Для администраторов Google Workspace: управление лицензиями
Назначаются ли дополнительные лицензии всем пользователям в организации по умолчанию?
Это зависит от того, как вы настроите лицензирование после покупки дополнительных лицензий на Сейф. При покупке лицензии не назначаются автоматически. Вы можете настроить Сейф, чтобы лицензии назначались автоматически, или самостоятельно назначать лицензии определенным пользователям и организационным подразделениям. Инструкции
Если вы уже используете Сейф и настроили автоматическое назначение лицензий, значит у всех пользователей в организации есть лицензия на Сейф, а новые сотрудники будут получать ее при создании для них аккаунта (при наличии свободных лицензий). Подробнее о принципе действия лицензий…
Как удалить лицензию на Сейф у пользователя?
Прежде чем удалять лицензию на Сейф, проконсультируйтесь с пользователями Сейфа в вашей организации или с юридическим отделом, чтобы убедиться, что это не приведет к проблемам. После того как вы лишите пользователя лицензии, произойдет следующее:
- Данные этого пользователя станут недоступными для поиска и экспорта в Сейфе.
- Запрет на удаление пользовательских данных будет снят.
- Правила хранения Сейфа перестанут применяться к данным пользователя.
- Все данные, удаленные пользователем, но хранящиеся в Сейфе, будут стерты из систем Google.
Подробнее о том, как отменить лицензии, назначенные отдельным пользователям или организационным подразделениям…
В моей организации Сейф был включен до того, как было введено выборочное лицензирование, поэтому у всех пользователей есть лицензия на Сейф. Можно ли приобрести лицензии только для некоторых пользователей?
Лицензии на Сейф останутся у всех, у кого они были до введения схемы выборочного лицензирования.
Чтобы назначить лицензии на Сейф только определенным пользователям:
- Чтобы новым пользователям лицензии на Сейф не назначались автоматически, отключите эту функцию. Инструкции
- Удалите лицензии Сейфа у пользователей, которым они не нужны. Вы можете сделать это сразу для большого количества пользователей на уровне организационного подразделения или с помощью таблицы. Подробнее…
Нужна ли пользователю лицензия на Сейф, чтобы использовать этот сервис, например создавать правила хранения или выполнять поиск?
Нет. Пользователю, который выполняет задачи в интерфейсе Сейфа, нужна только лицензия Google Workspace и права на работу с Сейфом. Лицензия нужна, только если данные сотрудника обрабатываются с помощью функций Сейфа, таких как правила хранения, запрет на удаление и поиск.
Для пользователей Сейфа: как работают лицензии на Сейф
Могут ли данные пользователей, у которых нет лицензий на Сейф, появиться в Сейфе?
Да. Данные пользователя без лицензии на Сейф могут быть включены в поиск, если они были отправлены пользователю с лицензией или к ним был предоставлен доступ. Пример:
- Пользователь без лицензии отправляет сообщение или предоставляет доступ к файлу пользователю, у которого есть лицензия.
- Пользователь без лицензии оставляет голосовое или текстовое сообщение в Google Voice для пользователя с лицензией.
Как узнать, что у пользователя нет лицензии на Сейф?
Настоятельно рекомендуем регулярно сверять данные о лицензиях на Сейф с администратором Google Workspace, чтобы своевременно узнавать о пользователях, лишенных лицензии.
Сейф указывает, что у пользователя нет лицензии на Сейф, в следующих случаях:
- Поиск. Если вы выполняете поиск по определенным аккаунтам и включаете в него пользователя, у которого нет лицензии на Сейф, Сейф возвращает ошибку и указывает аккаунт пользователя.
- Запреты на удаление. Если запрет на удаление данных установлен для аккаунта пользователя, у которого больше нет лицензии, его имя будет выделено красным цветом и зачеркнуто. Запрет на удаление информации таких пользователей не действует.
Сейф указывает на пользователей без лицензии только при поиске и запрете на удаление, которые применяются к определенным аккаунтам. Вы не получите уведомлений о пользователях без лицензии при поиске, запретах на удаление и правилах хранения, основанных на других областях действия, например заданных для организационных подразделений, всех аккаунтов, общих дисков или чат-групп Chat.
Если у пользователя нет лицензии, которая ему нужна, вы можете попросить администратора Google Workspace назначить ее.