Maak ongebruikte vergaderruimtes van Calendar vrij.

Ondersteunde edities voor deze functie: Enterprise Standard en Enterprise Plus; Education Fundamentals, Education Standard en Education Plus; G Suite Business. Vergelijk uw editie

Je kunt automatisch gereserveerde vergaderruimtes vrijgeven in Google Agenda wanneer alle deelnemers behalve één de vergadering afzeggen. Je kunt het vrijgeven ook aanpassen en bepaalde ruimtes en gebruikers uitsluiten. Wanneer een ruimte wordt vrijgegeven, ontvangt de organisator van de vergadering een e-mailmelding.

Tip: Gebruik het Room Insights Dashboard om de vrijgave van vergaderruimtes binnen uw organisatie te analyseren. Met dit dashboard ziet u het totale aantal vrijgegeven uren, opnieuw geboekte uren en niet-vrijgegeven uren. Meer informatie

Schakel kamerontgrendelingen in of uit.

  1. Ga in de Google Admin-console naar Menu. en dan Directory en dan Gebouwen en voorzieningen en dan Kamerinstellingen .

    Hiervoor is beheerdersrechten voor de agenda vereist.

  2. Voor kamers die vrijgegeven worden voor geannuleerde evenementen , klikt u op Aan of Uit .
  3. Klik op Opslaan .

Kamers of gebruikersgroepen uitsluiten van het vrijgeven van kamers.

Een kamer uitsluiten

  1. Ga in de Google Admin-console naar Menu. en dan Directory en dan Gebouwen en voorzieningen en dan Beheer de resources .

    Hiervoor is beheerdersrechten voor de agenda vereist.

  2. Klik op de naam van de ruimte.
  3. Klik in het gedeelte 'Kamerinstellingen' op de pijl naar beneden. .
  4. Voor 'Vrijgesteld van kamervrijgave' selecteert u 'Aan' .
  5. Klik op Opslaan .

Een gebruikersgroep uitsluiten

  1. Ga in de Google Admin-console naar Menu. en dan Directory en dan Gebouwen en voorzieningen en dan Kamerinstellingen .

    Hiervoor is beheerdersrechten voor de agenda vereist.

  2. Klik in het gedeelte 'Algemene kamerinstellingen' op de pijl naar beneden. .
  3. Voor het uitsluiten van gebruikersgroepen van het vrijgeven van ruimtes , klikt u op Groepen bewerken .
  4. Voer de gebruikersgroep in en klik op Opslaan .

Repareer ongewenste kamerreleases

Je kunt ongewenste vrijgave van vergaderruimtes verminderen door uitzonderingen in te stellen voor ruimtes en organisatoren. Google Agenda bevat logica die hierbij helpt, maar de keuze van de ruimtes en gebruikersgroepen is cruciaal.

Situaties waarin de kalender geen kamers vrijgeeft

De kalender geeft geen kamers vrij wanneer:
  • Gasten zeggen minder dan 10 minuten voor aanvang van een vergadering af.
  • De vergadering staat gepland voor de komende 30 minuten.
  • Een kamer wordt direct via de kalender van de kamer geboekt.
  • De vergadering duurt langer dan 4 uur.
  • De zaal biedt plaats aan meer dan 20 personen.
  • De ruimte was eerder vrijgegeven en vervolgens opnieuw toegevoegd voor dezelfde vergadering.
  • Er zijn geen gasten behalve de organisator, of er zijn externe gasten.
  • De vergadering staat gepland op een secundaire agenda.
  • De ruimte is groot, of is gereserveerd voor een grote vergadering of evenement.

Let op: dit is geen volledige lijst met factoren die bepalen of een ruimte wordt vrijgegeven, en de logica hierachter kan worden gewijzigd.

Kies kamers om vrij te laten

Google raadt aan om voor de meeste kamers de automatische vrijgavefunctie in te schakelen, met uitzondering van de volgende kamers:
  • Vaak gebruikt door belangrijke medewerkers, zoals de privékamer van een CEO.
  • Gebruikt voor bedrijfskritische functies (werving, klantbijeenkomsten of speciale evenementen).
  • Beperkt toegankelijk voor de meeste werknemers.
  • Gebruikt door externe gasten die niet voor het evenement zijn uitgenodigd.

Kies kamerorganizers

Sluit gebruikers uit van automatische vrijgave van vergaderruimtes die:
  • Plan vergaderingen in voor VIP-medewerkers.
  • Ik plan regelmatig vergaderingen voor anderen, maar kom er zelf niet opdagen.
  • Het betreft topfunctionarissen.
  • Plan belangrijke zakelijke en externe vergaderingen in.