Impostare le opzioni di condivisione di Google Calendar

Questo articolo è rivolto agli amministratori. Per informazioni su come condividere il tuo calendario, consulta l'articolo Condividere il calendario con altri.

In qualità di amministratore, puoi controllare la quantità di dati di Google Calendar che le persone della tua organizzazione possono condividere con utenti esterni. Inoltre, puoi impostare il livello predefinito di condivisione per gli utenti della tua organizzazione.

Una volta che avrai limitato la condivisione esterna per la tua organizzazione, gli utenti non potranno superare questi limiti quando condividono singoli eventi. Ad esempio, se limiti la condivisione esterna da parte della tua organizzazione ai dati sulla disponibilità e un utente condivide il proprio calendario con altre persone, l'unica informazione che queste ultime vedranno per gli eventi è che l'utente non è disponibile.

Gli utenti mobile esterni che hanno sincronizzato gli eventi in precedenza potrebbero essere ancora in grado di visualizzare i dettagli oggetto di limitazioni. Puoi revocare l'accesso a quelle informazioni cancellando i dati dai loro dispositivi e sincronizzandoli nuovamente.

Stabilisci cosa possono condividere gli utenti

I calendari della tua organizzazione possono essere condivisi pubblicamente, ma non con un dominio esterno specifico. Gli utenti possono decidere come condividere i propri calendari con altre persone che appartengono alla stessa organizzazione.

Nota: i super amministratori e gli amministratori che dispongono dell'autorizzazione Gestisci calendari possono vedere tutti i dettagli degli eventi dei calendari di tutti gli utenti, indipendentemente da come sono stati condivisi.

Consentire o limitare la condivisione esterna

Prima di iniziare:se necessario, scopri come applicare l'impostazione a un reparto o a un gruppo.

  1. Nella Console di amministrazione Google, vai a Menu e poi  App e poi Google Workspace e poi Calendar.

    È necessario disporre del privilegio amministrativo Calendar.

  2. Fai clic su Impostazioni di condivisione.
  3. (Facoltativo) Per applicare l'impostazione solo per alcuni utenti, seleziona a lato un'unità organizzativa (spesso utilizzata per i reparti) o un gruppo di configurazione (avanzata).

    Le impostazioni dei gruppi hanno la precedenza su quelle delle unità organizzative. Scopri di più

  4. Nella sezione Opzioni di condivisione esterna per i calendari principali, scegli come gli utenti possono condividere i propri calendari con persone esterne all'organizzazione.
    Se decidi di rendere il livello di condivisione esterna più restrittivo, gli utenti esterni alla tua organizzazione potrebbero non essere più in grado di accedere a calendari che prima potevano visualizzare.
    • Solo informazioni sulla disponibilità (nascondi dettagli eventi): consente di controllare quando un utente è o non è disponibile, ma non i nomi o i dettagli degli eventi.
    • Condividi tutte le informazioni, ma gli utenti esterni non possono modificare i calendari: consente di trovare i dettagli di tutti gli eventi, tranne quelli contrassegnati come privati.
      • Trova l'impostazione del fuso orario del calendario.
      • Iscriviti per ricevere avvisi via email quando gli eventi vengono creati, modificati, annullati, quando ricevono risposte o quando sono imminenti.
    • Condividi tutte le informazioni e gli utenti esterni possono modificare i calendari: consente di trovare i dettagli di tutti gli eventi, inclusi quelli privati.
      • Aggiungere e modificare eventi.
      • Ripristinare o eliminare definitivamente gli eventi dal cestino del calendario.
      • Trova l'impostazione del fuso orario del calendario.
      • Iscriviti per ricevere avvisi via email quando gli eventi vengono creati, modificati, annullati, quando ricevono risposte o quando sono imminenti.
    • Condividi tutte le informazioni e consenti la gestione dei calendari: consente di trovare i dettagli di tutti gli eventi, inclusi quelli privati.
      • Aggiungere e modificare eventi.
      • Ripristinare o eliminare definitivamente gli eventi dal cestino del calendario.
      • Trova l'impostazione del fuso orario del calendario.
      • Modificare le impostazioni di condivisione.
      • Iscriviti per ricevere avvisi via email quando gli eventi vengono creati, modificati, annullati, quando ricevono risposte o quando sono imminenti.
      • Elimina definitivamente il calendario.
    Nota: se un super amministratore attiva l'approvazione da più parti per Impostazioni generali di Calendar, qualsiasi modifica a questa singola impostazione attiva una procedura di approvazione da più parti prima che la modifica possa essere applicata. Per maggiori dettagli, vedi Approvazione da più parti per le azioni sensibili.
  5. (Facoltativo) Per configurare le opzioni di condivisione esterna dei calendari secondari creati dagli utenti, vai a Google Workspace e poi Calendar e poi Impostazioni generali.

