש שהיה לו רישיון ל-Vault לפני ההשקה של רישוי חלקי בדומיין עדיין מחזיק ברישיון ל-Vault.

כדי להקצות רישיונות Vault רק לקבוצת משנה של משתמשים:

1. (אופציונלי) כדי למנוע הקצאה אוטומטית של רישיון Vault למשתמשים חדשים, משביתים את הרישוי האוטומטי. כך עושים זאת
2. מסירים את הרישיונות ל-Vault מהמשתמשים שלא רוצים שיהיו להם רישיונות. אפשר לבצע שינויים בכמות גדולה לפי יחידה ארגונית או באמצעות גיליון אלקטרוני. כך עושים זאת

לא. משתמש שמבצע משימות בממשק של Vault צריך רק רישיון ל-Google Workspace והרשאות ב-Vault. המשתמש צריך רישיון ל-Vault רק אם אתם רוצים שהנתונים שלו יהיו כפופים למדיניות שמירה, להחזקות לצורך משפטי או לחיפושים.

כן. הנתונים של משתמש שאין לו רישיון ל-Vault יכולים להיכלל בחיפוש אם הם שותפו או נשלחו למשתמש עם רישיון. לדוגמה:

• משתמש ללא רישיון שולח הודעה או משתף קובץ עם משתמש עם רישיון
• משתמש ללא רישיון משאיר הודעה קולית או שולח הודעה למשתמש עם רישיון דרך Google Voice for Google Workspace

אנחנו ממליצים מאוד שאתם והאדמין שלכם ב-Google Workspace תתקשרו לעיתים קרובות לגבי שינויים ברישוי של Vault, כדי שתדעו מתי רישיון Vault של משתמש הוסר.

ב-Vault מצוין שלמשתמש אין רישיון ל-Vault בתנאים הבאים:

• חיפוש –כשמחפשים בחשבונות ספציפיים וכוללים משתמש שאין לו רישיון ל-Vault, ‏ Vault מחזיר שגיאה ומציין את חשבון המשתמש.
• החזקות לצורך משפטי –בהחזקות לצורך משפטי שמוגדרות בחשבונות ספציפיים, משתמש מוצג באדום עם קו חוצה אם אין לו יותר רישיון. בלי רישיון, המשתמש כבר לא נמצא בהחזקה.

Vault מציין משתמשים ללא רישיון רק בחיפושים ובהחזקות שחלים על חשבונות ספציפיים. לא תקבלו אינדיקציות לגבי משתמשים ללא רישיון בחיפושים, בהחזקות לצורך משפטי ובכללי שמירה שמבוססים על היקפים אחרים, כמו אלה שמוגדרים ביחידות ארגוניות, בכל החשבונות, בתיקיות אחסון שיתופי או במרחבים משותפים ב-Chat.

אם למשתמש אין רישיון והוא צריך אחד, אתם יכולים לבקש מהאדמין ב-Google Workspace להקצות רישיון למשתמש.