Gereksinimleri ve önerileri ayarlama
- Bu rehberdeki adımları tamamlamak için kuruluşunuzun Google Workspace süper yöneticisi olmanız gerekir.
- Apps Kasası yöneticisi olmak için Google Apps Kasası'nı içeren bir Google Workspace lisansına sahip olmanız gerekir. Google Workspace lisansınız Apps Kasası'nı içermiyorsa Google Apps Kasası eklenti lisansı almanız gerekir. Google Apps Kasası eklentisi hakkında daha fazla bilgi edinin.
- Kuruluşunuzun e-posta ve sohbet mesajı depolama alanını yönetmediğini doğrulayın. Bu özellik, mesajları otomatik olarak silecek şekilde yapılandırılırsa Apps Kasası saklama kurallarını etkiler. Yönetici Konsolu'nda oturum açın ve bu ayarı E-posta ve sohbet iletilerini otomatik olarak silme olarak değiştirin.
- Kapsamlı posta depolama alanını etkinleştirmeyi düşünün. Diğer Google ürünleri bir kullanıcının adına e-posta gönderebilir. Bu ayar, söz konusu iletilerin bir kopyasının kullanıcının Gmail posta kutusunda depolanmasını ve Apps Kasası'nda kullanılabilmesini sağlar. Daha fazla bilgi
- Kuruluşunuzda Chat geçmişini etkinleştirmeyi düşünün. Saklama kuralları ve muhafazalar Chat alanları için her zaman geçerlidir. Ancak, yalnızca geçmiş etkinleştirilmişse doğrudan mesajlara uygulanır.
- Google Gruplar İşletme Sürümü'ndeki belirli ilgi alanlarına yönelik gruplar için mesaj arşivlemeyi etkinleştirmeyi düşünün. Apps Kasası, yalnızca arşivlemenin etkin olduğu gruplarda iletileri muhafazaya alabilir, saklayabilir ve iletilerde arama yapabilir. Ancak grup sahipleri, kendi gruplarında bu ayarı değiştirebilir. Bir grup sahibi arşivlemeyi devre dışı bırakırsa ilgili gruptaki iletiler kullanıcı posta kutularında kullanılmaya devam eder.
1. Adım Gerekirse Apps Kasası lisansı satın alın.
Apps Kasası, Google Workspace'in çoğu sürümüne dahildir ancak bazı sürümlerde eklenti olarak sunulur. Lisansları herkese (kuruluşun tamamı için lisanslama) veya yalnızca bir kullanıcı alt kümesine (kısmi kuruluş lisanslama) satın alıp atayabilirsiniz.
- Kuruluşunuz için Apps Kasası lisansları satın alın. Verilerini saklayıp arama olanağına sahip olmak istediğiniz her kullanıcı için Apps Kasası lisansına ihtiyacınız vardır. Ayrıca, her Apps Kasası yöneticisi için bir Apps Kasası lisansı gerekir. Kimlerin Apps Kasası lisansına ihtiyacı olduğunu belirlemek için kuruluşunuzun işle ilgili ve yasal koşullarını bilen kuruluş yetkililerine danışın.
- Kullanıcılara ve yöneticilere Apps Kasası lisansları atayın.
2. adım: Apps Kasası'nda kimlerin oturum açabileceğini belirleme
Kullanıcıların Apps Kasası'nda oturum açmasına izin vermek için Apps Kasası'nı tüm veya seçili kullanıcılar için etkinleştirin. Nasıl yapılır?
Not:
- Bu ayarın, hangi hesapların Apps Kasası tarafından saklanabileceği, muhafazaya alınabileceği ve aranabileceği üzerinde bir etkisi yoktur. Google Workspace ve Apps Kasası lisansı olan tüm kullanıcı hesapları saklanabilir, muhafazaya alınabilir ve aranabilir.
- Bu ayarın, hangi hesapların saklama kurallarını değiştirebileceği, veri arayabileceği veya diğer Apps Kasası işlevlerini gerçekleştirebileceği üzerinde bir etkisi yoktur. Kullanıcıların Apps Kasası ile çalışabilmesi için uygun Apps Kasası ayrıcalıklarına sahip olması gerekir.
- Apps Kasası'nı kuruluşunuzdaki herkes için etkinleştirirseniz Apps Kasası simgesi herkesin uygulama listesinde görünür. Kuruluşunuzda kuruluş birimleri oluşturulduysa Apps Kasası ayrıcalıklarına sahip kuruluş birimlerine erişimi kısıtlamanızı öneririz.
3. Adım: (İsteğe bağlı) Yetkili kullanıcılara Apps Kasası ayrıcalıkları atayın
Saklama kuralları oluşturmasını, muhafazaya almasını veya incelemeler yapmasını istediğiniz kullanıcılara ayrıcalıklar atayın. İlk başta, yalnızca Apps Kasası lisansı olan süper yöneticiler Apps Kasası özelliklerini kullanabilir. Nasıl yapılır?
4. Adım. Apps Kasası'nda oturum açın
Yakın zamanda Apps Kasası'nı satın aldıysanız veya 30 günlük deneme süresini başlattıysanız Apps Kasası'nda oturum açmadan önce 30-60 dakika beklemenizi öneririz. Satın alma işleminden hemen sonra oturum açarsanız Apps Kasası'nın tüm özelliklerine erişemeyebilirsiniz.
- vault.google.com adresine gidin.
- Google Workspace kullanıcı adınız ve şifrenizle oturum açın.
Erişim izni verdiğiniz kuruluşunuzdaki diğer yetkili kullanıcılar da Vault'ta aynı şekilde oturum açabilir.
5. Adım: Kuruluşunuzun varsayılan saklama kurallarını ayarlayın
Verilerin kullanıcı hesaplarından ve tüm Google sistemlerinden kalıcı olarak silinmesine izin verilmeden önce ne kadar süreyle saklanacağını yönetmek için saklama kuralları belirleyin. Saklama kuralını ayarlarken kuruluşunuzun hukuk ekibine danışmanızı öneririz.
Başlamadan önce saklama işlevinin nasıl çalıştığını öğrenin. Aşağıdaki adımlarda, varsayılan saklama kurallarının nasıl ayarlanacağı açıklanmaktadır. Bunlar yerine özel saklama kuralları da ayarlayabilirsiniz.
Belirlenen süre içinde belirli koşullarla eşleşen verileri saklamak için özel saklama kuralı oluşturun. Tüm lisanslı hesapların tüm hizmet verilerini belirli bir süre boyunca saklamak için varsayılan bir saklama kuralı oluşturun.
- Apps Kasası'nda Saklama'yı tıklayın. Saklama listede yoksa bir Google Workspace süper yöneticisinden size Apps Kasası ayrıcalıkları ("Saklama politikalarını yönetme") vermesini isteyin.
- Varsayılan kurallar sekmesinde Drive
veya Gmail 
gibi bir hizmeti tıklayın. İletilerin veya dosyaların ne süreyle saklanacağını seçin:
- Verileri kalıcı olarak saklamak için Süresiz seçeneğini belirleyin.
- Verileri belirli bir süre boyunca saklamak için Saklama süresi'ni seçin ve 1 ile 36.500 arasında bir gün sayısı girin. Saklama süresi aşağıdaki başlangıç zamanlarına göre hesaplanır:
- Gmail, Gruplar ve Chat iletileri: İletinin gönderildiği veya alındığı günden itibaren geçerli olan süre.
- Drive: Dosyanın oluşturulmasından veya son değiştirilmesinden itibaren geçen gün sayısı.
- Voice: Verilerin gönderildiği veya alındığı tarihten itibaren gün sayısı.
Bir saklama süresi belirlediyseniz bu süre sona erdiğinde verilerle ilgili olarak ne yapılacağını seçin:
- Yalnızca kullanıcıların daha önce sildiği verileri tamamen silmek için ilk seçeneği belirleyin.
- Tüm verileri tamamen silmek için ikinci seçeneği belirleyin. Bu kural, kullanıcıların saklamak istediği verileri (ör. Gmail gelen kutusundaki iletiler veya Drive'daki dosyalar) kalıcı olarak silebilir.
Oluştur'u tıklayın. Bir saklama süresi ayarlarsanız Apps Kasası, bu saklama kuralının etkilerini anladığınızı onaylamanızı ister. Kutuları işaretleyin ve kuralı oluşturmak için Kabul et'i tıklayın.
Varsayılan saklama kuralları ayarlamak istediğiniz tüm hizmetler için bu işlemi tekrar edin.
6. Adım: (İsteğe bağlı) Apps Kasası dışa aktarma işlemleri için çok taraflı onayı ayarlama
Apps Kasası yöneticileri, hassasiyet düzeyi yüksek olan alan genelindeki verilere erişebilir. Veri dışa aktarma işlemlerinin doğru şekilde yönetilmesini ve yalnızca yetkili kullanıcılar tarafından gerçekleştirilmesini sağlamak için kuruluşunuzdaki tüm Apps Kasası dışa aktarma işlemlerinde çok taraflı onayı (MPA) etkinleştirebilirsiniz.
Apps Kasası dışa aktarma işlemleri için çok taraflı onay nasıl çalışır?
- Bir yönetici arama yapar ve dışa aktarma işlemini başlatmaya çalışır.
- Kuruluşunuzdaki ikinci bir yöneticiye, başka bir yöneticinin dışa aktarma isteğinde bulunduğu bildirilir.
- İkinci yönetici, Yönetici Konsolu'nda isteği inceler ve her şey yolundaysa isteği onaylar.
- İstek onaylandıktan sonra veri dışa aktarma işlemi başlar.
- İlk yönetici daha sonra durumu kontrol edebilir ve dışa aktarım dosyasını indirebilir.
Apps Kasası dışa aktarma işlemleri için çok taraflı onayı etkinleştirme veya devre dışı bırakma
Bu görev için süper yönetici olarak oturum açmanız gerekir.-
Google Yönetici Konsolu'nda Menü
Güvenlik
Kimlik doğrulama
Çok taraflı onay ayarları'na gidin.Bu görev için süper yönetici olarak oturum açmanız gerekir.
- Apps Kasası ayarları için çok taraflı onay'ı tıklayın.
Apps Kasası dışa aktarma işlemleri için çok taraflı onayı etkinleştirmek üzere Dışa Aktarma Oluştur kutusunu işaretleyin ve Kaydet'i tıklayın.
Not: Yönetici Konsolu'ndaki Apps Kasası'nda dışa aktarma oluşturma ayarında yapılan değişiklikler, yalnızca çok taraflı onayın kuruluş için de etkinleştirilmesi durumunda çok taraflı onay isteği oluşturur. Hassas işlemler için çok taraflı onay hakkında daha fazla bilgi edinin.
Apps Kasası dışa aktarma işlemleri için çok taraflı onayı devre dışı bırakmak üzere Google Apps Kasası: dışa aktarma oluştur kutusunun işaretini kaldırın ve Kaydet'i tıklayın.
Apps Kasası veri dışa aktarma isteğini nasıl onaylarım?
Çok taraflı onayın etkin olduğu bir Apps Kasası dışa aktarma isteğini talep eden veya onaylayan tarafsanız çok taraflı onay sayfasında beklemedeki veya geçmiş istekleri görüntüleyebilirsiniz.
Gönderilen istekler sekmesini açın, ardından bir isteği tıklayarak söz konusu isteğin ayrıntılar sayfasını görüntüleyin. İstek ayrıntıları sayfasında, talep edenler isteklerini iptal edebilir ve onaylayanlar isteği onaylayabilir ya da reddedebilir.
Google Apps Kasası ayarlandı! Apps Kasası, kuruluşunuzun verilerini yapılandırdığınız saklama kurallarında belirtildiği şekilde saklar.
Önemli notlar:
- Varsayılan saklama kurallarını ayarladıktan sonra ne olur? Özel bir kural veya muhafaza uygulanmadığı sürece veriler, varsayılan saklama kuralına göre korunur.
- Kullanıcı bir mesajı veya dosyayı sildiğinde ne olur? Mesaj veya dosya, kullanıcının hesabından kaldırılır. Ancak varsayılan saklama kuralı veya özel bir kural uygulandığında ileti ya da dosya, saklama süresinin geri kalanı boyunca Apps Kasası'nda kullanılabilir olmaya devam eder. Apps Kasası tarafından saklanan silinmiş iletiler ve dosyalar, kullanıcının depolama alanı kotasından düşülmez.