Zarezerwowane sale konferencyjne możesz automatycznie zwalniać, gdy wszyscy użytkownicy oprócz jednego odrzucą zaproszenie na spotkanie w Kalendarzu Google. Możesz też dostosowywać automatyczne zwalnianie i wykluczyć z tej funkcji tylko niektóre sale lub użytkowników. Gdy sala zostanie zwolniona, organizator spotkania otrzyma e-maila z powiadomieniem.
Wskazówka: w panelu ze statystykami dotyczącymi sal znajdziesz informacje pomocne podczas analizowania zwalniania sal w organizacji. Ten panel zawiera dane obejmujące łączną liczbę zwolnionych godzin rezerwacji, ponownie zarezerwowanych godzin oraz niewykorzystanych godzin, które nie zostały zwolnione. Więcej informacji
Włączanie i wyłączanie zwalniania sal
-
W konsoli administracyjnej Google otwórz Menu
Katalog Budynki i zasoby Ustawienia dotyczące sal.Wymaga uprawnień administratora Kalendarza.
- W przypadku opcji Zwalnianie sal w przypadku wydarzeń z odrzuconymi zaproszeniami kliknij Włącz lub Wyłącz.
- Kliknij Zapisz.
Wykluczanie sal i grup użytkowników z możliwości zwolnienia sali
Wykluczanie pomieszczenia
-
W konsoli administracyjnej Google otwórz Menu
Katalog Budynki i zasoby Zarządzanie zasobami.Wymaga uprawnień administratora Kalendarza.
- Kliknij nazwę zasobu sali.
- W sekcji Ustawienia sal kliknij strzałkę w dół
. - W przypadku opcji Wykluczenie możliwości zwolnienia sali wybierz Włączone.
- Kliknij Zapisz.
Wykluczanie grupy użytkowników
-
W konsoli administracyjnej Google otwórz Menu
Katalog Budynki i zasoby Ustawienia dotyczące sal.Wymaga uprawnień administratora Kalendarza.
- W sekcji Ustawienia wszystkich sal kliknij strzałkę w dół .
- W sekcji Wykluczanie grup użytkowników ze zwolnienia sali kliknij Edytuj grupy.
- Wpisz grupę użytkowników i kliknij Zapisz.
Zapobieganie niechcianemu zwalnianiu sal
Możesz zmniejszyć liczbę niepotrzebnie zwalnianych sal przy użyciu wyjątków dotyczących sal i organizatorów spotkań. Kalendarz Google jest wyposażony w mechanizm ułatwiający ustawienie odpowiednich opcji, ale prawidłowy wybór sal i grup użytkowników jest w tej konfiguracji najważniejszy.
Sytuacje, w których Kalendarz nie zwalnia sal
- zaproszone osoby zrezygnują z uczestnictwa na mniej niż 10 minut przed rozpoczęciem spotkania;
- spotkanie ma się odbyć w ciągu następnych 30 minut;
- sala jest zarezerwowana bezpośrednio w kalendarzu sali;
- spotkanie trwa dłużej niż 4 godziny;
- sala może pomieścić ponad 20 osób;
- sala została zwolniona, a potem ponownie dodana do tego samego spotkania;
- nie zaproszono nikogo poza organizatorem lub zaproszono osoby spoza organizacji;
- spotkanie zostało zarezerwowane w kalendarzu pomocniczym;
- sala jest duża lub zarezerwowana na duże spotkanie lub wydarzenie.
Uwaga: to nie jest pełna lista czynników zwalniających salę i logika zwalniania sal może ulec zmianie.
Wybieranie sal do zwolnienia
- sal często używanych przez ważnych pracowników (na przykład prywatny pokój spotkań dyrektora);
- sal używanych do wykonania kluczowych dla działania firmy zadań (na przykład pokoje używane do rozmów kwalifikacyjnych, spotkań z klientami lub wydarzeń specjalnych);
- sal, do których większość pracowników ma ograniczony dostęp;
- sal używanych przez osoby spoza organizacji, które nie zostały zaproszone na wydarzenie.
Wybieranie organizatorów spotkań
- organizują spotkania dla ważnych pracowników;
- często organizują spotkania, w których nie biorą udziału;
- należą do kadry zarządzającej wysokiego szczebla;
- organizują spotkania, które są ważne dla działania firmy lub w których biorą udział osoby spoza niej.