دمج "تقويم Google" مع حل أرشفة خارجي

الإصدار المتوافق مع هذه الميزة: Enterprise Plus مع إضافتَي "الإعدادات الآمنة" و"الإعدادات الآمنة Plus" تتطلّب هذه الميزة الحصول على امتيازات القراءة والكتابة في ميزة "الأرشفة الخارجية".

بصفتك مشرفًا، يمكنك إعداد حل خارجي لأرشفة أحداث "تقويم Google" وتفاصيلها في شكل أرشيفات لدفتر يوميات البريد الإلكتروني. قد يكون هذا الحل مفيدًا من أجل:

  • الامتثال لمتطلبات التخزين الإلكتروني الخاصة بهيئة تنظيم الصناعة المالية (FINRA) واللوائح التنظيمية الأخرى للخدمات المالية، بما في ذلك قاعدة SEC 17a-4 لمزيد من المعلومات، يُرجى الانتقال إلى دليل إعداد FINRA في Google Workspace.
  • الاستمرار في استخدام أحد حلول الأرشفة من جهات خارجية لتلبية متطلبات حفظ السجلات والإشراف والمراقبة والرقابة

قبل البدء

  • يجب أن يتيح حل الأرشفة الخارجي نقل الرسائل باستخدام بروتوكول نقل البريد البسيط (SMTP) عبر اتصال بروتوكول أمان طبقة النقل (TLS). بروتوكول أمان طبقة النقل هو بروتوكول أمان يشفِّر الرسائل الإلكترونية لحماية خصوصيتها. وفي حال محاولة إرسال رسائل مُسجَّلة إلى حل أرشفة تابع لجهة خارجية لا يتوافق مع بروتوكول أمان طبقة النقل، لن يتم تلقي الرسائل. لمزيد من المعلومات، انتقِل إلى إرسال رسالة إلكترونية عبر اتصال آمن عبر بروتوكول أمان طبقة النقل (TLS).
  • موافقة جهات متعددة: في حال تفعيل ميزة "موافقة جهات متعددة" في مؤسستك، يتطلّب أي تغيير في إعداد الأرشفة التابعة لجهة خارجية، مثل إيقاف الميزة أو تغيير عنوان الأرشفة، الحصول على موافقة من مشرف متميّز آخر. لمزيد من المعلومات، يُرجى الانتقال إلى مقالة موافقة جهات متعددة على الإجراءات الحسّاسة.

إعداد أرشفة التقويم في خدمة خارجية

قبل البدء: إذا كنت بحاجة إلى إعداد قسم أو فريق لهذا الإعداد، يمكنك الانتقال إلى إضافة وحدة تنظيمية.

  1. في "وحدة تحكّم المشرف" من Google، انقر على "القائمة" ثم  التطبيقات ثم Google Workspace ثم تقويم Google.

    يتطلب امتلاك امتياز مشرف تقويم Google.

  2. انقر على إعدادات الأرشفة للجهات الخارجية.
  3. (اختياري) لتطبيق الإعداد على قسم أو فريق، اختَر وحدة تنظيمية من جانب الصفحة.
  4. ضَع علامة في المربّع تم تفعيل الأرشفة.
  5. في عنوان الوجهة، أدخِل عنوان البريد الإلكتروني الذي تريد إرسال رسائل دفتر اليومية إليه.
  6. انقر على حفظ.

ما الذي تتم أرشفته؟

عند تفعيل هذه الميزة، سيؤرشف "تقويم Google" الإجراءات التالية للمستخدمين في الوحدة التنظيمية أو المجموعة التي تم فيها إعداد الأرشفة الخارجية. يتم إرسال البيانات كمرفق عادي في رسالة إلكترونية بتنسيق ICS.

  • إنشاء حدث
  • تعديل حدث
  • حذف حدث
  • عند بدء حدث

يتم أرشفة جميع أنواع الأحداث، بما في ذلك الأحداث خارج المكتب ومكان العمل ووقت التركيز والأحداث الخاصّة.

تتضمّن البيانات المؤرشفة جميع تفاصيل الحدث، مثل العنوان والوصف والضيوف والتاريخ والوقت وأي معلومات أخرى مرتبطة بالحدث.