Als een ruimte een vergadering weigert, vervang deze dan door een vergelijkbare ruimte. Ruimtes kunnen vergaderingen weigeren omdat ze al gereserveerd zijn, de faciliteiten een ruimte buiten gebruik hebben gesteld voor onderhoud, of omdat er bij een terugkerende vergaderingsreeks een eenmalig conflict met de beschikbaarheid van een ruimte is ontstaan. Voor ruimtes met een capaciteit tot 70 personen probeert Google Agenda automatisch een geschikte vervangende ruimte te vinden en, indien beschikbaar, te reserveren.
- In hetzelfde gebouw
- Met dezelfde apparatuur
- De nieuwe ruimte moet een redelijke grootte hebben, afhankelijk van het aantal deelnemers. De ruimte moet plaats bieden aan alle deelnemers en mag niet onredelijk groot zijn. Als de nieuwe ruimte onredelijk groot is, wordt deze niet automatisch als vervangende ruimte geboekt.
Gebruik automatische kamervervanging
Automatische kamervervanging is standaard ingeschakeld, maar vervangt kamers alleen wanneer aan beide volgende voorwaarden is voldaan:
- Kamers worden gedefinieerd als gestructureerde middelen en geclassificeerd als vergaderruimtes.
- Gebruikers hebben hun werkplekken ingesteld en kamers zijn gestructureerde resources in hun gebouwen.
Alleen gebruikers met een ingestelde werklocatie en gestructureerde resources in hun gebouw zien de optie voor automatische kamervervanging.
Definieer kamers als gestructureerde resources in de beheerdersconsole.
Kies de juiste categorie voor alle ruimtes. Het verkeerd labelen van ruimtes, bijvoorbeeld een sociale ruimte als vergaderruimte, kan leiden tot een onjuiste toewijzing van de ruimte. Om een ruimtecategorie te wijzigen:
Ga in de Google Admin-console naar Menu.
Directory Gebouwen en voorzieningen Overzicht .Hiervoor is de beheerdersbevoegdheid voor gebouwen en middelen vereist.
- Klik in het gedeelte 'Bronnenbeheer' op 'Openen' .
- Klik onder 'Bronnen' op de kamernaam.
- Klik op Details .
- Kies de juiste categorie:
- Vergaderruimte: Middelen die gebruikt worden voor vergaderingen of conferenties, en die zo klein kunnen zijn als een telefooncel.
- Overige hulpmiddelen: Middelen die niet voor vergaderingen worden gebruikt, bijvoorbeeld een fiets of een bedrijfsauto.
- Klik op Opslaan .
Definieer kamers als gestructureerde resources met behulp van de API of CSV-methode.
Ga naar 'Gebouwen, functies en kalenderbronnen maken' voor instructies over het definiëren van bronnen met behulp van de API of CSV-methode. Stel de broncategorie in op CONFERENCE_ROOM.
Verwachte meldingen
Voor evenementen die binnen 3 maanden gepland staan:
- De agenda stuurt e-mailmeldingen naar de organisator en de gasten om hen te informeren over de nieuw geboekte kamer.
- Als er meer dan 20 gasten zijn, stuurt Agenda alleen een melding naar de organisator en de maker van de uitnodiging.
Ook als een kamerreservering wordt afgewezen:
- Een reeks terugkerende gebeurtenissen — Er wordt slechts één e-mail verzonden.
- Een van een reeks terugkerende gebeurtenissen (een uitzondering) — Agenda verstuurt maximaal 8 e-mails, één voor elke uitzondering. Als er meer dan 8 zijn, wordt de hele reeks geweigerd.
Schakel automatische kamervervanging uit.
Volg deze stappen om de functie uit te schakelen:
Ga in de Google Admin-console naar Menu.
Directory Gebouwen en voorzieningen Overzicht .Hiervoor is de beheerdersbevoegdheid voor gebouwen en middelen vereist.
- Ga naar de algemene kamerinstellingen .
- Schakel 'Automatische kamervervanging toestaan ' uit.