Maak en deel een groepsagenda

Als beheerder op je werk of school kun je agenda's aanmaken om te delen met mensen binnen je organisatie. Dit worden groepsagenda's genoemd. Je zou bijvoorbeeld een gedeelde groepsagenda kunnen hebben voor bedrijfsvakanties en een andere voor vergaderingen met de hele organisatie.

Opmerkingen:

  • De beheerder of gebruiker die een groepsagenda aanmaakt, is de eigenaar van die agenda. Organisatiebeleid, zoals het beleid voor gegevensregio's , dat van toepassing is op die eigenaar, is ook van toepassing op de agenda. Het eigendom van de gegevens blijft bij de organisatie van de agenda-eigenaar.
  • Als een groep wordt uitgenodigd voor een evenement, wordt een kopie van het evenement opgeslagen en verwerkt volgens het gegevensbeschermingsbeleid van de overkoepelende organisatie.

Maak een groepsagenda aan

Voordat je begint :

  • Om de agenda alleen met een specifieke groep mensen binnen uw organisatie te delen, moet u hen eerst in een eigen groep plaatsen. Volg hiervoor de stappen in Een groep maken .
  • De gebruiker die een agenda aanmaakt, is de eigenaar ervan. Organisatiebeleid dat van toepassing is op de gebruiker, is ook van toepassing op de agenda. Let op : vanaf begin 2026 wordt een groepsagenda verwijderd wanneer de eigenaar ervan wordt verwijderd. Om te voorkomen dat deze gegevens verloren gaan, raden we aan agenda's over te dragen voordat u gebruikers verwijdert. Zie Annuleren of overdragen van evenementen of secundaire agenda's voordat u een gebruiker verwijdert voor meer informatie.
  1. Open Google Agenda .
  2. Klik links, naast 'Andere agenda's' , op 'Toevoegen'. en dan Een nieuwe agenda aanmaken .
  3. Voeg de naam van de kalender toe (bijvoorbeeld: Kalender marketingteam), een beschrijving en een tijdzone.
  4. Klik op Kalender maken .

Deel je agenda

Je kunt een agenda delen met je hele organisatie of met een specifieke persoon of groep.

  1. Open Google Agenda .
  2. Klik aan de linkerkant op de naam van uw nieuwe agenda.
  3. Wijs naar de gedeelde agenda en klik op Meer. en dan Instellingen en delen .
  4. Kies een optie:
    • Iedereen in uw organisatie — Vink onder Toegangsrechten het vakje 'Beschikbaar maken voor uw organisatie' aan. Om de agenda te delen, kunt u gebruikers vragen zich op de agenda te abonneren, of de agenda delen met een persoon of groep.
    • Een specifieke persoon of groep — Klik onder 'Delen met specifieke personen' op 'Personen toevoegen' . en dan Voeg het e-mailadres toe van de persoon of groep met wie u de agenda wilt delen.
  5. Klik in het venster met machtigingen op de pijl naar beneden. en dan Kies een optie. Zie Toestemmingsinstellingen voor meer informatie.
  6. Klik op Verzenden .

Leden ontvangen e-mailmeldingen met links naar de gedeelde agenda.

  • Individuele gebruikers en bestaande groepsleden — Gebruikers ontvangen e-mailmeldingen wanneer agenda's worden gedeeld.
  • Nieuwe groepsleden ontvangen een e-mailmelding over de agenda's waartoe ze toegang hebben, meestal binnen een uur nadat ze lid zijn geworden van de groep. Nieuwe groepsleden ontvangen deze melding niet als er meer dan 100 agenda's in de groep zijn gedeeld.

Deze e-mailmeldingen bevatten een link 'Toevoegen aan agenda'. Als een gebruiker op deze link klikt en vervolgens op 'Toevoegen aan agenda' , verschijnt de agenda in de lijst 'Andere agenda's' voor die gebruiker.

Help mensen gedeelde agenda's te vinden

Om mensen te helpen gedeelde agenda's te vinden, kunt u hen de agenda-ID sturen.

  1. Open Google Agenda .
  2. Zoek de gedeelde agenda onder Mijn agenda's.
  3. Wijs naar de gedeelde agenda en klik op Meer. en dan Instellingen en delen .
  4. Scroll naar beneden naar het gedeelte 'Kalender integreren' en kopieer de kalender-ID. Deze is lang.
  5. Plak deze ID in een document of op een website die je aan nieuwe gebruikers geeft.
  6. Geef hen de volgende instructies:
    1. Klik naast 'Andere agenda's' op en dan Abonneer je op de kalender .
    2. Plak de kalender-ID in het vak 'Een kalender toevoegen' en druk op Enter .

De kalender verschijnt vervolgens in de lijst 'Andere kalenders' van de gebruiker.

Om uw gebruikers te helpen bij het maken en delen van agenda's, kunt u ze doorverwijzen naar: