الإصدار المتوافق مع هذه الميزة: Enterprise Plus مع الإضافتين إعدادات آمنة وإعدادات آمنة+. تتطلب هذه الميزة امتلاك امتيازات القراءة/الكتابة في "الأرشفة من جهات خارجية".
بصفتك مشرفًا، يمكنك إعداد حل خارجي لأرشفة أحداث "تقويم Google" وتفاصيلها في شكل أرشيفات لدفتر يوميات البريد الإلكتروني. قد يكون هذا الحل مفيدًا من أجل:
- الامتثال لمتطلبات التخزين الإلكتروني الخاصة بـ FINRA ولوائح الخدمات المالية الأخرى، بما في ذلك قاعدة SEC 17a-4. لمزيد من المعلومات، يُرجى الانتقال إلى دليل إعدادات FINRA في Google Workspace.
- الاستمرار في استخدام حل أرشفة خارجي لتلبية متطلبات حفظ السجلات والإشراف والمراقبة والرقابة المهمة.
قبل البدء
- يجب أن يسمح حل الأرشفة الخارجي بنقل الرسائل باستخدام بروتوكول SMTP عبر اتصال بروتوكول أمان طبقة النقل (TLS). بروتوكول أمان طبقة النقل هو بروتوكول أمان يشفِّر الرسائل الإلكترونية لحماية خصوصيتها. وفي حال محاولة إرسال رسائل مُسجَّلة إلى حل أرشفة تابع لجهة خارجية لا يتوافق مع بروتوكول أمان طبقة النقل، لن يتم تلقي الرسائل. لمزيد من المعلومات، يُرجى الانتقال إلى إرسال رسائل إلكترونية عبر اتصال آمن باستخدام بروتوكول أمان طبقة النقل.
- موافقة جهات متعددة: في حال تفعيل ميزة "موافقة جهات متعددة" في مؤسستك، يتطلّب أي تغيير في إعدادات الأرشفة الخارجية، مثل إيقاف الميزة أو تغيير عنوان الأرشفة، الحصول على موافقة من مشرف متميّز آخر. لمعرفة التفاصيل، يُرجى الانتقال إلى موافقة جهات متعددة على الإجراءات الحسّاسة.
إعداد الأرشفة الخارجية في "تقويم Google"
قبل البدء: إذا كنت بحاجة إلى إعداد قسم أو فريق لهذا الإعداد، يمكنك الانتقال إلى إضافة وحدة تنظيمية.
-
في "وحدة تحكّم المشرف في Google"، انتقِل إلى "القائمة"
التطبيقات
Google Workspace
تقويم Google.يتطلب امتلاك امتياز مشرف تقويم Google.
- انقر على إعدادات الأرشفة للجهات الخارجية.
- (اختياري) لتطبيق الإعداد على قسم أو فريق، اختَر وحدة تنظيمية من جانب الصفحة.
- ضَع علامة في المربّع تفعيل الأرشفة.
- في عنوان الوجهة، أدخِل عنوان البريد الإلكتروني الذي تريد إرسال رسائل دفتر اليومية إليه.
- انقر على حفظ.
ما الذي تتم أرشفته؟
عند تفعيل هذه الميزة، سيؤدي "تقويم Google" إلى أرشفة الإجراءات التالية للمستخدمين في الوحدة التنظيمية أو المجموعة التي تم فيها إعداد الأرشفة الخارجية. ويتم إرسال البيانات كمرفق إلكتروني بتنسيق ICS عادي.
- إنشاء·حدث
- تعديل حدث
- حذف حدث
- عند بدء حدث
تتم أرشفة جميع أنواع الأحداث، بما في ذلك الأحداث خارج المكتب وموقع العمل ووقت التركيز والأحداث الخاصة.
تتضمّن البيانات المؤرشفة جميع تفاصيل الحدث، مثل العنوان والوصف والضيوف والتاريخ والوقت وأي معلومات أخرى مرتبطة بالحدث.