Pour les administrateurs Google Workspace : gestion des licences
Les licences complémentaires sont-elles attribuées par défaut à tous les utilisateurs de mon organisation ?
Tout dépend de la façon dont vous configurez l'attribution des licences après avoir acheté des licences Vault complémentaires. Lorsque vous achetez des licences pour la première fois, elles ne sont pas attribuées automatiquement. Vous pouvez configurer Vault pour attribuer des licences automatiquement, ou les attribuer à des utilisateurs ou à des unités organisationnelles spécifiques. En savoir plus
Si vous possédez déjà Vault et que vous utilisez l'attribution automatique des licences, tous les membres de votre organisation disposent d'une licence Vault, et chaque nouvel utilisateur en obtient une (tant qu'il reste des licences disponibles). Pour en savoir plus, consultez Fonctionnement de l'attribution des licences.
Comment supprimer la licence Vault d'un utilisateur ?
Avant de supprimer la licence Vault d'un utilisateur, contactez les utilisateurs de Vault ou les équipes juridiques et de conformité de votre organisation pour confirmer que vous pouvez supprimer la licence. Lorsque vous supprimez la licence Vault d'un utilisateur :
- vous ne pouvez plus rechercher ni exporter les données de cet utilisateur dans Vault ;
- toute obligation de conservation des données de l'utilisateur est annulée ;
- les règles de conservation Vault ne s'appliquent pas aux données de l'utilisateur ;
- toutes les données supprimées par l'utilisateur, mais conservées par Vault, sont effacées des systèmes Google.
Pour savoir comment procéder, consultez Attribuer des licences Vault.
Mon organisation avait activé Vault avant le déploiement de l'attribution de licences de domaine partiel. Tous mes utilisateurs disposent donc d'une licence Vault. Puis-je attribuer des licences à un sous-ensemble d'utilisateurs uniquement ?
Tout utilisateur qui possédait une licence Vault avant ce changement la conserve.
Pour attribuer des licences Vault à un sous-ensemble d'utilisateurs uniquement :
- (Facultatif) Si vous souhaitez empêcher l'attribution automatique d'une licence Vault aux nouveaux utilisateurs, désactivez l'attribution automatique des licences. En savoir plus
- Supprimez les licences Vault des utilisateurs qui n'en ont pas besoin. Vous pouvez effectuer des modifications groupées par unité organisationnelle ou à l'aide d'une feuille de calcul. En savoir plus
Un utilisateur a-t-il besoin d'une licence Vault pour utiliser Vault, par exemple pour créer des règles de conservation ou effectuer des recherches ?
Non. Un utilisateur qui effectue des tâches dans l'interface Vault n'a besoin que d'une licence Google Workspace et de droits Vault. Une licence Vault n'est nécessaire que si vous souhaitez que les données de l'utilisateur fassent l'objet de règles ou obligations de conservation, ou de recherches.
Pour les utilisateurs Vault : conséquences de l'attribution d'une licence dans Vault
Les données des utilisateurs qui ne disposent pas de licence Vault peuvent-elles apparaître dans Vault ?
Oui. Les données d'un utilisateur sans licence Vault peuvent être incluses dans une recherche si elles sont partagées ou envoyées à un utilisateur disposant d'une licence. Exemple :
- Un utilisateur sans licence envoie un message à un utilisateur qui en possède une, ou partage un fichier avec lui.
- Un utilisateur sans licence laisse un message vocal ou envoie un message via Google Voice for Google Workspace à un utilisateur qui en possède une.
Comment savoir si un utilisateur ne dispose pas d'une licence Vault ?
Nous vous recommandons vivement de communiquer régulièrement avec votre administrateur Google Workspace au sujet des modifications apportées aux licences Vault, afin de savoir quand la licence Vault d'un utilisateur est supprimée.
Vault indique qu'un utilisateur ne dispose pas d'une licence Vault dans les conditions suivantes :
- Recherche : lorsque vous effectuez une recherche par comptes spécifiques et que vous incluez un utilisateur qui ne dispose pas d'une licence Vault, Vault renvoie une erreur et indique le compte utilisateur.
- Obligations de conservation : lorsque des obligations de conservation sont configurées pour des comptes spécifiques, l'utilisateur s'affiche en rouge barré s'il ne possède plus de licence. Sans licence, l'utilisateur ne peut plus faire l'objet d'une obligation de conservation.
Vault n'indique les utilisateurs sans licence que pour les recherches et les obligations de conservation appliquées à des comptes spécifiques. Vous ne recevrez pas d'indications sur les utilisateurs sans licence dans les recherches, les obligations de conservation et les règles de conservation basées sur d'autres champs d'application, tels que ceux définis sur les unités organisationnelles, tous les comptes, les Drive partagés ou les espaces Chat.
Si un utilisateur n'a pas de licence alors qu'il en a besoin, vous pouvez demander à votre administrateur Google Workspace de lui en attribuer une.