Menyiapkan Vault untuk organisasi Anda

Menyiapkan persyaratan dan rekomendasi

  • Anda harus menjadi administrator super Google Workspace organisasi untuk menyelesaikan langkah-langkah dalam panduan ini.
  • Untuk menjadi admin Vault, Anda harus memiliki lisensi Google Workspace yang menyertakan Google Vault. Jika lisensi Google Workspace Anda tidak menyertakan Vault, dapatkan lisensi add-on Google Vault. Pelajari add-on Google Vault lebih lanjut.
  • Pastikan organisasi Anda tidak mengelola penyimpanan email dan pesan chat. Jika fitur ini dikonfigurasi untuk menghapus pesan secara otomatis, fitur ini akan mengganggu aturan retensi Vault. Login ke konsol Admin dan ubah setelan ini menjadi Jangan hapus pesan chat dan email secara otomatis.
  • Pertimbangkan untuk mengaktifkan penyimpanan pesan komprehensif. Produk Google lainnya mungkin mengirim email atas nama pengguna. Setelan ini memastikan salinan pesan tersebut disimpan di kotak surat Gmail pengguna dan tersedia untuk Vault. Pelajari lebih lanjut
  • Pertimbangkan untuk mengaktifkan histori Chat di organisasi Anda. Aturan retensi dan pembekuan selalu berlaku untuk ruang Chat. Namun, keduanya hanya berlaku untuk pesan langsung jika histori diaktifkan.
  • Pertimbangkan untuk mengaktifkan pengarsipan pesan di Google Grup untuk Bisnis bagi grup tertentu. Vault hanya dapat membekukan, mempertahankan, dan menelusuri pesan di grup yang mengaktifkan pengarsipan. Namun, pemilik grup dapat mengubah setelan ini untuk grupnya. Jika pemilik grup menonaktifkan pengarsipan, pesan dari grup tersebut masih tersedia di kotak surat pengguna.

Langkah 1. Jika perlu, beli lisensi Vault

Vault disertakan dalam sebagian besar edisi Google Workspace, tetapi merupakan add-on untuk beberapa edisi. Anda dapat membeli dan menetapkan lisensi kepada semua orang (pemberian lisensi organisasi penuh) atau hanya kepada sebagian orang (pemberian lisensi organisasi parsial).

  1. Membeli lisensi Vault untuk organisasi Anda. Anda memerlukan lisensi Vault untuk setiap pengguna yang datanya ingin dipertahankan dan ditelusuri. Anda juga memerlukan lisensi Vault untuk setiap admin Vault. Hubungi pengguna di organisasi Anda yang memahami persyaratan bisnis dan hukum untuk menentukan siapa saja yang memerlukan lisensi Vault.
  2. Tetapkan lisensi Vault untuk pengguna dan admin.

Langkah 2. Mengontrol siapa saja yang dapat login ke Vault

Agar pengguna dapat login ke Vault, aktifkan Vault untuk semua atau pengguna tertentu. Pelajari caranya

Catatan:

  • Setelan ini tidak akan berpengaruh pada akun yang dapat dipertahankan, dibekukan, dan ditelusuri oleh Vault. Semua akun pengguna dengan Google Workspace dan lisensi Vault dapat dipertahankan, dibekukan, dan ditelusuri.
  • Setelan ini tidak akan berpengaruh pada akun yang dapat mengubah aturan retensi, menelusuri data, atau menjalankan fungsi Vault lainnya. Pengguna harus memiliki hak istimewa Vault yang sesuai untuk menggunakan Vault.
  • Jika Anda mengaktifkan Vault untuk semua orang di organisasi, ikon Vault akan muncul di daftar aplikasi semua orang. Jika organisasi Anda telah menyiapkan unit organisasi, sebaiknya batasi akses ke unit organisasi yang memiliki hak istimewa Vault.

Langkah 3. (Opsional) Berikan hak istimewa Vault kepada pengguna yang diberi otorisasi

Berikan hak istimewa kepada pengguna yang Anda inginkan untuk membuat aturan retensi, menerapkan pembekuan, atau melakukan investigasi. Awalnya, hanya admin super dengan lisensi Vault yang dapat menggunakan fitur Vault. Pelajari caranya

Langkah 4. Login ke Vault

Jika Anda baru saja membeli Vault atau memulai uji coba 30 hari, sebaiknya tunggu 30–60 menit sebelum login ke Vault. Jika Anda langsung login setelah melakukan pembelian, Anda mungkin tidak dapat mengakses semua fitur Vault.

  1. Buka vault.google.com.
  2. Login dengan nama pengguna dan sandi Google Workspace Anda.

Pengguna lain yang diberi otorisasi di organisasi Anda dapat login ke Vault dengan cara yang sama setelah Anda memberi mereka akses.

Langkah 5. Tetapkan aturan retensi default organisasi Anda

Tetapkan aturan retensi untuk mengontrol durasi data dipertahankan sebelum diizinkan untuk dihapus permanen dari akun pengguna dan semua sistem Google. Sebaiknya hubungi tim kuasa hukum organisasi Anda saat menyiapkan aturan retensi.

Sebelum memulai, pelajari cara kerja retensi. Langkah-langkah berikut menjelaskan cara menetapkan aturan retensi default, tetapi Anda juga dapat menetapkan aturan retensi khusus.

Untuk menyimpan data yang sesuai dengan kondisi tertentu selama jangka waktu tertentu, buat aturan retensi kustom. Untuk menyimpan semua data layanan bagi semua akun berlisensi selama jangka waktu tertentu, buat aturan retensi default.

  1. Di Vault, klik Retensi. Jika Retensi tidak tercantum, minta administrator super Google Workspace untuk memberi Anda hak istimewa Vault ("Mengelola kebijakan retensi").
  2. Di tab Aturan default, klik layanan, seperti Drive atau Gmail .

  3. Pilih durasi penyimpanan pesan atau file:

    • Untuk mempertahankan data secara permanen, pilih Tanpa batas waktu.
    • Untuk mempertahankan data selama waktu yang ditetapkan, pilih Periode retensi data, lalu masukkan jumlah hari,dari 1 hingga 36.500. Periode retensi dihitung berdasarkan waktu mulai berikut:
      • Pesan Gmail, Grup, dan Chat—hari sejak pesan dikirim atau diterima.
      • Drive—hari sejak file dibuat atau terakhir diubah.
      • Voice—hari sejak data dikirim atau diterima.

  4. Jika Anda menetapkan periode retensi data, pilih tindakan untuk data setelah periode retensi data berakhir:

    • Untuk hanya menghapus permanen data yang telah dihapus pengguna, pilih opsi pertama.
    • Untuk menghapus permanen semua data, pilih opsi kedua. Aturan ini dapat menghapus permanen data yang ingin dipertahankan pengguna, seperti pesan di kotak masuk Gmail atau file di Drive.

  5. Klik Buat. Jika Anda menetapkan periode retensi data, Vault akan meminta Anda untuk mengonfirmasi bahwa Anda memahami pengaruh aturan retensi ini. Centang kotak, lalu klik Setuju untuk membuat aturan.

  6. Ulangi proses ini untuk semua layanan yang ingin Anda tetapkan aturan retensi default-nya.

Langkah 6. (Opsional) Menyiapkan Persetujuan banyak pihak untuk ekspor Vault

Admin Vault memiliki akses ke data tingkat domain yang sangat sensitif. Untuk memastikan bahwa ekspor data dikelola dengan benar dan hanya dilakukan oleh pengguna yang memiliki otorisasi, Anda dapat mengaktifkan Persetujuan banyak pihak (MPA) untuk semua ekspor Vault di organisasi Anda.

Bagaimana cara kerja MPA untuk ekspor Vault?

  1. Admin melakukan penelusuran dan mencoba memulai ekspor.
  2. Notifikasi akan dikirim ke admin kedua di organisasi Anda bahwa admin lain telah membuat permintaan ekspor.
  3. Admin kedua meninjau permintaan di konsol Admin dan jika tidak ada masalah, dia akan menyetujuinya.
  4. Setelah permintaan disetujui, ekspor data akan dimulai.
  5. Admin pertama kemudian dapat memeriksa status dan mendownload ekspor.

Mengaktifkan atau menonaktifkan MPA untuk ekspor Vault

Anda harus login sebagai administrator super untuk melakukan tugas ini.

  1. Di konsol Google Admin, buka Menu lalu Keamanan lalu Autentikasi lalu Setelan persetujuan banyak pihak.

    Anda harus login sebagai administrator super untuk melakukan tugas ini.

  2. Klik Persetujuan banyak pihak untuk setelan Vault.

  3. Guna mengaktifkan MPA untuk ekspor Vault, centang kotak Buat Ekspor, lalu klik Simpan.

    Catatan: Perubahan yang dilakukan pada setelan buat ekspor Vault di konsol Admin hanya akan membuat permintaan MPA jika MPA juga diaktifkan untuk organisasi. Pelajari lebih lanjut MPA untuk tindakan sensitif.

  4. Untuk menonaktifkan MPA untuk ekspor Vault, hapus centang pada kotak Google Vault: buat ekspor, lalu klik Simpan.

Bagaimana cara menyetujui permintaan ekspor data Vault?

Jika Anda pemohon atau pemberi persetujuan permintaan ekspor Vault MPA, Anda dapat melihat permintaan yang menunggu persetujuan atau yang telah selesai di halaman persetujuan MPA.

Buka tab Permintaan dikirim, lalu klik permintaan untuk menampilkan halaman detail permintaan tersebut. Di halaman detail permintaan, pemohon dapat membatalkan permintaannya, dan pemberi persetujuan dapat menyetujui atau menolak permintaan tersebut.

Penyiapan Google Vault telah selesai. Vault mempertahankan data organisasi Anda seperti yang ditentukan dalam aturan retensi yang Anda konfigurasi.

Catatan penting:

  • Yang terjadi setelah Anda menetapkan aturan retensi default: Kecuali jika aturan khusus atau pembekuan berlaku, data akan dipertahankan sesuai dengan aturan retensi default.
  • Yang terjadi jika pengguna menghapus pesan atau file: Pesan atau file akan dihapus dari akun pengguna tersebut. Namun, jika aturan retensi default atau aturan khusus berlaku, pesan atau file akan tetap tersedia di Vault selama sisa periode retensi. Pesan yang dihapus dan file yang dipertahankan oleh Vault tidak mengurangi kuota penyimpanan pengguna.