Domande frequenti sulla licenza Vault

Dipende da come viene configurata l'assegnazione delle licenze dopo l'acquisto di licenze aggiuntive di Vault. Quando acquisti le licenze per la prima volta, non vengono assegnate automaticamente. Puoi configurare Vault in modo da assegnare automaticamente le licenze o assegnarle a specifici utenti o unità organizzative. Scopri come

Se hai già Vault e utilizzi l'assegnazione automatica delle licenze, tutti gli utenti della tua organizzazione dispongono di una licenza Vault e i nuovi utenti la riceveranno quando li aggiungerai, purché siano disponibili licenze da assegnare. Per maggiori dettagli, vedi Come funzionano le licenze.

Prima di rimuovere la licenza di Vault di un utente, rivolgiti agli utenti di Vault della tua organizzazione o ai team di conformità e legali per confermare che la licenza può essere rimossa. Quando rimuovi una licenza Vault da un utente:

• I dati di quell'utente non possono essere inclusi nelle ricerche o esportati in Vault.
• Vengono rimossi eventuali blocchi applicati ai dati dell'utente.
• Le norme di conservazione di Vault non si applicano ai dati dell'utente.
• Tutti i dati eliminati dall'utente ma conservati da Vault vengono eliminati definitivamente dai sistemi di Google.

Per le istruzioni, consulta Assegnare le licenze Vault.

Tutti gli utenti che avevano una licenza Vault prima del lancio della concessione di licenze per parte del dominio hanno ancora una licenza Vault.

Per assegnare licenze Vault solo a un sottoinsieme di utenti:

1. (Facoltativo) Per evitare che ai nuovi utenti venga assegnata automaticamente una licenza Vault, disattiva l'assegnazione automatica delle licenze. Scopri come
2. Rimuovi le licenze Vault dagli utenti che non vuoi che le abbiano. Puoi apportare modifiche collettive per unità organizzativa o mediante un foglio di lavoro. Scopri come

No. Un utente che esegue attività nell'interfaccia di Vault deve disporre solo di una licenza Google Workspace e dei privilegi di Vault. L'utente deve disporre di una licenza Vault solo se vuoi che i suoi dati siano soggetti a norme di conservazione, blocchi o ricerche.

Sì. I dati di un utente senza licenza Vault possono essere inclusi in una ricerca se sono condivisi o inviati a un utente con licenza. Ad esempio:

• Un utente senza licenza invia un messaggio a un utente con licenza o condivide un file con tale utente
• Un utente senza licenza lascia un messaggio vocale o di testo a un utente con licenza tramite Google Voice per Google Workspace

Ti consigliamo vivamente di comunicare spesso con l'amministratore di Google Workspace in merito alle variazioni relative all'assegnazione delle licenze Vault, in modo da essere al corrente sulle licenze Vault che vengono rimosse.

Vault indica quando un utente non dispone di una licenza Vault nelle seguenti condizioni:

• Ricerca: quando esegui una ricerca per account specifici e includi un utente che non dispone di una licenza Vault, Vault restituisce un errore e indica l'account utente.
• Blocchi: per i blocchi impostati su account specifici, un utente che non ha più una licenza viene visualizzato in rosso e barrato. I dati dell'utente a cui non è più assegnata una licenza non sono più soggetti a blocco.

Vault indica gli utenti senza licenza solo per le ricerche e le archiviazioni a fini legali applicate ad account specifici. Non riceverai indicazioni sugli utenti senza licenza nelle ricerche, nelle archiviazioni a fini legali e nelle regole di conservazione basate su altri ambiti, ad esempio impostati su unità organizzative, tutti gli account, Drive condivisi o spazi di Chat.

Se un utente non ha una licenza, ma ne ha bisogno, puoi chiedere all'amministratore di Google Workspace di assegnargliene una.