Вы можете настроить автоматическую отмену бронирования переговорных комнат, если все пользователи, кроме одного, отклонят встречу в Google Календаре. Кроме того, можно задать другие условия отмены бронирования и отключить ее для определенных комнат и пользователей. При отмене бронирования переговорной комнаты организатор встречи получает уведомление по электронной почте.
Совет. Используйте панель мониторинга переговорных комнат, чтобы анализировать освобождение переговорных комнат в вашей организации. На ней отображается общее количество отмененных, повторно забронированных и неотмененных часов. Подробнее…
Как включить или отключить отмену бронирования переговорных комнат
-
В консоли администратора Google нажмите на значок меню
Каталог
Здания и ресурсы
Настройки переговорных комнат.Необходимо право администратора Календарь.
- Для параметра Отмена бронирования переговорной комнаты, если мероприятие отклонено выберите значение Вкл. или Выкл.
- Нажмите Сохранить.
Как отключить отмену бронирования для переговорных комнат или групп пользователей
Как отключить отмену бронирования для переговорной комнаты
-
В консоли администратора Google нажмите на значок меню
Каталог
Здания и ресурсы
Управление ресурсами.Необходимо право администратора Календарь.
- Нажмите на название ресурса комнаты.
- В разделе Настройки переговорных комнат нажмите на стрелку вниз
. - Для параметра Запрет освобождения комнаты выберите значение Вкл.
- Нажмите Сохранить.
Как отключить отмену бронирования для группы пользователей
-
В консоли администратора Google нажмите на значок меню
Каталог
Здания и ресурсы
Настройки переговорных комнат.Необходимо право администратора Календарь.
- В разделе Глобальные настройки для переговорных комнат нажмите на стрелку вниз .
- В разделе Настройка исключений для групп пользователей выберите Изменить группы.
- Введите название группы и нажмите Сохранить.
Как уменьшить количество отмен бронирования
Чтобы бронирование переговорных комнат отменялось как можно реже, примените исключения к определенным комнатам и организаторам мероприятий. В Google Календаре для этого используются определенные алгоритмы, однако более важную роль играет ваш собственный выбор комнат и групп пользователей.
В каких случаях Календарь не отменяет бронирование
- гости отклоняют встречу менее чем за 10 минут до ее начала;
- встреча назначена в течение следующих 30 минут;
- переговорная комната забронирована напрямую в ее календаре;
- встреча длится более четырех часов;
- в переговорной комнате более 20 участников;
- бронирование переговорной комнаты ранее было отменено, а затем она была повторно добавлена для той же встречи;
- на встрече нет гостей, кроме организатора, или присутствуют внешние гости;
- встреча забронирована в дополнительном календаре;
- переговорная комната большая или забронирована для встречи или мероприятия с большим количеством участников.
Примечание. Выше перечислены не все случаи отмены бронирования, а алгоритмы Календаря для решения этой задачи могут измениться.
Как выбрать комнаты для освобождения
- комнаты, которые часто используются руководством, например переговорная комната генерального директора;
- комнаты, которые предназначены для важных задач, например для собеседований с соискателями работы, встреч с клиентами или проведения особых мероприятий;
- комнаты, недоступные большинству сотрудников;
- комнаты, которые используются гостями, не приглашенными на мероприятие.
Как выбрать организаторов комнат
- создают встречи для VIP-сотрудников;
- часто организуют встречи для других людей, но сами в них не участвуют;
- являются руководителями высшего звена;
- создают критически важные встречи и встречи с участием третьих сторон.