Definir opções de compartilhamento do Google Agenda

Este artigo é destinado aos administradores. Para compartilhar sua agenda com alguém, consulte esta página.

Como administrador, você controla as informações do Google Agenda que as pessoas na sua organização podem compartilhar com usuários externos. Também é possível definir o nível padrão de compartilhamento para os usuários na organização.

Depois que você limitar o compartilhamento externo na sua organização, os usuários não poderão exceder esses limites ao compartilhar eventos individuais. Por exemplo, se você limitar o compartilhamento externo da sua organização a informações de disponibilidade e uma agenda for compartilhada, os eventos só vão aparecer como "ocupado".

Dica: os usuários externos de dispositivos móveis que sincronizaram eventos anteriormente podem continuar vendo detalhes restritos. Revogue esse acesso excluindo os dados do dispositivo permanentemente e fazendo uma nova sincronização.

Decidir o que os usuários podem compartilhar

Você pode compartilhar as agendas da sua organização com o público, mas não com um domínio externo específico. Os usuários podem escolher como querem compartilhar as agendas com pessoas na mesma organização.

Observação: os superadministradores e administradores com a permissão Gerenciar agendas podem ver todos os detalhes de eventos nas agendas dos usuários, mesmo que elas não sejam compartilhadas.

Permitir ou restringir o compartilhamento externo

Antes de começar:se necessário, aprenda a aplicar a configuração a um departamento ou grupo.

  1. No Google Admin Console, acesse Menu e depois  Apps e depois Google Workspace e depois Agenda.

    Exige o privilégio de administrador da Agenda.

  2. Clique em Configurações de compartilhamento.
  3. (Opcional) Para aplicar a configuração apenas a alguns usuários, selecione uma unidade organizacional (geralmente usada para departamentos) ou um grupo de configuração (avançado) na lateral.

    As configurações do grupo substituem as unidades organizacionais. Saiba mais

  4. Na seção Opções de compartilhamento externo para agendas principais, escolha como os usuários poderão compartilhar agendas com pessoas fora da sua organização.
    Se você diminuir o nível do compartilhamento externo, as pessoas fora da sua organização talvez percam o acesso às agendas que podiam visualizar.
    • Somente informações de disponibilidade (ocultar detalhes do evento): veja quando sua agenda está reservada e quando tem tempo livre, mas não os nomes ou outros detalhes dos eventos.
    • Compartilhar todas as informações, mas os usuários externos não podem alterar as agendas: veja detalhes de todos os eventos, exceto dos marcados como particulares.
      • Encontre a configuração de fuso horário da agenda.
      • Inscreva-se para receber alertas por e-mail quando eventos forem criados, alterados, cancelados, respondidos ou quando estiverem se aproximando.
    • Compartilhar todas as informações e permitir que usuários externos alterem agendas: veja detalhes de todos os eventos, inclusive dos particulares.
      • Adicione e edite eventos.
      • Restaure ou exclua permanentemente eventos da lixeira da agenda.
      • Encontre a configuração de fuso horário da agenda.
      • Inscreva-se para receber alertas por e-mail quando eventos forem criados, alterados, cancelados, respondidos ou quando estiverem se aproximando.
    • Compartilhar todas as informações e permitir o gerenciamento de agendas: veja detalhes de todos os eventos, inclusive dos particulares.
      • Adicione e edite eventos.
      • Restaure ou exclua permanentemente eventos da lixeira da agenda.
      • Encontre a configuração de fuso horário da agenda.
      • Mudar as configurações de compartilhamento.
      • Inscreva-se para receber alertas por e-mail quando eventos forem criados, alterados, cancelados, respondidos ou quando estiverem se aproximando.
      • Exclua a agenda permanentemente.
    Observação: se um superadministrador ativar a aprovação de outra parte para as configurações gerais da Agenda, qualquer mudança nessa configuração vai acionar um processo de aprovação de outra parte antes que a mudança entre em vigor. Confira mais detalhes em Aprovação de outra parte para ações sensíveis.
  5. (Opcional) Para definir as opções de compartilhamento externo de agendas secundárias criadas pelos usuários, acesse Google Workspace e depois Agenda e depois Geral.

    Você vai ver as mesmas opções disponíveis nas agendas principais. No entanto, não é possível definir essas opções para unidades organizacionais específicas.

  6. Clique em Salvar. Também é possível clicar em Substituir em uma unidade organizacional.

    Para restaurar depois o valor herdado, clique em Herdar (ou Cancelar configuração para um grupo).

As mudanças podem levar até 24 horas, mas costumam ser mais rápidas. Saiba mais

Definir um padrão para o compartilhamento interno

As opções de compartilhamento interno que você define para sua organização são aplicadas automaticamente quando um usuário não personaliza as configurações da agenda.

  1. No Google Admin Console, acesse Menu e depois  Apps e depois Google Workspace e depois Agenda.

    Exige o privilégio de administrador da Agenda.

  2. Clique em Configurações de compartilhamento.
  3. Na seção Opções de compartilhamento interno para agendas principais, escolha como as agendas dos seus usuários serão compartilhadas por padrão com outras pessoas na organização.
    Quando você altera o nível de compartilhamento interno, a mudança é aplicada às agendas novas e às existentes se o usuário não tiver personalizado as configurações da agenda.
    • Sem compartilhamento: as agendas não são compartilhadas, a menos que os usuários compartilhem as próprias agendas. Os usuários do app para dispositivos móveis não podem utilizar o recurso "Encontrar um horário".
    • Somente informações de disponibilidade (ocultar detalhes do evento): apenas as informações disponível/ocupado são mostradas.
    • Compartilhar todas as informações: todas as informações são públicas, a menos que os usuários mudem as próprias configurações. Os usuários também podem transformar eventos específicos em particulares.
    Observação: se um superadministrador ativar a aprovação de outra parte nas configurações gerais da Agenda, qualquer mudança nessa configuração individual vai acionar um processo de aprovação de outra parte antes que a mudança entre em vigor. Confira mais detalhes em Aprovação de outra parte para ações sensíveis.
  4. Clique em Salvar.
As mudanças podem levar até 24 horas, mas costumam ser mais rápidas. Saiba mais

(Avançado) Usar a API para atualizar o compartilhamento interno das agendas principais

Você pode mudar as opções de compartilhamento interno usando APIs para modificar o nível padrão. Para atualizar agendas:

  1. Recupere e analise a lista de todos os seus usuários. Veja as etapas na API Directory.
  2. Atualize as listas de controle de acesso das agendas. Confira as etapas na API Google Calendar.
    Observação: se um superadministrador ativar a aprovação de outra parte nas configurações gerais da Agenda, qualquer mudança nas opções de compartilhamento interno via API vai acionar um processo de aprovação de outra parte antes que a mudança possa entrar em vigor. Confira mais detalhes em Aprovação de outra parte para ações sensíveis.

Ajudar os usuários

Caso seus usuários não saibam por que não podem compartilhar com qualquer pessoa ou queiram saber mais sobre como tornar uma agenda pública, recomende estes artigos: