Le risorse Google Workspace della tua organizzazione, come sale riunioni o attrezzature, possono essere prenotate da persone che non utilizzano Google Calendar o non hanno un Account Google. Questa funzionalità consente agli utenti esterni (ad esempio, le persone che utilizzano Microsoft Outlook) di "invitare" le tue risorse alle loro riunioni, proprio come invitano altri ospiti.
Configurare le autorizzazioni di prenotazione per utenti non Google
Puoi configurare quali utenti non Google possono prenotare le risorse della tua organizzazione.
Le impostazioni di condivisione del calendario di una risorsa determinano quali utenti Google possono prenotarla. Puoi gestire la possibilità degli utenti esterni di prenotare le risorse nella Console di amministrazione Google.
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Nella Console di amministrazione Google, vai al Menu
Directory
Edifici e risorse
Panoramica.È necessario disporre del privilegio amministrativo Edifici e risorse.
- Nella sezione Gestione risorse, fai clic su Apri.
- Nella pagina Risorse, fai clic sulla risorsa che vuoi configurare. In alternativa, per configurare più risorse contemporaneamente, seleziona le righe corrispondenti e fai clic su Modifica.
- Fai clic su Autorizzazioni di prenotazione per utenti non Google.
- (Facoltativo) Per rimuovere le autorizzazioni, seleziona la casella per uno o più utenti o domini, quindi fai clic su Rimuovi.
Fai clic su Aggiungi utenti non Google e inserisci gli indirizzi email o i nomi di dominio degli utenti esterni a cui vuoi consentire di prenotare la risorsa.
Nota:puoi concedere l'autorizzazione a prenotare una risorsa a indirizzi email esterni specifici o a interi domini esterni. I sottodomini vengono riconosciuti solo se corrispondono esattamente.
Fai clic su Aggiungi.
Utilizzando Calendar Interop, gli utenti di Microsoft Exchange possono cercare le risorse di Workspace per nome e visualizzarne la disponibilità. Per informazioni dettagliate, vedi Consentire agli utenti di Exchange di prenotare le risorse di Workspace.
Prenotare una risorsa come utente non Google
Gli utenti non Google possono prenotare una risorsa di Workspace aggiungendola all'elenco degli invitati di un evento nel proprio sistema di calendario. Se l'utente ha l'autorizzazione a prenotare, la risorsa conferma la prenotazione via email. L'utente riceve una notifica via email se non ha l'autorizzazione a prenotare.
Gli amministratori possono trovare l'indirizzo email della risorsa nella sezione Gestione risorse della Console di amministrazione. Se utilizzi Calendar Interop con Exchange, assicurati che sia configurato e di aver aggiunto i contatti di posta (utilizzando nomi descrittivi) per le risorse di Workspace in Exchange. Gli utenti di Exchange possono quindi cercare in base al nome descrittivo della risorsa e visualizzarne la disponibilità prima di prenotare.
Suggerimento:per confermare la prenotazione di una sala, assicurati che l'organizzatore dell'evento abbia ricevuto l'email di conferma. Lo stato della risposta all'invito per una risorsa nel calendario di un invitato potrebbe non mostrare lo stato di prenotazione attuale.