Freigabeoptionen für Google Kalender festlegen

Dieser Artikel richtet sich an Administratoren. Falls Sie Ihren eigenen Kalender freigeben möchten, lesen Sie den Hilfeartikel Kalender für andere Personen freigeben.

Als Administrator können Sie festlegen, wie viele Informationen aus Google Kalender Nutzer in Ihrer Organisation für externe Personen freigeben dürfen. Sie haben außerdem die Möglichkeit, eine standardmäßige Freigabestufe für Nutzer innerhalb Ihrer Organisation festzulegen.

Sobald Sie die externe Freigabe für Ihre Organisation einschränken, können Nutzer bei der Freigabe einzelner Termine diese Beschränkungen nicht mehr überschreiten. Wenn Sie beispielsweise als externe Freigabeoption für Ihre Organisation nur allgemeine Verfügbarkeitsinformationen erlauben und ein Kalender für Dritte freigegeben wird, werden darin Termine als „Beschäftigt“ markiert.

Externe Mobilgerätenutzer, die erst kürzlich ihre Termine synchronisiert haben, sehen möglicherweise weiterhin eingeschränkte Details. Sie können diesen Zugriff aufheben, wenn Sie die Kalenderdaten löschen und das Gerät neu synchronisieren.

Freigabeoptionen für Nutzer festlegen

Sie können die Kalender Ihrer Organisation öffentlich freigeben, aber nicht für eine bestimmte externe Domain. Nutzer können auswählen, wie sie ihre Kalender für andere Nutzer in derselben Organisation freigeben.

Hinweis: Super Admins und Administratoren mit der Berechtigung Kalender verwalten können sämtliche Termindetails in allen Kalendern sehen, unabhängig von der Freigabeoption.

Externe Freigabe zulassen oder einschränken

  1. Öffnen Sie in der Google Admin-Konsole das Dreistrich-Menü  und dann Apps und dann Google Workspace und dann Calendar.

    Hierfür ist die Administratorberechtigung für den Kalender erforderlich.

  2. Klicken Sie auf Freigabeeinstellungen.
  3. Optional: Wenn Sie die Einstellung nur auf bestimmte Nutzer anwenden möchten, wählen Sie an der Seite eine Organisationseinheit (häufig für Abteilungen verwendet) oder eine Konfigurationsgruppe (erweitert) aus.

    Gruppeneinstellungen überschreiben die Einstellungen von Organisationseinheiten. Weitere Informationen

  4. Wählen Sie im Abschnitt Externe Freigabeoptionen für primäre Kalender aus, wie Ihre Nutzer ihre Kalender für Personen außerhalb der Organisation freigeben dürfen.
    Wenn Sie die externe Freigabe einschränken, verlieren externe Nutzer möglicherweise den Zugriff auf Kalender.
    • Nur anzeigen, ob verfügbar/beschäftigt (Termindetails ausblenden): Sie sehen gebuchte und verfügbare Termine, aber nicht deren Namen oder entsprechende Details.
    • Alle Informationen freigeben, aber keine Kalenderänderungen durch externe Nutzer zulassen: Sie sehen Details für alle Termine, außer die als „privat“ gekennzeichneten.
      • Suchen Sie die Zeitzoneneinstellung für Ihren Kalender.
      • Abonnieren Sie E‑Mail-Benachrichtigungen, wenn Termine erstellt, geändert, storniert oder beantwortet werden bzw. bald anstehen.
    • Alle Informationen freigeben und Änderungen am Kalender durch Externe zulassen: Sie sehen Details für alle Termine, auch für private.
      • Termine hinzufügen und bearbeiten
      • Termine im Papierkorb des Kalenders wiederherstellen oder unwiderruflich löschen
      • Suchen Sie die Zeitzoneneinstellung für den Kalender.
      • Abonnieren Sie E‑Mail-Benachrichtigungen, wenn Termine erstellt, geändert, storniert oder beantwortet werden bzw. bald anstehen.
    • Alle Informationen freigeben und Kalenderverwaltung zulassen: Sie sehen Details für alle Termine, auch für private.
      • Termine hinzufügen und bearbeiten
      • Termine im Papierkorb des Kalenders wiederherstellen oder unwiderruflich löschen
      • Suchen Sie die Zeitzoneneinstellung für Ihren Kalender.
      • Freigabeeinstellungen ändern
      • Abonnieren Sie E‑Mail-Benachrichtigungen, wenn Termine erstellt, geändert, storniert oder beantwortet werden bzw. bald anstehen.
      • Löschen Sie den Kalender dauerhaft.
    Hinweis: Wenn ein Super Admin die Genehmigung durch mehrere Parteien für die allgemeinen Kalendereinstellungen aktiviert, wird bei jeder Änderung an dieser individuellen Einstellung ein solcher Prozess ausgelöst, bevor die Änderung wirksam werden kann. Weitere Informationen finden Sie unter Genehmigung durch mehrere Parteien für sensible Aktionen.
  5. Optional: Um externe Freigabeoptionen für sekundäre Kalender festzulegen, die von Nutzern erstellt werden, öffnen Sie Google Workspace und dann Google Kalender und dann Allgemein.

    Ihnen stehen dieselben Optionen wie für primäre Kalender zur Verfügung. Sie haben jedoch nicht die Möglichkeit, spezielle Einstellungen für die einzelnen Organisationseinheiten festzulegen.

  6. Klicken Sie auf Speichern. Alternativ können Sie für eine Organisationseinheit auf Überschreiben klicken.

    Wenn Sie den übernommenen Wert später wiederherstellen möchten, klicken Sie auf Übernehmen (oder bei einer Gruppe auf Nicht festgelegt).

Es kann bis zu 24 Stunden dauern, bis Änderungen wirksam werden, aber normalerweise geschieht dies eher. Weitere Informationen

Standard für die interne Freigabe festlegen

Die von Ihnen für Ihre Organisation festgelegten internen Freigabeoptionen werden automatisch angewendet, wenn ein Nutzer keine eigenen Kalendereinstellungen festlegt.

  1. Öffnen Sie in der Google Admin-Konsole das Dreistrich-Menü  und dann Apps und dann Google Workspace und dann Calendar.

    Hierfür ist die Administratorberechtigung für den Kalender erforderlich.

  2. Klicken Sie auf Freigabeeinstellungen.
  3. Wählen Sie im Abschnitt Interne Freigabeoptionen für primäre Kalender aus, wie die Kalender der Nutzer in Ihrer Organisation standardmäßig freigegeben werden.
    Wenn ein Nutzer die eigenen Kalendereinstellungen nicht angepasst hat, gelten Änderungen an den Optionen für die interne Freigabe für neue und vorhandene Kalender.
    • Keine Freigabe: Kalender werden nur dann freigegeben, wenn Nutzer ihren eigenen Kalender freigeben. Nutzer der mobilen App können die Funktion „Zeitpunkt finden“ nicht verwenden.
    • Nur anzeigen, ob verfügbar/beschäftigt (Termindetails ausblenden): Es sind nur Informationen zur Verfügbarkeit zu sehen.
    • Alle Informationen freigeben: Alle Informationen sind öffentlich, sofern Nutzer ihre eigenen Einstellungen nicht ändern. Nutzer können auch einzelne Termine als „privat“ kennzeichnen.
    Hinweis: Wenn ein Super Admin die Genehmigung durch mehrere Parteien für die allgemeinen Kalendereinstellungen aktiviert, wird bei jeder Änderung an dieser individuellen Einstellung ein solcher Prozess ausgelöst, bevor die Änderung wirksam werden kann. Weitere Informationen finden Sie unter Genehmigung durch mehrere Parteien für sensible Aktionen.
  4. Klicken Sie auf Speichern.
Es kann bis zu 24 Stunden dauern, bis Änderungen wirksam werden, aber normalerweise geschieht dies eher. Weitere Informationen

Erweitert: Interne Freigabe für primäre Kalender per API aktualisieren

Sie können die internen Freigabeoptionen mit APIs ändern, um die Standardebene festzulegen. So aktualisieren Sie vorhandene Kalender:

  1. Rufen Sie die Liste all Ihrer Nutzer ab und parsen Sie sie. Die Anleitung dazu finden Sie in der Directory API.
  2. Aktualisieren Sie die Access Control Lists für die Kalender. Die Anleitung dazu finden Sie in der Google Calendar API.
    Hinweis: Wenn ein Super Admin die Genehmigung durch mehrere Parteien für die allgemeinen Kalendereinstellungen aktiviert, wird bei jeder Änderung an internen Freigabeoptionen über eine API ein solcher Prozess ausgelöst, bevor die Änderung wirksam werden kann. Weitere Informationen finden Sie unter Genehmigung durch mehrere Parteien für sensible Aktionen.

Nutzern helfen

Falls Ihre Nutzer weitere Informationen zu ihren Freigabeoptionen oder zum Veröffentlichen des Kalenders benötigen, können Sie sie auf folgende Artikel verweisen: