Konfigurowanie automatycznej sekretarki w Voice w organizacji

Ta funkcja jest dostępna w abonamentach Voice Standard i Voice Premier. Więcej informacji

Jako administrator możesz skonfigurować Google Voice tak, aby przekierowywać rozmowy do odpowiednich osób lub działów w organizacji. Automatyczna sekretarka odtwarza wiadomości i umożliwia rozmówcom wybieranie opcji.

Możesz na przykład skonfigurować menu z taką informacją: „Aby skontaktować się z działem pomocy, naciśnij 1. Dział sprzedaży – naciśnij 2. Aby połączyć się z operatorem, naciśnij 0”.

Krok 1. Utwórz automatyczną sekretarkę

1. W konsoli administracyjnej Google otwórz Menu  Aplikacje Google Workspace Google Voice.

   Otwórz Google Voice

   Wymaga roli administratora Google Voice.

2. Kliknij Automatyczne sekretarki.
3. Kliknij Utwórz.
4. Wprowadź nazwę automatycznej sekretarki. Opcjonalnie możesz dodać opis.
5. Kliknij Utwórz.

Krok 2. Dodaj powitania

W sekcji Wstępne powitanie wpisz pierwsze wiadomości, które mają usłyszeć rozmówcy.

1. W sekcji Komunikat powitalny kliknij Dodaj wiadomość powitalną lub Dodaj kolejną wiadomość powitalną, a następnie wybierz opcję:
   • Użyj zamiany tekstu na mowę (TTS) – wpisz wiadomość powitalną  kliknij Domyślna, aby wybrać język, typ głosu i prędkość odtwarzania wiadomości  kliknij OK.
   • Prześlij własny plik audio – prześlij nagraną wiadomość, wybierz język i w razie potrzeby zmień tekst komunikatu, a potem kliknij Zapisz.
2. (Opcjonalnie) Aby wpisać ogłoszenie, którego użytkownicy nie będą mogli pominąć, kliknij Dodaj ogłoszenie specjalne i wybierz jedną z opcji. Możesz na przykład dodać takie ogłoszenie: „Informujemy, że w związku z dużą liczbą połączeń czas oczekiwania może być wydłużony”.
3. Kliknij Gotowe.

Krok 3. Skonfiguruj obsługę połączeń

W sekcji Obsługa połączeń wybierz, co ma zrobić automatyczna sekretarka po tym, jak rozmówca wysłucha powitań.

Utwórz opcje menu, które mogą wybrać rozmówcy.

1. Kliknij Odtwórz komunikaty menu .

2. (Opcjonalnie) Aby wyjaśnić opcje menu, kliknij Dodaj powitanie.

   Na przykład: „Prosimy o uważne wysłuchanie dostępnych opcji menu i wybranie jednej z nich”.

   • Użyj zamiany tekstu na mowę (TTS) – wpisz wiadomość powitalną  kliknij Domyślna, aby wybrać język, typ głosu i prędkość odtwarzania wiadomości  kliknij OK.
   • Prześlij własny plik audio – prześlij nagraną wiadomość, wybierz język i w razie potrzeby zmień tekst komunikatu. Kliknij Save (Zapisz).

3. Kliknij Dodaj polecenie powiązane z klawiszem n i wpisz wiadomość wyjaśniającą rozmówcom, do czego służy dana opcja.

   Na przykład „Aby uzyskać pomoc techniczną, naciśnij 1”.

4. (Opcjonalnie) Aby zmienić cyfrę i klawisz przypisany do polecenia, kliknij strzałkę w dół  i wybierz jeden z dostępnych klawiszy.

5. W sekcji Wybierz działanie kliknij strzałkę w dół  i wybierz opcję z tej tabeli:

   Opcja po odtworzeniu komunikatu dotyczącego klawisza	Opis
   Przejdź do menu podrzędnego	Przekierowuje rozmówców do innego menu. Musisz też skonfigurować menu podrzędne.
   Powtórz polecenia w tym menu	Ponownie odtwarza komunikat wprowadzający.
   Odtwarzanie wiadomości	Odtwarza ustawioną przez Ciebie wiadomość. Musisz też wybrać kolejne działanie: Powtórz to menu – ponownie odtwarza komunikat wprowadzający. Rozłącz rozmówcę – po odtworzeniu komunikatu rozłącza rozmówcę.
   Wysyłanie do poczty głosowej	Odtwarza wpisaną przez Ciebie wiadomość, a następnie przekierowuje rozmówcę do poczty głosowej. Możesz wpisać maksymalnie 10 adresów e-mail, które będą otrzymywać wiadomości z poczty głosowej.
   Przekazywanie rozmówcy	Opcjonalnie możesz wpisać wiadomość w wybranym języku, która będzie odtwarzana rozmówcom przed przekierowaniem. Następnie możesz wybrać przekierowanie rozmówcy do licencjonowanego użytkownika z numerem Voice, grupy kontaktowej, automatycznej sekretarki lub innego numeru telefonu.

6. (Opcjonalnie) Aby dodać więcej opcji menu, kliknij Dodaj opcję.

7. (Opcjonalnie) Aby zmienić kolejność opcji w menu, przeciągnij przycisk przesuwania  obok klawisza w górę lub w dół.

8. Po zakończeniu kliknij Gotowe.

Określanie, gdzie chcesz przekierowywać rozmówców

1. Kliknij Przekaż połączenie .
2. W polu Ogłoszenie opcjonalne wpisz wiadomość, którą usłyszą rozmówcy, zanim zostaną przekierowani. Na przykład „Proszę czekać na połączenie z naszym działem sprzedaży”.
3. (Opcjonalnie) Aby użyć języka innego niż angielski (USA), kliknij Domyślny angielski (USA) i wybierz język z listy.
4. W sekcji Typ przekierowania kliknij strzałkę w dół  i wybierz typ przekierowania:
   • Użytkownik – wpisz adres e-mail osoby w Twojej organizacji, do której chcesz przekierowywać rozmówców. Jeśli wybierzesz adres użytkownika, który nie ma numeru telefonu, zostanie wyświetlony komunikat o błędzie.
   • Grupa kontaktowa – kliknij strzałkę w dół  i wybierz grupę kontaktową, do której chcesz przekierowywać połączenia. Do grupy kontaktowej musi należeć co najmniej jedna osoba z numerem telefonu, w przeciwnym razie zostanie wyświetlony komunikat o błędzie.
   • Automatyczna sekretarka – kliknij strzałkę w dół  i wybierz automatyczną sekretarkę, do której chcesz przekierowywać rozmówców. Jeśli wybierzesz automatyczną sekretarkę bez numeru telefonu, pojawi się błąd.
   • Numer telefonu – wpisz numer telefonu, z którym mają być łączeni rozmówcy. Aby użyć numeru telefonu spoza Stanów Zjednoczonych, kliknij strzałkę w dół  i wybierz z listy odpowiedni kraj lub region.

Odsyłanie dzwoniącego do poczty głosowej lub rozłączanie go

Wybierz opcję:

• Aby rozłączyć rozmówcę po powitaniu, kliknij Rozłącz rozmówcę  przejdź do kolejnych czynności dotyczących dostosowania godzin pracy.
• Aby po powitaniu odsyłać dzwoniącego do poczty głosowej, kliknij Wysyłaj do poczty głosowej  Dodaj powitanie w poczcie głosowej i wpisz wiadomość lub prześlij nagraną wiadomość. Wpisz maksymalnie 10 adresów e-mail, które będą otrzymywać wiadomości poczty głosowej (transkrypcje i pliki MP3).

Krok 4. Określ swoje godziny pracy

Automatyczna sekretarka może odtwarzać inne powitanie i inaczej obsługiwać połączenia, jeśli są wykonywane poza Twoimi godzinami pracy. Możesz też określić opcje używane w dni świąteczne, gdy nie pracujesz.

Ustawianie godzin otwarcia

1. Kliknij Edytuj godziny otwarcia.
2. W sekcji Godziny otwarcia wybierz godziny pracy swojej organizacji:
   • Przez całą dobę (ustawienie domyślne) – automatyczna sekretarka zawsze używa standardowych ustawień. Opcje ustawione na czas po godzinach pracy nie są używane.
   • Niestandardowe godziny pracy – wybierz godziny pracy swojej organizacji. Podczas połączeń poza tymi godzinami będą odtwarzane opcje ustawione na czas po godzinach pracy.
3. Po zakończeniu ustawiania godzin kliknij Gotowe.

Ustawianie dni wolnych od pracy ze względu na święta

1. W polu Konfiguracja dni wolnych od pracy ze względu na święta kliknij  wybierz dzień, w którym rozmówcy usłyszą wiadomość ustawioną na czas po godzinach pracy.
2. (Opcjonalnie) Aby dodać więcej dat, powtórz krok 1.
3. Gdy skończysz, kliknij Gotowe.

Ustawianie działania po godzinach pracy

1. W polu Działanie po godzinach pracy wpisz ogłoszenie, które rozmówcy będą słyszeć poza Twoimi godzinami pracy lub w dni wolne od pracy ze względu na święta.

   Na przykład: „Nasze biuro jest czynne od 9:00 do 17:00. Prosimy o kontakt w tych godzinach”.

2. (Opcjonalnie) Aby użyć języka innego niż angielski (USA), kliknij Domyślny angielski (USA) i wybierz język z listy.

3. (Opcjonalnie) Aby dodać kolejne ogłoszenie w innym języku, kliknij Dodaj .

4. W sekcji Wybierz działanie kliknij strzałkę w dół  i wybierz opcję z tej tabeli:

   Czynność wykonywana po odtworzeniu ogłoszenia	Opis
   Rozłącz rozmówcę	Automatyczna sekretarka zakończy połączenie z rozmówcą po odtworzeniu ogłoszenia.
   Wysyłanie do poczty głosowej	Odtwarza wpisaną przez Ciebie wiadomość, a następnie przekierowuje rozmówcę do poczty głosowej. Możesz wpisać maksymalnie 10 adresów e-mail, które będą otrzymywać wiadomości z poczty głosowej.
   Przekazywanie rozmówcy	Opcjonalnie możesz wpisać wiadomość w wybranym języku, która będzie odtwarzana rozmówcom przed przekierowaniem. Następnie możesz wybrać przekierowanie rozmówcy do licencjonowanego użytkownika z numerem Voice, grupy kontaktowej, automatycznej sekretarki lub innego numeru telefonu.

5. Po zakończeniu kliknij Gotowe.

Krok 5. Przetestuj automatyczną sekretarkę

Po utworzeniu lub zmodyfikowaniu automatycznej sekretarki możesz otworzyć podgląd wprowadzonych zmian, zanim ją włączysz.

1. Kliknij Podgląd.

   

2. W wyświetlonym okienku kliknij Zadzwoń.

   Google Voice otworzy się w nowej karcie przeglądarki. W panelu bocznym możesz wyświetlić i odtworzyć przebieg przykładowego połączenia. Panel jest wyświetlany przez 1 minutę.

3. Wybierz opcję:

   • Aby przetestować automatyczną sekretarkę, kliknij Zadzwoń  i wybierz opcje.
   • Aby zmienić automatyczną sekretarkę, wróć do poprzednich kroków i dokonaj odpowiednich zmian.

Krok 6. Opublikuj automatyczną sekretarkę

Po przetestowaniu automatycznej sekretarki opublikuj ją, aby ją dodać lub zastąpić jej poprzednią wersję.

1. U dołu kliknij Opublikuj.
2. Jeśli w konfiguracji pojawi się komunikat o błędach lub brakujących informacjach:
   1. Kliknij Zamknij.
   2. Popraw błędy.
   3. Opublikuj ponownie.
3. W potwierdzeniu kliknij Opublikuj.

Krok 7. Przypisz numery telefonów

Aby automatyczna sekretarka mogła odbierać połączenia, przypisz do niej numer Voice, który nie jest przypisany do żadnego użytkownika.

1. Pod pozycją Numery telefonów kliknij Przypisz numer i wybierz opcję:
   • Aby utworzyć numer, kliknij Przypisz nowy numer.
   • Aby ponownie wykorzystać jeden z numerów automatycznej sekretarki, kliknij Przejmowanie numeru.
   • Aby ponownie przypisać istniejący numer, wybierz Ponownie przypisz istniejący numer i wykonaj czynności opisane w sekcji Ponowne przypisywanie numeru Voice.

2. W polu Kraj/region kliknij strzałkę w dół  i wybierz kraj lub region z listy.

   Jeśli wybierzesz lokalizację, która nie pasuje do żadnej lokalizacji w Voice, pojawi się komunikat o błędzie. Więcej informacji znajdziesz w artykule Dodawanie lokalizacji Voice.

3. W polu Adres świadczenia usługi wpisz adres swojej organizacji.

   Pojawi się dostępny numer Voice.

4. (Opcjonalnie) Aby znaleźć inny numer, kliknij Zmień obok numeru na liście, kliknij Wybierz.

5. Kliknij Przypisz.

System zapisuje zmiany podczas wpisywania informacji.

(Opcjonalnie) Krok 8. Przypisz numer połączenia wychodzącego jako automatyczną sekretarkę

1. W konsoli administracyjnej Google otwórz Menu  Aplikacje Google Workspace Google Voice.

   Otwórz Google Voice

   Wymaga roli administratora Google Voice.

2. Kliknij Ustawienia.
3. Kliknij Zasady  Numer połączenia wychodzącego.
4. Kliknij Dodaj ID rozmówcy według nazwy lub numeru, wybierz numer automatycznej sekretarki  kliknij Zapisz.

Jeśli nie masz numeru do dodania, nie będą dostępne żadne numery połączenia wychodzącego. Żeby uzyskać więcej numerów, utwórz nową automatyczną sekretarkę.