    Le opzioni disponibili sono uguali a quelle visualizzate per i calendari principali, ma non puoi configurarle per singole unità organizzative.

  6. Fai clic su Salva. In alternativa, puoi fare clic su Sostituisci per un'unità organizzativa.

    Per ripristinare in un secondo momento il valore ereditato, fai clic su Eredita (o Annulla impostazioni per un gruppo).

Le modifiche possono richiedere fino a 24 ore, ma in genere sono più rapide. Scopri di più

Configurare l'impostazione predefinita per la condivisione interna

Se gli utenti non hanno personalizzato le impostazioni dei propri calendari, le opzioni di condivisione interna che hai configurato verranno applicate automaticamente.

  1. Nella Console di amministrazione Google, vai a Menu e poi  App e poi Google Workspace e poi Calendar.

    È necessario disporre del privilegio amministrativo Calendar.

  2. Fai clic su Impostazioni di condivisione.
  3. Nella sezione Opzioni di condivisione interna per calendari principali, scegli l'impostazione predefinita per la condivisione dei calendari degli utenti con altre persone che appartengono all'organizzazione.
    Se cambi il livello di condivisione interna, la modifica si applicherà ai calendari nuovi e a quelli esistenti, a meno che gli utenti non abbiano personalizzato le impostazioni per i propri calendari.
    • Nessuna condivisione: i calendari non sono condivisi, a meno che gli utenti non condividano i propri. Gli utenti dell'app mobile non potranno utilizzare la funzionalità Trova un orario.
    • Solo informazioni sulla disponibilità (nascondi dettagli eventi): sono visualizzate soltanto le informazioni sulla disponibilità.
    • Condividi tutte le informazioni: tutte le informazioni sono pubbliche, a meno che gli utenti non cambino le proprie impostazioni. Gli utenti possono anche impostare singoli eventi come privati.
    Nota: se un super amministratore attiva l'approvazione da più parti per Impostazioni generali di Calendar, qualsiasi modifica a questa singola impostazione attiva una procedura di approvazione da più parti prima che la modifica possa essere applicata. Per maggiori dettagli, vedi Approvazione da più parti per le azioni sensibili.
  4. Fai clic su Salva.
Le modifiche possono richiedere fino a 24 ore, ma in genere sono più rapide. Scopri di più

(Utenti avanzati) Utilizza l'API per aggiornare la condivisione interna dei calendari

Puoi modificare le opzioni di condivisione interna utilizzando le API per cambiare il livello predefinito. Per aggiornare i calendari esistenti:

  1. Recupera e analizza l'elenco di tutti gli utenti. Per una descrizione dei passaggi, consulta la pagina sull'API Directory.
  2. Aggiorna gli elenchi di controllo di accesso per i calendari. Per una descrizione dei passaggi, consulta la pagina sull'API Google Calendar.
    Nota: se un super amministratore attiva l'approvazione da più parti per Impostazioni generali di Calendar, qualsiasi modifica alle opzioni di condivisione interna tramite API attiva una procedura di approvazione da più parti prima che la modifica possa essere applicata. Per maggiori dettagli, vedi Approvazione da più parti per le azioni sensibili.

Aiuta gli utenti

Se gli utenti ti chiedono perché non possono condividere il calendario con tutti o vogliono saperne di più sulla pubblicazione del calendario, invitali a consultare i seguenti articoli: