بصفتك مشرفًا، يمكنك إعداد أحد حلول الجهات الخارجية لأرشفة رسائل Google Chat في شكل أرشيفات ليومية البريد الإلكتروني. قد يكون هذا الحل مفيدًا من أجل:
- الامتثال لمتطلبات التخزين الإلكتروني، مثل قاعدة SEC 17a-4
- الاستمرار في استخدام أحد حلول الأرشفة من جهات خارجية
طريقة عمل الدمج
لدمج تطبيق Chat مع حل أرشفة تابع لجهة خارجية، اختَر عنوان بريد إلكتروني تتم إعادة توجيه رسائل دفتر اليومية إليه.
- تبدأ عملية الأرشفة عندما تكون ميزة الأرشفة مفعلة لدى شخص واحد على الأقل في رسالة مباشرة على الخاص أو المحادثة الجماعية أو المساحة.
ملاحظة: لا يمكن أرشفة سوى الرسائل الواردة من المساحات التي تملكها مؤسستك. ولا يمكن أرشفة الرسائل الواردة من المساحات التي يملكها مستخدمون خارجيون. - وتنتهي عملية الأرشفة بعد خلال 3 أيام كحد أقصى بعد مغادرة المستخدم الأخير الذي فعّل الأرشفة للمحادثة الجماعية أو المساحة. ولا تتم أرشفة الرسائل في المحادثات المُرسَلة بعد هذه المدّة.
ملاحظة مهمة: يجب أن يتطلب حل الأرشفة الخارجي نقل الرسائل عبر اتصال بروتوكول أمان طبقة النقل. بروتوكول أمان طبقة النقل هو بروتوكول أمان يشفِّر الرسائل الإلكترونية لحماية خصوصيتها. وفي حال محاولة إرسال رسائل مُسجَّلة إلى حل أرشفة تابع لجهة خارجية لا يتوافق مع بروتوكول أمان طبقة النقل، لن يتم تلقي الرسائل.
قبل البدء
لا تتم أرشفة الرسائل غير القابلة للحفظ، لذا ننصحك بما يلي:
- فعِّل "سجلّ المحادثات". للتعرُّف على مزيد من المعلومات، انتقِل إلى تفعيل سجلّ المحادثات أو إيقافه.
- عدم السماح للمستخدمين بتغيير إعدادات السجلّ
- يمكنك منع المستخدمين من إنشاء أو الانضمام إلى المساحات من خارج مؤسستك عن طريق إيقاف المساحات الخارجية. لمزيد من المعلومات، يُرجى الانتقال إلى مقالة التحكّم في خيارات المحادثة الخارجية في Chat وفي "المساحات".
إعداد أحد حلول الأرشفة من جهات خارجية
قبل البدء: إذا كنت بحاجة إلى إعداد قسم أو فريق لهذا الإعداد، يمكنك الانتقال إلى إضافة وحدة تنظيمية.
-
في "وحدة تحكّم المشرف في Google"، انتقِل إلى "القائمة"
التطبيقات Google Workspace Google Chat.يجب أن يكون لديك امتيازات المشرف في إعدادات الخدمة.
- انقر على إعدادات الأرشفة للجهات الخارجية.
- (اختياري) لتطبيق الإعداد على قسم أو فريق، اختَر وحدة تنظيمية من جانب الصفحة.
- ضَع علامة في المربّع تم تفعيل الأرشفة.
- في عنوان الوجهة، أدخِل عنوان البريد الإلكتروني الذي تريد إرسال رسائل دفتر اليومية إليه.
- في معدل تكرار الأرشفة، أدخِل معدل تكرار إنشاء الرسائل (كل 1-24 ساعة).
- (اختياري) في العناوين المخصّصة، أدخِل قائمة قيم مفصولة بفاصلة لأي عناوين رسائل إلكترونية يجب استخدامها لتحديد رسائل Chat بشكل فريد.
-
انقر على حفظ. أو انقر على تجاوز بالنسبة إلى وحدة تنظيمية.
لاستعادة القيمة المكتسَبة لاحقًا، انقر على اكتساب.